La habilidad para delegar es una de las más complicadas para la mayoría de los líderes de grandes, medianas y pequeñas empresas, pero a la vez es una de las más importantes. Te permite invertir tu tiempo en lo verdaderamente relevante en lugar de tener que hacerlo todo tú. Uno solo no puede ocuparse de todas las tareas y la delegación genera el crecimiento de la organización. Para avanzar, necesitas ceder algunas responsabilidades y tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas. Es muy importante saber cómo delegar y tomar las decisiones correctas para tener a la persona ideal”, afirma Aritz Urresti, CEO de Goalboxes.
Este experto en productividad señala que “muchas veces el empresario tiene miedo de que la persona que vaya a ejecutar la labor no sea capaz de hacerlo, está muy ocupado, sin tiempo para delegar o simplemente no cree que haya alguien capacitado para hacer bien el trabajo. Es fundamental aprender a delegar como vía para lograr una mayor productividad”.
Para ayudar a tomar esta decisión, Urresti ofrece siete claves para aprender a delegar, confiar en otros y en nuestra capacidad para organizar a otros profesionales. “Eliminar barreras mentales o definir las metas asociadas a las tareas que queremos delegar son algunas de las pautas a tener en cuenta si queremos triunfar y que nuestra empresa crezca”.
1. Elimina las barreras mentales
“Existe miedo a delegar porque creemos que capacitar a alguien llevará tiempo y eso nos detiene. Podemos cargarnos de trabajo porque creemos que nuestras tareas son simples y no vale la pena pagar para ponerlas en manos de nadie o por todo lo contrario: son tan difíciles y complejas que solo podemos confiar en hacerlas bien nosotros mismos. Si una empresa quiere crecer, necesita delegar”.
2. Define las tareas a delegar
“Realiza un registro de las actividades a delegar y cuánto tiempo llevaría realizar cada una para así saber las horas a delegar. Averigua si necesitas a una persona que las realice o puedes repartir la funciones entre los miembros de la empresa”.
3. Define las metas asociadas a las tareas
“No es lo mismo decir ‘tienes que hacer facturas’ que ‘tienes que hacer 5 facturas a la semana’. Es decir, lo que tienes que delegar son metas dirigidas a resultados. Si se asocian unas metas semanalmente, la delegación tendrá sentido y esa persona será productiva”.
4. Define el perfil para esas metas
“¿Qué pasa si delegas tareas que son necesarias para el buen resultado de la empresa? El perfil de la persona que se encargue de ellas dependerá de las metas que deseas conseguir a lo largo de una semana. Si tus metas son conseguir ocho visitas y tres facturas a la semana, esa persona deberá contar con un perfil muy extrovertido y tendrá que ser capaz de coger el teléfono de forma natural, mientras que si necesita realizar 200 facturas a la semana necesitarás un perfil especializado en manejo de Excel sin la necesidad de pensar en las llamadas”.
5. Busca a la persona con el perfil adecuado
“Deben ser personas que sean capaces de cumplir esas metas, no tareas. La definición del perfil va a cambiar bastante. Este es el motivo por el que la gente se equivoca al escoger los perfiles de las personas”.
6. Mide las metas semanalmente
“Forma, ayuda a la persona escogida y analiza las metas cada semana para poder ver el avance y los resultados e implanta las acciones de mejor que sean necesarias para afrontar la semana siguiente”.
7. Acciones de mejora
“Son la clave para una buena delegación. Hay que llevarlas a cabo semanalmente con las que reparar posibles desvíos. Esas acciones de mejora pasan a la agenda con el propósito de ser firmes en cuanto a su cumplimiento. Sin embargo, no delegar puede hacer fracasar a alguien como líder ya que no favorece el desarrollo de los miembros de su equipo. Un buen líder se siente orgulloso de los logros de su equipo y trabaja para conseguirlos”.
