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Cómo organizar reuniones productivas y rentables

Existe una idea generalizada de que muchas reuniones son innecesarias y suponen una pérdida de tiempo y dinero, porque todas implican un coste.

09/08/2018
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Las reuniones en sí no son las que hacen perder el tiempo, sino las personas que participan en ellas. Es cierto que el mundo de los negocios peca de excesiva ‘reunitis’. Se convocan muchas y el coste es excesivo para las organizaciones. Para hacerse una idea de la magnitud, en Estados Unidos se realizan cerca de 11 millones de reuniones diarias y el gasto que conlleva con respecto a una empresa es del 10% del coste de su plantilla. Pero también es cierto que muchas de esas reuniones son necesarias e inevitables.

Entonces, ¿qué se puede hacer? Es fundamental planificarlo todo al detalle. Antes de nada, lo primero que debes preguntarte es si convocar una reunión es lo más adecuado. ¿Y cómo lo puedes saber?

¿Cuál es el objetivo?

Debes tener en cuenta qué es lo que pretendes conseguir, es decir, cuál es el objetivo. Si pretendes, por ejemplo, distribuir información, puedes elegir entre la reunión, el memorando o el informe. Si se trata de resolver un conflicto interno, es mejor llamar a los afectados uno a uno para allanar el camino. Una decisión mayoritaria puede obtenerse convocando una reunión para solicitar votación a mano alzada, por correspondencia o por teléfono, si los votantes conocen de antemano las informaciones pertinentes a la cuestión. Pero también es posible que sea necesario debatirla. En ese caso, pueden impartirse instrucciones por medio de un manual, pero la naturaleza del tema tal vez haga necesaria una reunión explicativa.

En el caso de que se pretenda, por ejemplo, influir sobre las opiniones de otros, puede ser adecuado convocar una reunión o, quizá, sea mejor intentarlo en conversaciones individuales. Una propuesta bien redactada e ilustrada de manera impactante puede ser tan eficaz para captar un cliente como una presentación verbal. En cambio, si se quiere fomentar el espíritu de equipo, la reunión es quizá el instrumento idóneo.

Y ¿cuál es el coste?

Otro aspecto que debes valorar previamente es el coste de la reunión. Al tomar la decisión de convocarla, es recomendable comparar su coste con el de las posibles alternativas. El único caso en el que es posible obviar este dato es cuando la reunión se hace imprescindible e inevitable.

Una de las fórmulas para calcular el coste es la de considerar el salario de los asistentes y el valor del tiempo empleado (la duración media suele ser de dos horas). Así, se puede multiplicar el tiempo por el número de asistentes y valorarlo según el salario por hora de cada uno de ellos.

Si no es posible contestar afirmativamente a las siguientes preguntas, la reunión será una pérdida de tiempo: ¿Dispongo de tiempo para prepararla?, ¿tendrán tiempo para prepararse los demás asistentes? y ¿estarán disponibles y dispuestos a asistir.

Meterse en faena

Tras seguir los pasos anteriores, decides finalmente que convocar una reunión es la opción más acertada. ¿Qué debes hacer?

Determina cuál va a ser el orden del día. Es decir, qué es lo que quieres tratar y qué personas se hacen indispensables en esa reunión.


Informa a los asistentes del por qué y del para qué.Es decir, debes hacer una convocatoria personalizada donde expliques a cada uno de los asistentes los objetivos que se pretenden cubrir en la reunión, el plan de trabajo que se llevará a cabo, quién va a conducir esa reunión, para qué le estás convocando y qué es lo que esperas de él.

Prepara los contenidos que se van a tratar durante la reunión.Es decir, todos deben hacer muy bien los deberes, no sólo el que convoca sino también el que asiste. Mucha gente acude a las reuniones esperando un poco el qué. El error ahí está ya de partida, porque la gente no sabe por qué se le está convocando.

Eso no procede. ¡Al grano!

Otro aspecto que debes considerar es el de controlar la reunión para que se cumpla el orden del día establecido previamente, evitando todos aquellos temas que no tengan relación con él y no procedan. Mi experiencia me dice que nos salimos con demasiada frecuencia del objetivo de la reunión.

En la misma línea de importancia está el hecho de realizar un resumen de todo lo que se está tratando y debatiendo en el encuentro: Ahí deben aparecer los compromisos adoptados. La gente es un poco recelosa de hacer resúmenes, por lo que de compromiso conlleva. Y por último, y también fundamental para que las reuniones sean eficaces y rentables, un análisis detallado, introspectivo e individual de todo lo que ha acontecido en esa reunión para saber qué es lo que ha ido bien y mal. Este último aspecto escasea muchísimo.

