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Principales alertas para prevenir riesgos fiscales

Tanto el emprendedor como cualquier responsable de la empresa debe tener la gestión fiscal puesta al día, es la mejor forma de evitar problemas con Hacienda.

23/12/2016
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Es importante tener un listado de cuestiones claves de los impuestos más importantes que afectan a la empresa así como los cumplimientos de requisitos y obligaciones formales y de registro, que constituirá un check-list de información a comprobar y de coherencia fiscal, y para evitar riesgos fiscales. Los puntos más destacados serían estos:

Verificar que la contabilidad recoge todas las transacciones de la empresa y cuál es la justificación documental de los apuntes contables. Tener presente las operaciones con el extranjero y nivel de endeudamiento.

Comprobar los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios y profesionales, y los umbrales que permitirán a las Sociedades formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados (lo cual le permitirá evitar formular estado de flujos de efectivo e informe de gestión).

Control de las relaciones con la Administración: escritos presentados, recursos pendientes, aplazamientos de pago y, en su caso, verificar la aportación de la documentación relativa a la garantía aportada para garantizar el aplazamiento y fraccionamiento. Comprobación de los impresos presentados a la administración, tanto de los referentes a autoliquidaciones como de los modelos informativos del ejercicio, y que los resúmenes anuales sean coherentes con las declaraciones periódicas.

Ejercicios abiertos a inspección: Comprobar los ejercicios que pueden no estar prescritos debido a interrupciones de la prescripción, sea por actuaciones de la Administración sea por actuaciones del interesado.

Comprobar que tienes la obligación de informar sobre los bienes y derechos que tienes en el extranjero, tanto cuentas en entidades financieras, como bienes inmuebles, valores, derechos, seguros y rentas depositadas, gestionados u obtenidos fuera de España. También comprueba los pagos en efectivo: no podrán pagarse en efectivo las operaciones, en las que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de empresario o profesional, con un importe igual o superior a 2.500€ o su contravalor en moneda extranjera (15.000€ cuando el pagador sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe en calidad de empresario o profesional) como consecuencia del régimen establecido por la Ley contra el fraude fiscal.

IRPF

Rendimientos del trabajo: Comprobar los gastos deducibles (cuotas sindicales, cuotas colegiales obligatorias, gastos de defensa jurídica por litigios laborales…), y las retribuciones en especie, y los que están exentos de tributar.

Arrendamientos de inmuebles: Comprobar los ingresos a declarar de todos los alquileres de los inmuebles de los que eres propietario o usufructuario, y los gastos deducibles, siempre observando los criterios de imputación temporal. Recuerda que en el caso de arrendamiento de inmuebles destinados a vivienda, el rendimiento neto se reduce sólo en un 60% y se aplicará exclusivamente sobre el rendimiento neto positivo.

Rendimientos de capital mobiliario: Revisar los intereses o dividendos percibidos, así como rendimientos derivados de operaciones realizadas sobre activos financieros o de contratos de seguros de vida o invalidez y de operaciones de capitalización. Comprobar las retenciones que te han practicado, los gastos de administración y custodia, y las posibles reducciones a las que puedas tener derecho (por ejemplo rentas vitalicias).

Actividades económicas: Tener presente los ingresos y gastos, libros de registros y libros de contabilidad, pagos fraccionados y justificantes de retenciones practicadas a profesionales, empresarios, agricultores y ganaderos. Recuerda que ya no se exige el requisito del local para que el arrendamiento de inmuebles sea calificado como actividad económica, y que la renta que obtiene un socio que presta servicios a su sociedad se calificará como actividad económica cuando los servicios que el socio preste estén encuadrados en la Sección 2ª de las Tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y, además, el socio esté dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) o en una mutualidad alternativa al mismo. Ten presente que a partir de 2016, se modifican los umbrales cuantitativos que determinan la aplicación del régimen de estimación objetiva (módulos) y pasan a excluirse del régimen las actividades clasificadas en determinados epígrafes del IAE.

