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Las subvenciones deben ser una pequeña parte de tu planificación financiera, no el todo.

Una advertencia previa: todo aquel que monte una empresa o apueste su desarrollo pensando sólo en las subvenciones, mal va, porque puede que no te la concedan y, en el caso de que sí, ésta tardará en llegar. Las subvenciones deben entenderse como una pequeña ayuda dentro de un plan integral de financiación de tu compañía. Teniendo en cuenta eso, aprovecha todas las ayudas, tanto públicas como privadas. Muchas de ellas quedan desiertas por falta de candidatos o por desconocimiento de los requisitos necesarios que se deben cumplir para optar a ellas.

Apuntar y disparar. David Blanco, de Tractis, que, en varios años, ha conseguido una ayuda de 150.000 euros con Enisa (www.enisa.es) y un préstamo Neotec de 880.000 euros a interés 0 con el CDTI (www.cdti.es), recomienda poner en manos de “los auténticos profesionales de las subvenciones” esta tarea: “Todas las empresas pueden presentarse, pero la gran mayoría queda fuera, porque desconoce qué teclas exactas hay que tocar. Es importante enterarse cómo hay que presentar el proyecto, a quién hay que vendérselo primero para que nos lo concedan, etc.

Esa labor la puede hacer uno mismo, pero te llevará años. No pierdas tiempo, porque el tiempo es dinero y las start up no tienen mucho”. Blanco recuerda que hay profesionales que se dedican a la gestión de ayudas: “Huye de aquellos que te piden un porcentaje antes de conseguírtela, porque a lo mejor, luego no te la dan; los mejores son aquellos que sólo cobrarán un porcentaje si finalmente te la conceden”. Zaplana recomienda las ayudas que convocan Enisa y Ceaje.

Todas las empresas se pueden beneficiar de estas deducciones, incluso aquellas que no tengan que pagar a Hacienda en el Impuesto de Sociedades.

Te deduces de lo que vas a pagar de impuestos. Si no tienes cuota porque no estás en beneficio, no importa, porque declaras la inversión y se acumula para que, cuando tengas cuota positiva (es decir, impuesto a pagar), se te deduzca. En la mayoría de países europeos, sí se les devuelve el dinero a las empresas, aunque no tengan cuota de impuesto a pagar. En España, está en estudio”, aclara Isabel Navarro, manager de innovación de Alma Consulting Group, que recuerda que “no hay tope de inversión en este tipo de proyectos”.

Estos beneficios fiscales son para inversiones en proyectos de investigación y desarrollo, de innovación tecnológica y de implantación de TIC.

I+D. “Aquellos proyectos relacionados con la investigación y la creación de conocimientos nuevos o para trabajar sobre conocimientos ya desarrollados por terceros para generar nuevas aplicaciones, productos, procesos, sistemas, servicios, etc. Caben proyectos internos de mejora de procesos, así como proyectos que tendrán después una futura comercialización. Son deducibles todos los recursos internos de la empresa necesarios para llevarlo a cabo (personas, materiales, equipos, etc.). También, los gastos de subcontratación, si se decide externalizar parte”, señala Navarro. Por este concepto, las empresas se pueden deducir entre el 25% y el 42% del total de la inversión.

Innovación tecnológica. Es la conocida ‘i’. “Hay una fina barrera entre el concepto de I+D y el de innovación tecnológica. De hecho, fiscalmente hay sentencias judiciales que tratan de establecer una definición. En cualquier caso, se considera innovación tecnológica cualquier novedad subjetiva, es decir, para la empresa (por ejemplo, el desarrollo de un sistema de radiofrecuencia para la gestión de mercancías)”, aclara. Por este concepto, las empresas se pueden deducir hasta el 8% de la inversión, “aunque la Ley de Economía Sostenible plantea subirlo hasta el 12%”.

Implantación de TIC. Este incentivo sólo se contempla para empresas de reducida dimensión: aquellas que facturen menos de ocho millones de euros. Cubre conceptos como implantar Internet, Intranet, inversiones en hardware y software, plataformas de e-commerce, ERP, CRM, etc. Por este concepto, las empresas se pueden deducir sólo el 2% de la inversión. “En 2006, la reforma del Impuesto de Sociedades redujo este beneficio del 10 al 2%”, asegura.

Consejos para acceder a este tipo de deducciones. “Las empresas deben hacer un ejercicio de análisis para calcular cuánta gente, horas y recursos han sido necesarios para tal proyecto. Y eso hay que registrarlo en el momento, porque si esperas a hacerlo en julio del año siguiente al cierre del año fiscal, que es cuando acaba el plazo para declarar esas inversiones, es muy difícil acordarse de todos los detalles, porque la mayoría de las empresas no lleva un registro de cargas de tiempo, de trabajo, de dedicación horaria de sus empleados…. Y mucho más si no has tenido en mente hacerlo”, destaca Navarro.

