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Muy práctico

20 momentos del día en los que podrías ser más productivo y que (sí) siempre desaprovechas

Evita los tiempos muertos se convierten en los grandes ladrones de la organización diaria.

Isabel García Méndez | 19/01/2018
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1. Nada más abrir los ojos

Es un momento que puede ser fundamental en la toma de decisiones, porque es de las pocas ocasiones en las que el inconsciente aflora de forma consciente. Es lo que los expertos en intuición llaman momento Eureka, que sigue al proceso mental de incubación. así que sácale partido. Acostúmbrate a tener una libreta y un lápiz a mano para rentabilizar al máximo ese momento.

2. En la ducha.

Aprovecha ese momento relajante para hacer un repaso mental a la agenda del día. Puede ser una buena ocasión para identificar las cinco o 10 cosas imprescindibles que, sí o sí, tienes que hacer ese día. Según Miguel Vicente, cofundador de Antai, “mi agenda la compongo con las 10 cosas que tengo que hacer ese día y las planifico en la ducha antes de ir a trabajar. Son las cosas que debo hacer independientemente de los fuegos que me salgan, porque a lo largo del día surgen imprevistos que te quitan el foco de atención”.

3. Al hacer ejercicio

Es recomendable realizar algunos minutos de ejercicio al día, bien por la mañana o por la tarde. Este tiempo nunca es perdido. Puedes aprovechar este impasse, si es caminar o correr, para dejar que la mente fluya y pueda incubar las informaciones e ideas importantes. Es un ejercicio que realiza constantemente Luis Martín Cabiedes, socio director de Cabiedes & Partners: “lo primero que hago es andar 50 minutos diarios, sin hacer nada, es una maravilla. La primera reunión del día es la más eficaz porque es después de esa caminata. Lo importante es salir sin agenda, porque muchas veces la cabeza funciona mejor que nosotros mismos si no tiene foco que la distraiga. En esos 50 minutos se me ocurren las mejores ideas sin andar buscándolas”.

4. Si vas al gimnasio...

... a menudo es más difícil entrar en ese estado de relajación y desconexión al que podemos acceder cuando hacemos ejercicio al aire libre. La compañía de otras personas, el sonido ambiental, la presencia de monitores lo hacen más complejo. Una buena opción es aprovechar para, por ejemplo, repasar un idioma o escuchar un audiolibro con los cascos. Es lo que hace Anxo Pérez, fundador del método 8belts: “el enemigo de la vida no es la muerte, sino el desaprovechamiento. Por eso procuro que me sirva para algo todo lo que hago, incluso cuando me divierto. De manera que cuando estoy en el gimnasio, me llevo la aplicación de ruso y, entre pesa y pesa, practico”. 

5. Al desayunar

Si el tiempo te come, siempre puedes compatibilizar el desayuno con el repaso a tu correo, tus post, los mensajes o las llamadas perdidas. Una buena solución en el caso de las agendas apretadas es aprovechar las comidas para reuniones con colaboradores, con otros emprendedores e incluso con potenciales inversores. Seb Chartier, fundador de CreaVenture y del Salón Miempresa, las aprovecha para las reuniones con el equipo: “dos o tres veces por semana sacamos tiempo para comer todos juntos porque nos permite sustituir las clásicas reuniones y celebrarlas en un ambiente más distendido”.

6. Si vas en coche conduciendo... 

... puedes utilizar el manos libres bien para hacer las primeras llamadas, bien para realizar grabaciones sobre aspectos importante de la agenda del día. actualmente existen numerosas aplicaciones que te permiten rentabilizar esos momentos a través de dispositivos de manos libres, organizadores por voz, herramientas de conexión full time... cuando no puedes utilizar las manos, una recomendación es dejar que la cabeza siga trabajando, sopesando ideas, analizando opciones, practicando la intuición, en definitiva. Clemente Cebrián, cofundador de el Ganso, es de los que saca muchísimo partido a sus múltiples desplazamientos: “Me gusta viajar en coche porque me permite reflexionar y analizar sobre lo qué hecho, qué no, sobre la empresa... a menudo, la vorágine del día a día te impide detenerte a meditar, a pensar sobre lo que estás haciendo, sobre el camino que llevas y esos viajes solitarios me vienen muy bien”. 

7. Si no conduces tú o vas al trabajo en transporte público

Vas a disfrutar de muchos momentos que puedes emplear en escribir post, enviar correos pendientes o leer, ya sea documentación relevante sobre el negocio o bien literatura empresarial, de gestión, de marketing o de habilidades, que siempre pueden servir de ayuda a la hora de llevar una compañía. También es una buena ocasión para leer esa novela para la que nunca encuentras tiempo.

8. Antes de empezar la reunión... 

...siempre hay unos minutos tontos de espera hasta que llegan todos los participantes. Es un buen momento para repasar todos los puntos importantes de la reunión y echar un último vistazo a los datos o a los aspectos relevantes que se van a tratar. También puede ser un buen momento para ponerse al día con lo que ocurre con los otros departamentos o con la empresa del cliente. En definitiva, para practicar el networking.

9. Entre reunión y reunión

Imagínate que tienes un receso en una reunión o que hay otra reunión a posteriori, esos momentos son buenos para poner sobre el papel los aspectos más importantes del encuentro que acabas de tener aprovechando que estás en caliente y es más fácil recordar todo lo que se ha tratado. También puedes aprovechar para ejercitar tu agudeza visual, realizando croquis de los asistentes o de la sala. Es una forma de poner en marcha el hemisferio derecho y estimular tu creatividad.

