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Muy práctico

Así consigues ser más productivo: frena en lugar de acelerar

¿Cómo puede ser que frenar te ayude a acelerar?

Rafa Galán | 02/11/2017
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"La propensión a actuar siempre, la adicción a la acción, es contraria a la efectividad mental y a la productividad. Cuando estamos bajo presión nuestro cerebro secuestra algunas de nuestras funciones cognitivas y nos pone en modo supervivencia. Como resultado buscamos la gratificación instantánea: es decir, las cosas que podemos terminar de hacer en este mismo momento. Cuando somos adictos a la acción no hacemos las cosas porque sean importantes, sino porque deseamos sentirnos importantes. Las tareas está frente a nosotros y queremos ser útiles y productivos", defiende Rasmus Hougaard, experto en mindfulness, en su último libro Un segundo de ventaja (Empresa Activa).

El error está en que no nos detenemos a pensar si estamos haciendo un buen uso de nuestro tiempo y si nos va a ayudar esa acción a conseguir nuestros objetivos. Al final terminaos perdiendo el tiempo en tareas inmediatas, no en tareas importantes. Estar ocupado no quiere decir ser eficiente.

"Sucumbiar a la acción ante la presión es algo muy común. Tendemos a perder mucho tiempo porque cedemos a nuestros impulsos y no tenemos ese segundo de ventaja necesario para pensar acerca de las consecuencias que puede tener el realizar una determinada actividad que aparenta ser urgente", asegura Hougaard. "Hay muchas razones por las cuales la gente tiene problemas para mantenerse concentrada en las tareas más importantes. Cuando una mente está bajo presión, abrumada por distracciones e información, es difícil mantener la atención y la claridad y menos aún priorizar tareas", continúa.

Un reciente estudio del Instituto Franklin Covey sobre priorización en el puesto de trabajo –que analizó nada menos que la actividad laboral de 350.000 empleados de todo el mundo de empresas grandes, pequeñas y medianas– se encontró con que el 41% se dedicaba a actividades de baja prioridad "en lugar de a otras más importantes".

Vamos a robar a Pareto

"En gestión es conocido el principio 80/20 o principio de Pareto que viene a decir que dedicamos el 80% de nuestro tiempo a lo que nos genera sólo el 20% de los ingresos. Eso significa que pasamos mucho tiempo centrados en actividades que no nos rinden demasiado. Idealmente deberíasmos concentrarnos en las actividades que nos generan el otro 80%. Reflexiona así sobre qué actividades laborales consumen el 80% de tu tiempo y luego piensa en cuáles son las que te generan el 80% de tus beneficios", propone Hougaard.

"La adicción a la acción elimina la capacidad de mantener las prioridades claras y de trabajar en los objetivos más importantes. La buena noticia es que se puede evitar. ¿Cómo? Siendo consciente de cuando hay conflictos de prioridades", defiende este experto. ¿Conflictos de prioridades?

"Ante varias prioridades llegas a un punto en que tienes que elegir cómo gestionar las múltiples tareas y urgencias. A menudo cuando llegamos a un punto de elección nos lanzamos a actuar, pero, como ya sabes, no todas las acciones se alinean con tus objetivos principales", argumenta.

¿Qué se puede hacer? "En cuanto ves un conflicto de prioridades, haz una pausa y respira antes de actuar. Toma consciencia del conflicto, recuerda tus prioridades y luego responde con una decisión que se ajuste a tus objetivos principales", plantea. "Si crees que la tarea que se te cruza en el camino es más prioritaria, dedica toda tu atención a esa actividad", añade.

"Si crees que la nueva tarea no es más prioritaria, simplemente di 'no' y concéntrate en lo que eliges. Con el aumento incesante de información y complejidad el 'no' consciente es cada vez más necesario", concluye.

El mito del empleado polivalente

La productividad no es simplemente el resultado de pasar más horas en la oficina o de hacer más sacrificios. Es, sobre todo, cuestión de trabajar más cuando eres más productivo.

“Trabajar crea su propio círculo vicioso: cuánta más atención intentamos prestar a todo, menos reflexivos somos. Sin embargo, cuando nos centramos en algo, conseguimos mejorar nuestra concentración y recordar lo que hicimos. Nos sentimos menos agotados. Así que centrarse en una sola cosa no sólo es más eficiente, sino que también mejora nuestra capacidad para usar el conocimiento que hemos adquirido. No se trata simplemente de productividad”, asegura Margaret Heffernan, en su libro El gran impacto de las pequeñas cosas (Empresa Activa, 2017), una ampliación de sus existosa charla TED.

“Intentar abarcarlo todo hace que las personas polifacéticas se conviertan en malos editores de sus cerebros. Quienes insisten en emprender múltiples tareas sufren para ignorar la información irrelevante y emplean más tiempo en pasar de una actividad a otra. En otras palabras, pemanecen en una continua actividad frenética, pero, en realidad, desperdician su tiempo”, sigue.

“Y dado que los sistemas de memoria que compiten en el cerebro almacenan la información de manera diferente, la persona polivalente tiene más dificultades para recuperar la escasa información que retiene”, concluye.

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