Planes de pensiones: Comprobar que tus aportaciones reducen la base imponible con carácter general hasta un límite de 8.000€, de las primas pagadas a seguros privados de dependencia del contribuyente o de sus familiares. Recuerda que las aportación a los sistemas de previsión social del cónyuge, que obtenga rendimientos del trabajo o de actividades económicas inferiores a 8.000€ dan derecho a una reducción de 2.500€. En las aportaciones a los sistemas de previsión social del propio contribuyente se suprimen las diferencias por edad. El límite relativo sobre la suma de rendimientos netos del trabajo y de actividades se fija en el 30% y el absoluto se rebaja a 8.000€ anuales. Además ten presente que se regulan unos plazos de rescate del plan de pensiones para no perder la reducción del 40% cuando se rescata el plan en forma de capital y se hubieran aportados primas con anterioridad a 2007.

Ganancias y pérdidas patrimoniales: Se incorporan en la base imponible del ahorro las ganancias y pérdidas patrimoniales cualquiera que sea el plazo de permanencia en el patrimonio del contribuyente, al tiempo que se podrán compensar en la base del ahorro rendimientos con ganancias y pérdidas patrimoniales, de forma progresiva y con determinadas limitaciones. Se mantiene la aplicación de los coeficientes reductores a los activos adquiridos antes de 31-12-1994, pero limitándolo a las transmisiones realizadas a partir de 01-01-2015 cuyo precio conjunto de transmisión sea inferior a 400.000€.

Deducciones: Verificar las deducciones estales y autonómicas en cuota del IRPF en función de la Comunidad Autónoma donde tengas tu residencia fiscal.

Impuesto de Patrimonio

Recuerda que están obligados a declarar los sujetos pasivos cuya cuota tributaria, una vez aplicadas las deducciones o bonificaciones que procedan, resulte a ingresar, o cuando, no dándose esta circunstancia, el valor de sus bienes o derechos resulte superior a 2.000.000€. Las personas fallecidas antes del 31 de diciembre, no tienen obligación de declarar por este impuesto.

Comprueba que el listado de inmuebles urbanos de los cuales eres titular en las siguientes situaciones es correcto: Pleno dominio; nuda propiedad; multipropiedad, etc. Existe un límite de la exención de la vivienda habitual hasta un importe máximo de 300.000€.

Comprueba la información fiscal de las entidades bancarias, respecto a tus cuentas corrientes, depósitos a plazo, obligaciones, seguros y otros productos financieros.

Verificar que se han cumplido los requisitos legales para declarar exentos los negocios empresariales o profesionales del contribuyente.

Ten presente que la base imponible se reducirá en el mínimo exento que haya sido aprobado por la Comunidad Autónoma y, en el caso de que ésta no hubiese aprobado el mínimo exento, la base imponible se reducirá en 700.000€. Será aplicable a los sujetos pasivos no residentes que tributen por obligación personal de contribuir y a los sujetos pasivos sometidos a obligación real de contribuir.  Recuerda que algunas Comunidades Autónomas han aprobado sus correspondientes escalas de gravamen o bonificaciones generales que son diferentes de la normativa estatal.

Impuesto sobre Sociedades

Entidad patrimonial y concepto de actividad económica: Verificar si se trata de una entidad patrimonial y, por tanto, no realiza una actividad económica.
Sociedades civiles como sujetos pasivos: Recuerda que a partir de 2016 las sociedades civiles con personalidad jurídica y objeto mercantil, que venían tributando en régimen de atribución de renta, pasan a ser contribuyentes del IS.

Plan General Contable (PGC) y ajustes fiscales: Hay que analizar y revisar los criterios contables y las posibles diferencias (permanentes o temporales) con los criterios fiscales de la normativa del Impuesto. Entre otros ajustes, conviene chequear: gastos contables derivados de multas, sanciones, donaciones o donativos; administrador cuyo cargo retribuido no figura en estatutos, liberalidades y atenciones a clientes y proveedores, etcétera.

