Trámites y licencias necesarias para abrir un negocio

Si bien es cierto que gran parte de estas situaciones tiene que ver con la falta de unanimidad en la concesión de las licencias, la imprudencia o la falta de información de muchos emprendedores antes de iniciar la actividad suele agravar el problema. Nadie que se dedique a la obtención de licencias se aventura a garantizar la aprobación de un proyecto a la primera, pero todos coinciden en que existen pequeñas precauciones que pueden ahorrar mucho tiempo y dinero.

Conocer al enemigo. Lo primero que hay que hacer es acudir a la junta de distrito o al ayuntamiento correspondiente y hablar con el técnico que tramite el expediente. “Preguntar qué requisitos se piden para el tipo de negocio que quieres abrir, explicar el proyecto, si vas a hacer obra, que catalogue si ésta es ‘menor’ o ‘mayor’. Eso es lo primero, sin embargo, muchísima gente empieza con las obras antes de iniciar los trámites. O constituye la sociedad sin pedir información y se encuentra con sorpresas como no poder abrir el tipo de negocio que tiene pensado en esa ubicación. Y pongo un ejemplo sencillo y real. Si quiero abrir un restaurante en Chueca y busco el local sin haber consultado previamente, me voy a encontrar con que en este barrio ya no se conceden licencias de apertura para esta actividad”, explica Esther las Heras, responsable del servicio de Asesoría Jurídica de la Asociación de Jóvenes Empresarios de Madrid.

Analizar bien el local. “Otro error habitual es alquilar un local que ya está reformado creyendo equívocamente que así no se tiene que hacer obra y, cuando tramita la licencia de apertura, el ayuntamiento le exige cambios porque el anterior propietario no había realizado ningún trámite. Y, además, en el ayuntamiento no hay constancia de que ese local tuviera un uso anterior”, señala José Luis López Latorre.

¿La solución en estos casos? “ Acudir al registro de licencias del ayuntamiento correspondiente antes de alquilar el local para ver en qué condiciones está y comprobar si ha tenido alguna sanción. Por ejemplo, puede ocurrir en un local de hostelería en el que la inspección haya detectado problemas de cucarachas debido a que la pared está muy carcomida. En ese caso, igual la obra que tienes que realizar encarece el presupuesto previsto. O si es un lugar de copas, una sala de fiestas... ver si ha habido algún incidente, como una agresión a algún cliente, porque es seguro que la inspección estará siempre encima de ti, aunque el local haya cambiado de dueño”, asegura Enrique Carmona, director de Vértice Soluciones Empresariales, firma de asesoría de empresa y bufete de abogados. Y añade: “Acudir al registro municipal te va a permitir conocer cuál es la situación real del local y calcular si te compensa o no el dinero que tienes que invertir”.

El 75% de los emprendedores que buscan ayuda profesional lo hacen cuando ya tienen montado el local. A veces, incluso, ya llevan varios meses funcionando. En teoría, una actividad no se puede desarrollar sin licencia de apertura, pero muchos emprendedores no pueden esperar y se lanzan a la piscina. ¿Qué están poniendo en juego?

Por la vía administrativa. “La mayoría de los problemas que surjen durante la tramitación de la licencia se pueden subsanar con dinero. O sacrificando parte de la superficie destinada a los clientes. El mayor conflicto que puede aparecer es que los cambios necesarios impliquen perder tanto espacio que termines por marcharte a otro local”, comenta José Luis López Latorre.

Responsabilidad penal. “Es cierto que para que te cierren un local los técnicos del ayuntamiento se tienen que ver en una tesitura muy seria: denuncias de terceros y con reiteraciones de incumplimientos, entre otras. Normalmente las consecuencias de no tener la licencia pasan por un procedimiento disciplinario, multas, un juicio... pero hay casos que se pueden complicar mucho. Si provocas un incendio que afecta a terceros, por ejemplo, podrías llegar a la vía penal. Hemos tenido algún caso de este tipo”, asegura el técnico de Innovitas.