Todo debe estar individualizado por proyecto. “Que no se hable de forma genérica de ‘en total me he gastado este año X euros en concepto de…’. Es cierto que en el momento de declarar esa inversión, no se pide documentación adicional; tan sólo basta con marcar la casilla correspondiente en el Impuesto de Sociedades. Pero sí es cierto que todo proyecto debe estar documentado, porque Hacienda puede pedir esa información en una inspección fiscal hasta 4,5 años después de la inversión”, advierte Navarro.

Por eso, es importante guardar las facturas relacionadas con el proyecto, así como realizar una memoria técnica, “en la que se explique por qué es novedoso el proyecto, la planificación, los plazos, etc., y otra memoria económica y administrativa, que recoja los gastos e inversiones del proyecto. Y en el caso en que se subcontrate parte del proyecto, se deben establecer contratos de colaboración, donde se dejen claros los desarrollos de la innovación o investigación tecnológica que se va a hacer”.

El coworking se ha convertido en una de las tendencias a seguir por las ventajas en el ahorro de costes y el intercambio de conocimientos.

Hasta ahora, compartir espacios de trabajo tenía que ver con estar dentro de un centro de negocios, una incubadora de proyectos o en un vivero. Ahora la tendencia –importada de EEUU– es la de compartir oficinas entre empresas. Las principales ventajas de esta tendencia son dos: el ahorro de costes, al compartir gastos entre varias empresas, y el intercambio de conocimientos entre profesionales, al potenciarse los espacios abiertos y la participación.

Coworking. “A principios de este año, alquilamos una oficina enorme y la acondicionamos con puestos de trabajo. Cogimos los que necesitábamos y el resto los alquilamos a otros emprendedores. Gracias a eso, hemos creado un pequeño centro de negocios en el que compartimos recursos y materiales, intercambiamos servicios, mantenemos contactos y hacemos networking. El último fue en junio, cuando organizamos un evento informal para establecer sinergias con otros emprendedores, ampliar nuestra red de contactos y dar a conocernos”, explica Jennifer Vela, de Subbabel.

Centros públicos. “Nuestra oficina está dentro de un centro municipal de empresas, lo que aparte de suponernos un ahorro importante nos ofrece otra serie de ventajas como la posibilidad de acceder a recursos públicos”, señala Ángel Aparicio, de Enxendra Technologies.

Centro de negocios. “Nos hemos quitado de enmedio la oficina y muchos de los costes fijos que suponía trabajar de forma aislada. El coste fijo de la oficina con todos los servicios asociados era de unos 2.800 euros/mes. Ahora, estamos en un centro de negocios y el coste del despacho, más reuniones mensuales, más salas –cuando son necesarias– es de 1.600 euros, un 43% de ahorro. Incluso estamos pensando en compartir oficina”, cuenta Rafael Mejías, de Sinfogeo. “Empezamos en un conocido business center. Únicamente un domicilio social, y una secretaria virtual, alquilando una sala de reuniones, ocasionalmente. Los fundadores empezamos trabajando desde casa, en Madrid, Málaga y Milán, usando distintas herramientas de intercambio de datos y comunicación”, recuerda Ercole Rovida, de Enhanxit.

Incubadora de empresas. “En julio de 2009 eliminamos todos los gastos posibles: oficina, gestoría, etc. Y nos instalamos en La Salle, que tiene un área de apoyo a empresas de nueva creación que funciona muy bien. Eso nos ha permitido ahorrar muchos costes. Además, gracias a esta institución hemos conseguido encontrar financiación”, subraya Alfonso Hermoso, de Danba Tecnología. “Desde febrero del año pasado, tenemos una oficina en una incubadora, que nos cuesta unos 500 euros al mes. Los 4 años anteriores estuvimos trabajando desde casa en diferentes provincias”, cuenta David Blanco, de Tractis.

Oficina fantasma. Tal vez, la más curiosa es la iniciativa que ha llevado a cabo Diego Martos, de DiTowanda, que renegoció con el centro de negocios en el que estaba bajar de 800 euros de gastos fijos a 60, manteniendo la identidad corporativa: “Mantengo el número de teléfono y la dirección de correo. Y cuando tengo que reunirme con clientes lo hago en hoteles”.

No vamos a descubrir ahora el ‘origen del Universo’, pero es bueno recordar que el uso de tecnología ayuda a ahorrar costes, a incrementar la productividad y el crecimiento de las empresas.