Imputación temporal de gastos e ingresos: La fiscalidad sigue el criterio contable de imputar los ingresos y los gastos según devengo, con independencia de las fechas de cobro y las de pago. No obstante, los contribuyentes pueden solicitar a la Administración tributaria un método de imputación temporal distinto, como, por ejemplo, el de caja.

Operaciones con precio aplazado: Cualquier operación puede acogerse a esta regla especial de imputación fiscal del beneficio contable, por lo que habrá que ser cuidadoso con el ajuste extracontable que se haga, ya que la contabilidad en ocasiones, como ocurre con las prestaciones de servicios, reflejará el ingreso y no la renta de la operación, que es la que se difiere.

Amortizaciones: Revisar los métodos y porcentajes de amortización utilizados en contabilidad para ver si son admitidos por la norma fiscal o si existe la posibilidad de aprovechar al máximo este gasto para rebajar la base imponible del impuesto.

Fondo de comercio: La norma contable obliga a amortizarlos en 10 años (10%), y la Ley del Impuesto prevé un gasto deducible máximo por este concepto del 5% anual. Por tanto, habrá que hacer un ajuste extracontable positivo.

Pérdidas por deterioro: Ya no son deducibles los deterioros contables, salvo existencias e insolvencias de deudores. No obstante, hay que prestar atención a la reversión de deterioros que en su día fueron fiscalmente deducibles (activos materiales, las inversiones inmobiliarias o intangibles y valores de renta fija que cotizan).

Gastos no deducibles: Hay que identificar las distintas partidas de gastos contables que no son fiscalmente deducibles: multas, sanciones penales o administrativas, liberalidades o donativos, etc.

Gastos financieros: Ten presente que se limita la deducción de gastos financieros.

Operaciones vinculadas: Tendremos que identificar estas operaciones y hacer el ejercicio de valorarlas a precio de mercado a lo que, en general, también obliga la norma contable, y en su caso la obligación de documentarlas.

Reserva de capitalización: Ten en cuenta que los contribuyentes sujetos al tipo general de gravamen (25%) o al del 30% pueden reducir su base imponible en un 10% del importe del incremento de sus fondos propios en la medida que este incremento se mantenga durante un plazo de 5 años y se dote una reserva por el importe de la reducción, debidamente separada e indisponible durante estos 5 años.

Exención para eliminar la doble imposición interna e internacional: Si se cumplen una serie de requisitos, la doble imposición se corregirá por el método de exención.

Compensación de bases imponibles negativas de ejercicios anteriores: Aunque se ha eliminado el límite temporal, que era de 18 años, para compensar las bases imponibles negativas, se sigue limitando la cuantía a compensar en 1.000.000€. Hasta esa cuantía siempre se podrán compensar sin restricción, pero a partir de la misma sólo se podrá compensar hasta el 60% de la base imponible previa a la aplicación de la reserva de capitalización (el 70% en 2017 y siguientes).

Empresas de reducida dimensión (ERD): Son aquellas cuya cifra de negocios sea inferior a 10.000.000€ en el período impositivo inmediatamente anterior, con la ventaja de que pueden aplicar los incentivos fiscales de la norma.

Tipos de gravamen: Recuerda que el tipo de gravamen general y el de las empresas de reducida dimensión y microempresas pasa a ser del 25% en 2016.

Revisar las deducciones en la cuota y sus límites: Las deducciones constituyen una buena herramienta de optimización fiscal de la que las empresas deben hacer un uso adecuado, respetando los límites legales aplicables en el ejercicio.

Revisar el tipo de retención: El porcentaje general de retención es del 19% en 2016. 

IVA

Ten presente la obligación de presentación de la declaración de comienzo, modificación y cese de las actividades sujetas al IVA, a través del correspondiente Modelo Censal.

