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Manual rápido para recortar gastos en tu negocio

Lo primero que hay que hacer es ver a los proveedores, rebajar los precios de productos y servicios adquiridos y alargar los plazos de pago. Esta es la terapia de choque. ¿Qué ocurre? Que las empresas además de proveedores son también empresas y tienen que mantener sus márgenes. Es un efecto dominó. Por ello, hay que buscar otras alternativas. ¿Qué alternativas? 

Rafa Galán | 10/05/2017
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Las empresas, en general, son conscientes de que es necesario optimizar al máximo cualquier departamento de la empresa (ya no hay gasto que no valga la pena analizar), pero, al mismo tiempo, no son conscientes de sus limitaciones: primero, en cuanto a tiempo: ¿Quién lo va a hacer? ¿El director financiero? ¿Servicios generales? ¿El jefe de compras...? Por lo general, son personas a las que les puede el día a día. Sentarse y establecer una planificación y dedicar unos recursos para definir una estrategia destinada a reducir los gastos generales representa dedicar unos recursos que muchas veces la empresa no tiene. Y lo que hacen es encargar esta tarea a personas dentro de la empresa sin experiencia. ¿Por dónde tienen que empezar?

1. Analiza si estáis utilizando los productos y los servicios que realmente necesitáis o si estáis utilizando servicios que vuestros proveedores os están ofreciendo. Es obvio que el proveedor de una marca de un producto o de un servicio determinado irá a la empresa a vender SU PRODUCTO y no le sugerirá que compre el de la competencia, que resulta que es mejor o sin ser mejor te aportará más valor que el nuestro. Es obvio que nadie lo hace. Y ahí está el primer análisis que tiene que hacer la empresa. Y ahí está la primera clave. En la mayoría de los casos no se están utilizando los productos y los servicios que realmente se necesitan.

2. Evalúa de la forma más objetiva posible si los procedimientos de compra y gasto de productos y servicios son los correctos. Desde el renting de vehículos hasta el gasto en energía, pasando por papelería... ¿estamos siguiendo unos procesos racionales para conseguir el mejor producto al mejor precio? Si vas a un proveedor para que te recorte el precio, conseguirás o no una rebaja, te vas encontrar con una limitación: su margen operativo. ¿Qué haces entonces? Cambiart los criterios de selección y anticiparte a tus gastos.

Capacidad para anticipar gastos

Hay un ejemplo clásico en el ahorro de costes para explicar la importancia de cambiar los criterios de selección de los productos y los procedimientos de compra y gasto (por ejemplo, gastos de viaje: el mismo billete, con el mismo avión al mismo destino se puede comprar de muchas formas). Las empresas dicen: me meto en Internet y busco la oferta más barata. Pero lo que tienen que plantearse es: ¿Cuántas veces al año voy a ir a ese destino y cuántas personas van a viajar? ¿Con cuánta antelación somos capaces de saber que iremos a este destino? Todo este análisis nos permitirá comprar no el billete en un momento determinado al mejor postor, sino negociar la compra de estos billetes con proveedores de estos servicios. Esto es lo que tiene como consecuencia un ahorro cuantitativo.

3. Organizar y agrupar gastos. Hay empresas que repercuten los gastos de viaje a ventas, las dietas por un sitio y los hoteles, por otro; hay que aglutinar lo que tiene una interdependencia y unirlo. A partir de ahí se busca una estrategia.

4. Prepara un manual de procedimientos. Para evitar la anarquía, sobre todo cuando se diluyen las responsabilidades, necesitas un manual con procedimientos operativos sobre cómo comprar. Las excepciones tienen que estar claras, porque si no es el manual lo que es excepcional. En el 99% de los casos, la gente que lleva compras está muy preparada, pero no tiene tiempo. Tiene que priorizar. ¿Qué hacen? Si la política de la empresa es gastar el 23% menos, ahorrar un millón de euros... hay muchas formas de ahorrar, y a lo mejor no es posible ahorrar un millón de euros. Hay que ver qué quiero, qué puedo hacer, qué medios voy a necesitar...

5. A lo mejor algo que funciona ahora, dentro de seis meses ya no funciona. A menos que la empresa ya no sólo implemente unos procedimientos para conseguir un ahorro, además tiene que mantenerlos actualizados, si no, en poco tiempo estará como al principio.

6. Principio de autoridad. Suele ocurrir de la siguiente forma: has implantado en el pasado unas medidas y los usuarios no han tenido más remedio que aceptarlo. Pero, poco a poco las medidas se van relajando y miras seis meses atrás y te encuentras con que no se ha implantado. Hay que ser conscientes de que los procedimientos se mantengan. Esto es difícil porque requiere tiempo y en algunos casos incluso una lucha constante. En ocasiones es como tratar con adolescentes, que están constantemente echando un pulso. Pierdes por cansancio. El objetivo que tiene que tener la empresa es buscar el procedimiento, implementarlo y mantenerlos actualizados hasta que los usuarios hagan uso de ellos de forma mecánica.

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