10. No tienes cinco minutos.

Lo avanzábamos al principio, una forma de hacer productivo el tiempo muerto es asignarlo precisamente a los ladrones de tiempo. De manera que ante un abordaje del tipo de “tienes un momento” es mejor emplazar para más adelante: “Ahora mismo no, pero si me dejas terminar lo que estoy haciendo soy todo tuyo” y aprovechar alguno de los tiempos muertos para afrontarlo. 

11. En el aeropuerto/estación

Aunque hemos puesto los dos lugares, el rey de los tiempos muertos es el aeropuerto, dados los protocolos de embarque exigidos. Es muy habitual encontrarse con al menos 45 minutos muertos en una sala del aeropuerto y con un wifi que muchas veces no funciona. De manera que si vas a viajar, debes proveerte de una buena tecnología de conexión inalámbrica y aprovecha para revisar los e-mails o para poner al día los contactos, algo que a menudo vamos dejando. Si los problemas de conexión son insalvables, repasa los aspectos más importantes de la reunión que has tenido o que vas a tener y/o escribe artículos, informes o post de tu blog. Una buena opción es aprovechar para hacer la contabilidad de los gastos de viaje.

12. Durante el trayecto.

¿Quieres echar una cabezada durante el tiempo que dura tu viaje? Perfecto. El descanso, como hemos dicho, también es una forma de aprovechamiento de los tiempos muertos. Pero ese trayecto en el que estás solo y no vas a ser interrumpido porque quizás no tienes Internet, ni cobertura ni disponibilidad de dispositivos electrónicos, puede ser un buen momento para hacer un brainstorming contigo mismo y encontrar nuevas vías de negocio, soluciones a productos o servicios que ya tienes, nuevos productos... Prueba a practicar y estimular tu creatividad con técnicas como Scammper, la descomposición de la cereza, la tormenta de ideas... Es posible que al finalizar el viaje se te hayan ocurrido unas cuentas ideas para tu proyecto.

13. En tu destino

¿Por qué no aprovechar también esos viajes para visitar a un cliente, a un proveedor o para mejorar tu nivel cultural? Una opción es destinar una o dos horas a visitar uno de los principales museos de la ciudad, una exposición... Te servirá, además, para crear un terreno común con los clientes, proveedores, colaboradores a los que vas a visitar.

14. En los momentos out.

Todo el mundo tiene periodos álgidos o top y periodos bajos o out. Es importante conocer los ciclos de cada uno para identificar cuándo estás más activo (y reservar las tareas más complejas para ese momento) y cuándo estás más bajo, las de menor dificultad. En estos periodos de declive los tiempos muertos se acumulan porque muchas veces no somos capaces de mantener la concentración en ninguna actividad relevante. Nuestro consejo es que uses esos tiempos para realizar tareas que no requieran un esfuerzo mental excesivo, como organizar archivos, ordenar o limpiar el escritorio... 

15. Investiga los tiempos muertos de los demás.

Pregunta a tus clientes y a tus colaboradores qué hacen en sus tiempos muertos y, de esta manera, puedes recabar información que te puede ser muy útil en la gestión de tus propios impasses o incluso para encontrar nuevas vías de negocio.

16. En las salas de espera...

... ya sea del médico, del taller del coche, en el colegio de tus hijos... son muchas las ocasiones en las que te ves obligado a pasar minutos muertos en una sala de espera. No tiene por qué ser un tiempo infructuoso: recuerda tener a mano siempre un móvil o una tablet desde donde puedas revisar tu web o e-mail y si es posible, un e-book para para leer tu libro favorito o los periódicos del día. Si eres menos tecnológico, también resulta muy práctico tener a mano una libreta y un bolígrafo para anotar tus ideas.

17. En la cola del súper

Quien espera, desespera y en la cola del súper esas esperas pueden ser mortales. Una buena opción para eliminar este tiempo muerto es recurrir a las nuevas tecnologías y hacer la compra por Internet. Pero si eres de los que les gusta tocar y seleccionar personalmente, aprovecha esos momentos de lento avance para practicar juegos mentales: desafíate a calcular el importe de la compra del que va delante, prueba a adivinar qué tipo de artículos compra en función de su aspecto físico... se trata de estimular tu capacidad de visión y anticipación.

18. Si cenas solo. 

Anxo Pérez, por ejemplo, apuesta por lo que él llama: “cena con un genio. siempre estoy buscando la manera de ampliar mis conocimientos y en pleno siglo XXI tienes al alcance de un vídeo de Youtube a cualquier genio de la empresa, de la gestión, de la economía. Es una conversación en la que sólo habla él, que permite aprender de los mejores”.

19. Delante de la tele o de un proyector

Aprovecha para realizar actividades físicas o manuales. Esta técnica de aprovechamiento es válida para cualquier tiempo muerto durante el día: realizar algún tipo de ejercicio contra el sedentarismo: ejercicios de cuello, rotar las muñecas o los tobillos, flexionar y estirar las piernas...

20. Antes de acostarte.

Es el momento para la reflexión y para la meditación. Como explica Jesús Arriaga, socio fundador de Arriaga Asociados, “todos los días hago meditación y eso me ayuda mucho. La meditación es muy activa y la relaciono con el problema a resolver. Me pongo un objetivo y desarrollo técnicas de visualización imaginando que he llegado a eso para ver cómo lo he conseguido”. Es importante que hagas un repaso para verificar si has conseguido llevar a cabo aquellas cuatro o cinco cosas importantes que te habías propuesto resolver en la jornada y, si no ha sido así, analiza el porqué. Establece también cuáles van a ser las pautas para el día siguiente. Si te ha quedado pendiente algún problema o alguna decisión difícil, comprueba si has recabado toda la información necesaria –y si has sopesado todos los aspectos– y déjalo incubar a tu mente inconsciente. Durante la noche trabajará para darte la mejor respuesta al despertar.

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