Revisa las obligaciones de expedir y entregar facturas, llevar libros y registros del IVA y obligaciones de conservación.

Verifica la aplicación del nuevo régimen especial del criterio de caja en el IVA, y comprueba la correcta contabilización del IVA.
 
Comprobar los supuestos de no sujeción y exención del IVA en entregas de bienes y prestaciones de servicios, y verifica las reglas del devengo del IVA.

Comprobar el lugar de realización de las ventas y servicios (reglas generales y especiales de localización del IVA): territorio peninsular e Islas Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla, País Vasco y Navarra, y operaciones con países comunitarios y exportaciones.

Comprobar la adquisición o venta de inmuebles con renuncia a la exención del IVA, y analizar las operaciones de inversión del sujeto pasivo del IVA en las ejecuciones de obras y en las operaciones intracomunitarias.

Ten presente las operaciones de autoconsumo, entregas y servicios a empleados, por precio o como retribución en especie: comprobar si se ha aplicado el impuesto.

Operaciones con terceros países: Correcta determinación del lugar de realización del hecho imponible y si se cumplen los requisitos formales para declarar exentas las exportaciones (documentos acreditativos de la salida mercancía...). Comprueba también las operaciones de importaciones de bienes y las adquisiciones intracomunitarias de bienes y su funcionamiento en el IVA, así como sus obligaciones formales.

Comprobar si estás en alguno de los supuestos que la normativa del IVA regula como motivos que justifiquen la modificación de la base imponible del IVA: Devolución de envases y embalajes, descuentos y bonificaciones, resolución de operaciones, impagados.
 
Comprobar que los tipos impositivos aplicados son los correctos: Tipo general: 21 %. Tipo reducido: 10 %. Tipo superreducido: 4 %.

Tener presente los requisitos temporales y formales de la deducción del IVA, con especial atención a las reglas de prorrata (general y especial) en caso de que la empresa realice operaciones exentas y otras no exentas. Comprueba que el sistema de solicitud de devolución del saldo a tu favor, mensual o trimestralmente, es el más conveniente para la empresa.

Revisar el procedimiento de regularización de deducciones por bienes de inversión: ¿se han transmitido bienes de inversión durante el período de regularización?

Verificar si está sujeta la empresa a algún régimen especial y cumple las condiciones necesarias para poder optar a estos regímenes.

Impuestos locales

Verifica que la empresa está dada de alta en los epígrafes del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) que corresponden a las actividades realizadas y repasa las facultades que incluye cada uno de ellos, y en su caso si está exenta del IAE o tiene derecho a alguna bonificación.

Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI): Comprueba que estás al corriente del pago del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) y, en su caso, verifica los supuestos de valoración catastral y el reconocimiento y denegación de exenciones y bonificaciones en el IBI.

Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM): Si tu empresa dispone de vehículos de tracción mecánica, comprueba que estos están debidamente dados de alta a los efectos de satisfacer el Impuesto de Circulación de acuerdo con las ordenanzas aprobadas por tu Ayuntamiento, y si se puede aplicar alguna exención o bonificación establecida en la norma.

Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU): Comprueba los supuestos de no sujeción aplicables a las aportaciones de los cónyuges a la sociedad conyugal y a las transmisiones entre cónyuges o a favor de los hijos por sentencias de nulidad, separación o divorcio. Verifica que la base imponible del impuesto consiste en el incremento real de valor de los terrenos, puesto de manifiesto en el momento del devengo y experimentado a lo largo del período máximo de 20 años.

Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO): Verificar que el sujeto pasivo del impuesto sea el dueño de la construcción, instalación u obra, independientemente de si es propietario del inmueble. Hay que recordar que la base imponible del impuesto está constituida por el importe total del presupuesto de ejecución material de la obra. Ten presente la aplicación de bonificaciones.

Comprueba si en tu municipio se ha implantado el Impuesto sobre Residuos en los locales de negocios y, si es así, que esté correctamente liquidado. Y si tu empresa dispone de algún vado comprueba que tributa adecuadamente.

