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Cómo elaborar un documento eficaz, comprensible y bien presentado

¡Prepáreme un informe!

Una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz y brevedad. Son los ingredientes que debe tener un buen informe. Con un análisis sólido, antecedentes, anexos y recomendaciones de fuentes contrastadas, harás que no sólo sea comprensible sino también muy útil.

Ana Montes 18/12/2008

Cliente, jefe, responsable de... “El destinatario de cualquier informe espera, sobre todo, claridad: claridad de ideas, claridad de análisis, claridad expositiva y consecuencias de lo analizado, bien en forma de decisiones sugeridas o a través de reflexiones. Claridad, claridad, claridad. Mejor un informe espartano y claro que bonito, farragoso, difuso y confuso”, recalca el experto Juan Carlos Alcaide, director del Instituto de Márketing y Servicios.

La estructura
Según Alcaide, el informe consiste en “una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo”. Además, para Rocío Pérez de Sevilla, directora de cuentas de Grupo Inforpress, “la estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo”.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿Cuánto escribir?
No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.

“En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares”, comenta Ana Isabel Córcoles, autora del libro Cómo realizar buenos informes.

Para entender mejor la estructura y el estilo de un informe, nos hemos inventado el informe Yo lavo más blanco. Tendencias sobre Consumo Ecológico en España, que puedes encontrar en nuestra web. En cuanto a la estructura de un informe, destacan las siguientes partes:

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento. Ejemplo: “El presente Informe Yo lavo más blanco. Tendencias sobre consumo ecológico y medio ambiente en España 2001 ha sido realizado por el departamento de Márketing de W&W con documentación elaborada por el departamento de I+D junto a la Fundación W&W. Los objetivos del estudio han sido identificar las actitudes de los ciudadanos españoles y la evolución que han sufrido respecto al consumo de productos ecológicos”.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis. Córcoles comenta la similitud de este punto con el de resultados y el riesgo de duplicar la información ofrecida en ambos pasos. Para evitarlo, sugiere usar viñetas para enumerar claramente las conclusiones y redactarlas de forma diferente a los resultados, poniendo especial cuidado en los matices.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. Según Alcaide, en los anexos “deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe”. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

¿Word o PowerPoint?
A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse, recomienda Alcaide. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.

Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Según Córcoles, siempre es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital (CD/DVD).

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