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Xavier Puyol, de AECOC, expone los pasos necesarios para incorporar la factura electrónica a una compañía. Hay que matizar que éste es el camino a seguir por aquellos empresarios que hayan decidido asumir internamente el proceso a través de un programa informático, integrado en sus sistemas de gestión. Se trata de la alternativa más compleja, pero también la que tiene más beneficios:

• Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad de certificación registrada en el portal de la Agencia Tributaria.

• Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.

• Decidir en qué formato y con qué programa informático se facturará y firmar el documento.

• Verificar que el módulo de facturación es correcto y que contiene todos los campos exigidos.

• Decidir cómo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia, conservar la matriz (la base de datos) o emplear las dos fórmulas.

• Una vez finalizado el proceso en la propia empresa es hora de contar con el consentimiento expreso del receptor para enviarle facturas electrónicas. “Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo escrito”, asegura nuestro experto.

• Constatar que el receptor tiene el software adecuado para validar esa factura.

• Intercambiar el certificado digital, pero sólo con la clave pública, ya que la privada no debe exportarse nunca. La clave privada sirve para firmar y la pública –la que realmente se encuentra dentro del certificado- solamente para verificar.

• Realizar una prueba piloto, en la que se intercambien tres o cuatro facturas.