Retenciones e ingresos a cuenta

Revisa los tipos de retenciones e ingresos a cuenta vigentes. Aplica la nueva escala de retenciones para rendimientos del trabajo cuyos tipos marginales oscilan entre el 19% y el 45%. En el caso de atrasos, el tipo es del 15%.

El porcentaje de retención e ingreso a cuenta para los rendimientos del trabajo derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares, o derivados de la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas, siempre que se ceda el derecho a su explotación, se fija el 15%.

El tipo de retención para administradores y miembros del consejo de administración se fija en el 35%, y se reduce al 19% cuando los rendimientos procedan de entidades con un importe neto de la cifra de negocios inferior a 100.000€.

El porcentaje de retención aplicable a los rendimientos del trabajo satisfechos a contribuyentes acogidos al régimen especial de impatriados será del 24% hasta 600.000€ y del 45% al resto.

Recuerda que el porcentaje de retención para los rendimientos de actividades profesionales es del 15% (en caso de profesionales de nuevo inicio, en el año de inicio y en los dos siguientes, el tipo es del 7%).

Ten presente que se establece en el 19% el porcentaje de retención aplicable sobre los rendimientos del capital mobiliario y rendimientos del capital inmobiliario (arrendamiento o subarrendamiento de bienes inmuebles urbanos), así como sobre las ganancias patrimoniales.

Coherencia fiscal

Ten presente la comprobación de cruces tributarios entre liquidaciones, coherencia de magnitudes y comprobación de la identidad entre contabilidad y liquidaciones tributarias: IRPF, IVA, Declaración Anual de Operaciones con Terceras Personas, Impuesto sobre Sociedades (IS), Retenciones, etc… y la revisión de la situación censal e IAE.

Verifica la obligación de la aplicación de algún régimen especial tributario, y  un análisis del cumplimiento de las obligaciones mercantiles: Análisis del Balance de Situación y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y sus principales ratios indicadores de solvencia, liquidez, etc.

Revisión exhaustiva de operaciones vinculadas (operaciones comerciales entre empresas del grupo, préstamos sociedad-socios o inter-sociedades, retribución administradores, etc.). Comprueba que existe coherencia entre los registros de IVA con los Libros Diario e Inventarios y Balances y con las declaraciones de IVA, y comprueba que el Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias que se ha hecho constar en la declaración del Impuesto sobre Sociedades coincide con la contabilidad.

Comprueba a través de un muestreo que las cifras de operaciones de clientes y proveedores que se hacen constar en el Modelo 347 pueden verificarse y son coincidentes con las cifras reflejadas en la Contabilidad, y comprueba la coherencia entre los modelos del IVA e Intrastat.

Comprueba coherencias entre los modelos de declaración del Impuesto sobre Sociedades y el importe contable de pagos fraccionados, y la coherencia de los modelos resúmenes anuales de los impuestos que estés obligado a presentar con las declaraciones periódicas de dichos impuestos. Comprueba la obligatoriedad de presentar autoliquidaciones periódicas, según el impuesto y el obligado tributario.

Consejos para afrontar una inspección fiscal

Hay que tener presente que el inicio de la Inspección Fiscal puede hacerse de dos maneras, mediante notificación al contribuyente del inicio de las actuaciones o mediante la comparecencia del inspector en las instalaciones del contribuyente. En cualquier de estos casos, Hacienda debe comunicar al contribuyente el inicio de la inspección, su alcance y a qué impuestos y qué ejercicios corresponde.

Si la inspección se va realizar en la Agencia Tributaria, el contribuyente recibirá una comunicación por escrito, bien mediante la entrega de la misma en el domicilio del contribuyente por parte de un agente tributario, bien con una carta con acuse de recibo. En este escrito se establecerán todos los datos al respecto y el día, la hora y los documentos a aportar. Ante esta situación, debemos personarnos en las dependencias que nos indican y llevar todos los documentos que nos soliciten.