Seamos claros. La concesión de una licencia de apertura para cualquier negocio debería tardar entre 15 días y cuatro meses, pero, en la práctica, este proceso se alarga entre seis meses y dos años. ¿El resultado? Muchos emprendedores que se estrenan con su local o que deciden ampliar su empresa terminan trabajando en la ilegalidad. Y no sólo eso. Sin la licencia de apertura aprobada o con una licencia de obras pendiente del visto bueno por continuos requerimientos administrativos que no se habían previsto, se arriesgan a una sanción que les puede costar hasta 1.500 euros y, en el peor de los casos, también la clausura del local durante seis meses. ¿Por qué, entonces, hay tantos emprendedores que se arriesgan a pasar por esta situación?

“Porque el marco legal sobre licencias es muy confuso. Hay un gran abanico de normativas (nacionales, autonómicas y locales) ambiguas y contradictorias entre sí. En algunos casos, provocan problemas de interpretación, incluso cuando el proyecto está en manos de profesionales. Nosotros podemos tomar una decisión en base a una parte de la normativa aplicable y después el técnico del ayuntamiento puede interpretarla de forma diferente. En el 60% de los proyectos surgen incidencias”, asegura José Luis López Latorre, técnico de Innovitas, una consultoría de servicios de ingeniería que está especializada en la gestión de proyectos de este tipo.

Si quieres saber cómo agilizar los trámites de las licencias necesarias para abrir un negocio, aquí te dejamos el índice de este reportaje:

1. Empezar con buen pie. 2. Lo primero que tienes que hacer. 3. ¿A qué te arriesgas? 4. Trámites genéricos. 5. Licencia de apertura. 6. Autorización de apertura. 7. Comunicación de apertura. 8. Comunicación de apertura. 9. Registro de patentes. 10. Acelerar los trámites.

La autorización de apertura es el documento por el que la administración competente confirma que la actividad económica se realiza de acuerdo con unos estándares mínimos de calidad en la fabricación de los productos o en la prestación de los servicios.

La inscripción en un registro es una medida obligatoria para las actividades que puedan tener una importante incidencia en la salud o en la seguridad ciudadana. Este registro es un listado de empresas dependiente del ministerio o de la consejería autonómica competente en la actividad que realicen. El objetivo es tener un mayor control sobre esos negocios, a efectos de inspección.

Obligatorio para:

Son muchas las actividades que requieren estos trámites, por lo que será necesario consultar cada caso particular. En general, todas las actividades clasificadas, y en concreto, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalación,mantenimiento y reparación de sistemas de gas; electricidad, fontanería, etc.

Las empresas de venta a distancia (por correo, por teléfono o por Internet) deben inscribirse en un registro dependiente de la Dirección General de Política Comercial, del Ministerio de Economía. De esta forma, se pretende paliar la potencial indefensión del consumidor.

Procedimiento:

Por lo general, la autorización es competencia de la comunidad autónoma, si bien en determinados casos depende de un ministerio. Cuando la autorización es requisito indispensable para que el negocio obtenga la licencia de apertura municipal, suele ser el propio ayuntamiento el que da traslado del expediente a la dirección general.

El plazo para obtener la autorización dependerá del volumen de trabajo que tenga la consejería, y de los trámites que se tengan que realizar. “Por ejemplo, las actividades clasificadas requieren que se lleve a cabo un trámite previo: publicarlo en el ayuntamiento, para que los vecinos lo sepan y puedan presentar sus alegaciones”, señala Carmen Domingo. “Lógicamente, eso alargará mucho los plazos”.

Obligatorio para:

Todos los empresarios que tengan empleados a su cargo. También es necesario completar este trámite al reanudar la actividad empresarial después de haber realizado ampliaciones o alteraciones del local de trabajo.