A simple vista, puede parecer una obviedad –sobre todo, para aquellas empresas que llevan utilizando la tecnología desde su nacimiento–, pero no lo es cuando aún hay muchas empresas que gestionan, por ejemplo, su tesorería con una simple hoja de cálculo.

Algunas estrategias que se están utilizando:

- Publicidad on line. “Estamos utilizando técnicas de publicidad y marketing a través de las redes sociales. Comenzamos construyendo un blog para utilizarlo como escaparate y hemos seguido con Facebook, que ha sido un espaldarazo para nuestra marca. La mitad de nuestras ventas a clientes finales se realizan mediante esta herramienta. El coste es cero y la fidelización de clientes, asombrosa” sostiene Susana Vaciero, de Ambrosía Pitigüil Accesorios.

- Búsqueda de talento. “Hemos ahorrado en la búsqueda de personal de ventas gracias a un uso intenso de comunidades virtuales como Linkedin. Una plataforma fantástica que nos ha permitido conocer profesionales en todas partes del mundo. Enhanxit ha creado su grupo y participa activamente en otros, según el tipo de negocio que nos pueda interesar”, señala uno de sus fundadores, Ercole Rovida.

- Promoción para captar clientes. “Realizamos acciones en redes sociales como foros, encuentros de clubes, reuniones de clásicos, tuning ... para ganar presencia sin recurrir a la clásica, y cara, publicidad”, destaca Nacho Torres, de Radiomotoronline.

- En buscadores. “Tenemos la web bien posicionada en Google. Estamos en primera página en casi todas las búsquedas referentes a nuestra actividad. Ofrecemos nuestro portfolio a través de la web, vía formulario. Eso crea un vínculo entre el usuario y nuestra empresa”, afirma Ángel Squembri, de Squembri.
Gestión administrativa. “Usamos herramientas para reducir costes. Por ejemplo, los productos de Google para las cuentas de correo, la gestión de proyectos y calendarios”, asegura Jennifer Vela, de Subbabel.

- Comunicaciones. “Controlamos las llamadas y desplazamientos innecesarios en favor del email, la videoconferencia o el chat tipo Skype, de coste cero”, dice Anny Álvarez, de Ideas Naranja.

¿Por qué no compartir profesionales? Algo así como trueque de conocimiento. O conseguir talento a cambio de participaciones en la empresa.

El principal desafío de gestionar una start up es que hay pocas oportunidades de tener éxito, sino te juntas con gente muy buena. Y ésta suele saberlo y tiene la manía de exigir lo que valen sus servicios. Y una start up no tiene dinero para pagar esos servicios, pero sí tiene acciones. Lo que hago es hablar con los mejores, convencerles de la calidad del proyecto, les pago bien, pero sin exagerar, y el resto se lo doy en acciones”. Este sistema de reclutamiento le vino muy bien a David Blanco, fundador de Tractis.

Ofrece réditos futuros. “Al principio, no había dinero para pagar a nadie y lo que hicimos fue explicar nuestro proyecto a través de Internet. Y gracias a llamadas y contactos conseguí hablar con buenos profesionales. Y empezaron a colaborar en nuestro proyecto, manteniendo sus respectivos trabajos. Nos reuníamos mensualmente para hacer análisis de seguimiento de lo que estábamos haciendo todos. Nadie cobraba nada. Al final del año, decidíamos entre todos cuáles eran las acciones que se repartirían si se conseguían ciertos objetivos. Como estrategia de reclutamiento de personal fue un éxito absoluto; tanto que del equipo actual de Tractis, todas las personas menos una proviene de ese grupo de colaboradores inicial”.

Retener talento. “A los buenos –dice Blanco– les gusta rodearse de profesionales iguales que ellos, que les desafíen con retos, que les aporten valor. No debes permitir ni un sólo garbanzo malo dentro la plantilla para que no se desmotiven”.

No perder clientes. “Cuando tenemos proyectos importantes buscamos en el mercado los mejores profesionales freelance especializados en la actividad que el cliente nos pide. Le contratamos por proyecto, limitando los costes de personal en nómina. La ventaja para el cliente es tener un profesional capaz de desarrollar su tarea en poco tiempo y con eficacia”, destaca Ercole Rovida, de Enhanxit.

Más implicación, más dinero. “Les comenté a mis mejores colaboradores externos que en lugar de pagarles cada 30 días tendría que ampliar el plazo hasta los 120 a cambio de darles más trabajo (un 20% más), es decir, más compromiso por mi parte hacia el colaborador, cuidándole más y que él se comprometiera más con mis necesidades de liquidez. Todos dijeron que sí”, recuerda Diego Martos, de DiTowanda.