Si tu empresa es objeto de una inspección o una comprobación, no es obligatorio que sea el propio administrador o un apoderado el que comparezca ante Hacienda, sino que se puede nombrar a un tercero (normalmente al asesor fiscal) para que te represente.

Cuando los inspectores comparecen en las instalaciones o empresas del contribuyente, sin previo aviso, debes saber que el inspector, por sí mismo, sólo puede acceder a las instalaciones de tu empresa si tú se lo permites. Por lo tanto, aunque no es la mejor forma de iniciar una inspección, puedes negarle la entrada. También el domicilio de las personas jurídicas (empresas) goza de protección, como el de las personas físicas, por lo que la inspección sólo puede acceder a él con consentimiento de sus representantes (siempre que previamente hayan sido informados de que pueden no hacerlo) o con autorización judicial.

Entre la documentación de la empresa que puede ser examinada en una inspección de Hacienda se encuentran las declaraciones y autoliquidaciones de impuestos, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier tributo, los libros y la contabilidad principal y auxiliar y todo tipo de ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con trascendencia tributaria, registros y archivos informáticos, etc. Por lo que tener un archivo ordenado y accesible es fundamental para poder aportar toda la documentación que sea necesaria.

Hacienda podrá demandar documentación de comprobación de hace más de 10 años; excepto que la normativa del tributo inspeccionado establezca otra cosa. Se debe aportar la documentación en los plazos que se reclaman. Si no se dispone de ella, habría que solicitar una ampliación para evitar sanciones. Hay que tener en cuenta que negarse a aportar documentación relativa a la empresa, y permitir su inspección, puede calificarse como de obstrucción o resistencia a la actuación inspectora, con imposición de sanciones graves o muy graves.

Desde el 12-10-2015, en general, el plazo de duración máxima de una inspección se amplía de 12 a 18 meses. Si en alguno de los años revisados tu empresa ha consolidado fiscalmente, ha estado acogida al régimen de grupos en el IVA, o su cifra de negocios ha superado los 5.700.000 euros, dicho plazo es de 27 meses. Además, la duración de la inspección se prolongará tres meses más si, entre otros supuestos, no aportas íntegramente la documentación que te soliciten tras el tercer requerimiento y la aportas posteriormente, cuando ya hayan transcurrido al menos nueve meses desde el inicio del procedimiento.

Las diligencias son documentos públicos que recogen lo que se ha observado en la comparecencia. El contribuyente afectado debe leerlos y exigir que incorporen sus manifestaciones si en algo no está de acuerdo. Al término de la inspección el contribuyente debe revisar el acta que se ha levantado derivada de la inspección. El contribuyente puede estar de acuerdo con los datos recogidos o no estarlo, determinando así si firma el documento de acta o no lo firma.

Las actas de inspección se clasifican en actas con acuerdo, de conformidad y de disconformidad, siendo diferente su tramitación. En un acta de conformidad, el contribuyente afectado está conforme con los hechos por los que se le imputan. En el momento en que el contribuyente la firma pasa a estar conforme, los hechos se presumen ciertos, no podrá rectificarlos y deberá hacerse cargo de la liquidación (salvo que se recurra por errores de hecho o indebida aplicación de la ley ). Si no se está de acuerdo, se debe dejar sin firmar. Un acta de conformidad conlleva una rebaja de la sanción pero se debe saber que una misma acta se puede firmar de conformidad una parte y disconformidad otra, beneficiándose así el contribuyente sólo de las partes con las que esté de acuerdo.

Conviene recordar que, en un procedimiento de inspección, Hacienda tiene facultad para asegurar los medios de prueba, a fin de impedir que desaparezcan, destruyan o alteren las pruebas. Así, puede precintar o incautar libros, documentos y equipos electrónicos, pudiendo recabar la colaboración de las autoridades y sus agentes (policía estatal o autonómica) para la adopción de tales medidas.

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