Procedimiento

Debe enviarse un comunicado de la apertura del negocio a la Dirección General de Trabajo del ministerio o de la consejería autonómica correspondientes (dependiendo de qué Administración tenga esta competencia) en el plazo de 30 días tras dicha apertura. Los técnicos designados comprobarán que el centro de trabajo cumple todas las normas de seguridad y salud obligatorias en el trabajo y, si todo está en orden, sellarán el libro de visitas que debes tener en tu negocio, en el que deberán firmar cada vez que se realice una inspección.

Son aquellos que todos los negocios, sea cual sea su naturaleza, deben cumplir antes de comenzar su actividad.

Administración de Hacienda: declaración previa al inicio de operaciones, alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y en el IVA, declaración censal de inicio de actividad y obtención del CIF.

Registro Mercantil: inscripción de la sociedad (en caso de no ser autónomo).

Tesorería General Seg. Social (SS): inscripción del empresario en el Régimen de Trabajadores Autónomos (sólo si va a realizar la actividad como tal), inscripción de la empresa en la SS y alta de los empleados.

Procedimiento:

Los distintos tipos de patentes (nacional, europea, internacional, modelo de utilidad, certificado complementario de protección) se registran en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

El primer paso consiste en rellenar la solicitud y abonar una tasa de 86,40 euros. El proceso se prolongará, como mínimo, durante 18 meses. Desde el momento de la solicitud, el titular tiene un plazo de 15 meses para solicitar el Informe de Estado de la Técnica. Para ello, tendrá que presentar toda la documentación necesaria para describir su invento: dibujos, explicaciones, planos, fórmulas, etc. La oficina estudiará el invento y redactará el citado informe exponiendo sus características técnicas. Si concluye que el invento no está ya registrado, otorgará la patente.

En el momento en que se resuelve el proceso, el inventor debe abonar los derechos de concesión (26,63 euros), que cubren las tasas de los dos primeros años. A partir de ahí, cada año deberá pagar un importe que va ascendiendo a medida que pasa el tiempo, hasta los 596,34 euros del vigésimo año. Existe una exención de tasas, que en realidad funciona como un aplazamiento para los cuatro primeros años.

El titular de la patente debe explotar el invento, por sí mismo o por medio de terceros, en un plazo de cuatro años desde la solicitud, o tres años desde la concesión.

Obligatorio para:

Todos los locales deben contar con esta licencia. Sólo quedan exentas las actividades profesionales, artesanales o artísticas realizadas en la propia vivienda, siempre que no haya venta directa al público ni se causen molestias a los vecinos. La licencia de actividad o apertura de negocio es intransferible y pertenece al dueño del negocio, por lo que habrá que pedir una nueva cada vez que haya cambios en el local, en la actividad o en sus titulares de dicho negocio.

Procedimiento:

La licencia es expedida por el ayuntamiento. Desde Legálitas, la abogada Carmen Domingo explica que el primer paso es rellenar un impreso en el que se llevará a cabo.

Para las actividades inocuas, que en principio no deben generar ninguna molestia, los requisitos son más sencillos. Es el caso, por ejemplo, de los comercios de productos no perecederos ni peligrosos (como una papelería o una boutique de moda), o una pequeña oficina abierta al público (como una inmobiliaria o una gestoría).

Actividades calificadas. Las exigencias aumentarán para licencias de actividades clasificadas como molestas (las que puedan emitir ruidos, vibraciones, gases, polvo, etcétera), insalubres (aquellas que puedan provocar desprendimiento o evacuación de productos o sustancias perjudiciales para la salud), nocivas (las susceptibles de ocasionar daños al medio ambiente) o peligrosas (relacionadas con productos explosivos, combustibles, radiactivos...). Para ejercer actividades molestas, es necesaria la autorización expresa de la comunidad de propietarios del inmueble. Las restantes actividades clasificadas se realizarán, por lo general, en suelo industrial.

