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De un tiempo a esta parte no consigues sacar adelante ninguna de las iniciativas que estás proponiendo a tu equipo; has notado que la competencia siempre se te adelanta en las estrategias; has perdido a uno de tus mejores clientes, o misteriosamente ha desaparecido del servidor un proyecto importante… Está claro, no hace falta ser un Sherlok Holmes para intuir que o eres la personificación de la Ley de Murphy o tienes un topo en tu empresa. Y no nos engañemos: en cualquiera de los dos casos el problema es serio.

Según el estudio Víctimas del fraude sobre el fraude empresarial en España en el 2009 del Grupo Winterman, nada menos que un 54% de las empresas españolas consultadas reconoció haber sido víctima de algún tipo de acto deshonesto en el último año. Y, como apunta Enric Vilamajó, director general del grupo, “ en el 80% o 90% de los casos el culpable es alguien de dentro”. Una práctica con un coste económico importantísimo, hasta el punto de que en el informe sobre Delitos financieros y fraude empresarial en España en 2009 elaborado por la consultora Price Waterhouse & Coopers, se estima en 730.644 euros el perjuicio económico medio de las empresas españolas afectadas por fraude, costes a los que habría que añadir los intangibles del daño a la imagen externa e interna, los judiciales o de asesoramientos externos…

LA PUNTA EL ICEBERG

Aun siendo importantes estas cifras, se sabe que la realidad tiene un alcance mucho mayor puesto que, como recuerda Mariela Geier, directora general de FTI Consulting, el 90% de los casos no se denuncia. “Esto es debido a que, como ocurre con algunos delitos, se tiende a identificar a la víctima como el culpable y el comentario tan sangrante de ‘será porque se lo merecían’, suele correr de boca en boca de competidores, proveedores y clientes, causando más daño a la empresa que el propio acto. Ni los trabajadores quieren pertenecer a una compañía fraudulenta, ni los clientes estar en ella, ni los inversores aportar capital”, insiste.

El fraude no tiene por qué ser sólo económico. A la empresa se le puede hacer daño desde múltiples vías, desde las más evidentes, como la estafa, el robo de información o la competencia desleal, hasta las más sibilinas, como la ocultación de datos importantes, el bloqueo de decisiones, los ataques informáticos, etc.

Retomando el estudio de Winterman, la gran mayoría, un 60,86%, sufrió algún robo (de información, de activos financieros, de materia prima, de activos empresariales), le sigue en importancia la competencia desleal (15,78%) y cierran este poco honorable cuarteto el incumplimiento de obligaciones (10,50%) y la piratería o falsificación (10,50%).

PREVENIR MEJOR QUE LAMENTAR

No hay que olvidar que el fraude, el sabotaje, el boicot interno tiene en determinados casos un componente emocional altísimo. Por eso, a la hora de prevenirlos, el remedio más efectivo es la transparencia, la motivación y la fidelización del empleado. Pero también hay algunas prácticas forenses que debes poner en práctica:

Protocolariza las cuestiones claves. Establece por escrito quién se encarga de qué y quién tiene autorización para qué. Selecciona muy bien a quién concedes privilegios y password, y establece un vínculo constante con ellos.

Protege la información. Las empresas tienen una total dependencia de la tecnología y, al igual que protegemos la oficina con cámaras y alarmas, es necesario proteger la información sensible. Es necesario que esté encriptada y controlar el acceso a la información a través de privilegios e identificación de las personas que entran”. Otra estrategia que propone este experto es crear zonas desmilitarizadas, “es decir, áreas de información incorrectas que corten el interés del intruso y nos ayuden a detectar si alguien la está manejando incorrectamente”.

Establecer controles cruzados. Es la mejor manera de controlar el fraude más activo. Consiste en crear dos organismos de supervisión diferentes para cada operación importante: que el pago sea supervisado a la vez por el departamento financiero y por el de compras, por ejemplo.

Herramientas antifraude. Es una medida que en España no está bien vista pero que desde que se puso en práctica en las empresas norteamericanas han conseguido frenar muchos casos. “No se trata de favorecer el cotilleo o el chivatazo sin más, existe una arquitectura perfectamente procedimentada que está desarrollada de forma muy científica para evitar las posibilidades de vendetta y la mala imagen. Es lo que los anglosajones llaman whisper blow (soplo en susurros) y se basa un poco en la filosofía de eliminar la manzana podrida para que no contagie al resto del cesto”, señala Vilamajó.

Haz auditorías. Pueden ser externas o internas. No es necesario llevarlo a un nivel alto, basta con obligarse a hacer una revisión semanal o quincenal de los departamentos más sensibles. Como insiste Jean Marc Martínez, profesor de EAE y socio fundador de IDC Consulting, “no te quedes a la espera, inspecciona continuamente tus cuentas y los movimientos más importantes para detectar cualquier descuadre”