Reglas de oro para una planificación exitosa

Con los deberes hechos. Así es como se debe acudir a una reunión. La improvisación puede ser eficaz para algunas actividades, pero nunca para una reunión. Planificación, planificación y planificación. Todo lo demás es un error y una pérdida de tiempo ... ¡y de dinero!

Pasaba por aquí y... La clave para que una reunión tenga éxito es que todos acudan con los deberes hechos. Nuestro papel como participantes –seamos el organizador o un invitado– es intentar prever qué es lo que vamos a necesitar para el desarrollo de la reunión y qué es lo que esperan de nosotros. En muchas reuniones, se escucha eso de: Pues los datos de ese tema los tengo en el despacho. Cada uno debe hacer un ejercicio de previsión, de análisis a futuro de lo que va a necesitar, de lo que se le va a requerir y eso también incluye plantearse uno mismo si es necesaria o no su presencia en la reunión.

‘Check-in’ y ‘check-out’. Lo ideal sería que el organizador o el encargado de dirigir la reunión hiciera una pequeña presentación explicando los motivos de la convocatoria y abriera un turno de palabra para que cada uno diga lo que espera de ella. Los asistentes deberían hacer un pequeño check-in para decirle a los demás por qué está ahí y con qué ánimo participa, es decir, qué espera de la convocatoria. Y también un check-out para saber si se han cumplido sus expectativas.

Se acaba el tiempo. La atención deja de ser sostenida y atenta a partir de los 45 minutos. Pasado ese tiempo, por fatiga, el participante deja de escuchar y atender. Más allá de una hora con la misma actividad es contraproducente y deja de ser eficaz. La reunión se puede alargar más en el tiempo siempre y cuando se varíen los temas o la actividad (es decir, haciendo descansos). Si a partir de ese tiempo no le ofreces a la gente cosas interesantes o más interesantes desconecta.

El camarote de los Marx. ¿Cuál es el número idóneo de asistentes? ¿Es mejor número par o impar? Es cierto que en ocasiones se busca adoptar determinadas decisiones siendo impar para inclinar la balanza hacia la mayoría. Pero no es una buena forma para tomar decisiones, porque siempre quedará la opinión de la minoría. Si lo que se busca es adoptar una decisión que englobe a todos y en la que se vean representados de cara al compromiso, debería dar igual y, en todo caso, sería mejor par, porque ahí es donde se ve la ver- dadera riqueza de las opiniones. El impar valdría para reuniones atascadas o con asistentes poco maduros para decidir.

Errores que no se deben cometer

Planifica, que algo queda. No olvides que imprevistos siempre puede haber, pero si lo tienes todo atado a priori habrá menos sorpresas. Recuerda no perder nunca la referencia de cuál es el objetivo de la reunión, sigue al pie de la letra el orden del día que has fijado previamente y anima a todos a que participen.

Ser impuntual. Debes dar ejemplo y ser el primero en estar en la sala habilitada para la reunión. No permitas las impuntualidades de los asistentes y critícalas en público para que el impuntual se de cuenta de su error. Para evitar imprevistos y demoras chequea previamente que todo funcione: el sistema de refrigeración de la sala, el equipo de proyección (si lo vas a utilizar), el tentempié, la documentación...

No seguir el orden de la reunión. Debes ser implacable en este sentido. Si has establecido previamente 4 o 5 puntos a tratar, esos deben ser y no otros los que se debatan durante la reunión. Corta cualquier intervención que se aleje del orden del día e infórmales de que puede ser objeto de otra reunión. Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión. Eso te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones. Por regla general, se suele empezar por lo más intrascendente, dejando lo más importante para el final, cuando las fuerzas están ya debilitadas.

Intentar tratar muchos temas. Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas a tratar que intentar sobrecargar el encuentro. Las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. ¿Qué número de temas es el apropiado? Pues depende de la complejidad de lo que se trate.

No permitir opiniones diferentes. Para que la reunión sea más rica en contenidos debes permitir que todos participen aportando ideas –incluso animar a aquellos que se muestren reticentes–, pero siempre que sean constructivas. No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes.

Eternizar la reunión porque no se acuerda lo que pretendes. Relacionada con la anterior, debes evitar que la reunión acabe agonizando. Puedes acudir a la reunión con ideas preconcebidas y defenderlas, pero de ahí a imponerlas por ostentar la autoridad no es aceptable.

Dejar que se creen grupos. La reunión tiene que seguir un orden de presentación del tema a debatir y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que enturbien el encuentro.

No tomar nota de los compromisos adquiridos. Se podrían grabar las reuniones para después hacer un resumen de los compromisos acordados, pero en ocasiones no es posible por falta de material y en otras por falta de tiempo. Lo mejor es que cada uno haga sus propias anotaciones y se pongan en común entre todos.

No cumplir los compromisos adquiridos. Los acuerdos son para cumplirlos. Un error es obviarlos por no ser de nuestro agrado.

 
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