Plazos. “El plazo para que se resuelva el procedimiento depende del volumen de trabajo que tenga el ayuntamiento en el momento de la petición”, explica la experta de Legálitas. Como puede prolongarse varios meses, para estos trámites funciona el “silencio negativo” de la Administración: es decir, que si calla, otorga. De acuerdo con este principio, si el local cumple los requisitos, se puede abrir el negocio de forma provisional hasta que llegue la licencia definitiva, aunque Carmen Domingo advierte de que esta opción sólo es recomendable si el emprendedor está totalmente seguro de que responde a las exigencias legales.

Obligatorio para:

Todas las empresas que tengan empleados.

Procedimiento:

El plan debe ser elaborado por un técnico de prevención, que evaluará los riesgos y tomará las medidas necesarias para minimizarlos. Puede hacerlo el propio empresario (si tiene el título), o bien puede delegar en un empleado o acudir a un servicio de prevención ajeno”. Para elegir la entidad más adecuada, lo mejor es solicitar varias ofertas y valorar sus condiciones: qué actividades incluyen, cuántas visitas harán al año y cuándo empezarán a realizarse. “Los precios son variables, pero por poner un ejemplo, para una empresa de cinco trabajadores cuesta de media 80 euros al mes, más unos 65 euros por trabajador/ año”, por las funciones de vigilancia de la salud, señala.

Consejos:

“La normativa es amplia y dispersa. Lo mejor para un emprendedor es concertar un servicio de prevención al menos el primer año, para que le ayude a crear el sistema de trabajo”, sugiere Bajo.

“Desde ANEPA, recomendamos no firmar conciertos que hablen sólo de especialidades sin determinar actividades, ni conciertos en los que se fije un número de horas”: deben prestar el servicio independientemente del tiempo que suponga.

En la web del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (www.mtas.es/insht) se encuentra toda la normativa y una útil guía para la Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa.

Traspaso de licencia

“Para agilizar los trámites, busca locales que ya tengan una licencia concedida para la misma actividad que quieres realizar. Si abres un restaurante, busca un local que ya tenga un negocio de restauración y la licencia de actividad concedida. Si no haces grandes obras, bastará con solicitar el cambio de titular de la licencia”, explica Esther Las Heras. Eso sí. Debes tener cuidado con el negocio elegido. Algunos pueden parecer similares y no lo son. “Un error muy común es que el emprendedor que va a montar un work center o locales para conexiones a Internet crea que la licencia es como la de una oficina, cuando son muy diferentes. La oficina es una actividad inocua, el work center no. Hay que tener buenas instalaciones eléctricas para que no haya problemas con las conexiones”, advierte Esther Las Heras.

Negocios en casa

Para los negocios en un comunidad de vecinos, más que el criterio de la Administración debes tener en cuenta la opinión de los inquilinos. “Te puedes encontrar con que no puedes abrir un negocio si la comunidad de propietarios se niega a autorizarlo. Es un aspecto importante cuando se trata de negocios como una consulta o cualquier otro que suponga el paso continuo de clientes subiendo y bajando escaleras. Para evitar sorpresas, antes de alquilar o comprar, lo mejor es preguntar y que se someta a votación”, comenta la asesora legal de AJE Madrid.

Cuidado con la normativa antiincendios

“Algo muy habitual es que un emprendedor alquile una nave industrial para cualquier actividad, por ejemplo, un taller de carpintería, pero no sabe qué tiene que hacer en materia de incendios y autorización de vertidos. De estos, el tema de incendios es muy importante. Tanto, que los cambios necesarios pueden llevarte a cambiarte a otro local porque te saldrá más rentable. La normativa es muy estricta con las naves antiguas y se pueden encontrar con que de elegir bien el local a escoger uno en el que nos van a pedir muchos requisitos que no teníamos previstos puede haber una diferencia entre gastarse 1.000 euros para cumplir con la normativa a invertir tranquilamente 40.000 euros”, asegura José Luis López Latorre.

Atención al público

En los negocios de atención al público los principales problemas surgen por las salidas de emergencia y por el número de baños necesarios. Además del que destines a clientes, necesitarás uno para tus empleados y otro para personas minusválidas.