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Estrategia

Pautas para elaborar un informe eficaz, comprensible y bien presentado

Un informe debería contar con una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz y brevedad.

16/05/2018
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La estructura

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿Cuánto escribir?

No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.

En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

Partes del informe

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

¿Word o PowerPoint?

A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.

Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.

Dos modalidades

Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.

Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.

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Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.

Índice.Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.

Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

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