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La ciencia del trabajo

¿Por qué las oficinas abiertas no nos hacen más productivos aunque se empeñen en vendernos lo contrario?

Es una cuestión de ruido. Incluso el ruido de oficina de bajo nivel puede aumentar los riesgos para la salud y reducir la motivación de la tarea para los trabajadores. Eso por no hablar del efecto que tienen las interrupciones en nuestro flujo de trabajo. La ciencia lleva años demostrando que las oficinas abiertas no son la mejor solución.

Rafa Galán | 29/11/2017
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¿Sabes por qué Facebook –que tiene la oficina abierta, de momento, más grande del mundo– ofrece monitores grandes de 27 pulgadas para cada escritorio, así como auriculares con cancelación de ruido? Para ayudar a los empleados a bloquear las distracciones visuales y auditivas. Es una cuestión de productividad.

Mathew Davis, Desmond Leach y Chris Clegg, profesores de la Universidad de Leeds, decidieron analizar hace ya una década si los empleados de las oficinas abiertas se sentían o no más integrados en la empresa y si eran o no más productivos en un entorno de colaboración. En su estudio se encontraron con que sí, con que "las oficinas de planta abierta conseguían con éxito que los empleados se sintieran parte de un entorno más innvodaor y colaborativo", pero también con que "eran perjudiciales para la productividad del empleado, su período de atención, satisfación y pensamiento creativo, ya que generan más interrupciones, potencian el estrés y reducen el nivel de concentración".

Gary Evans y Dana Johnson, psicólogos ambientales de la Universidad de Cornell, fueron un paso más allá. En un popular estudio concluyeron que "concretamente, el ruido de bajo nivel en las oficinas de estilo abierto parece dar lugar a niveles más altos de estrés y una menor motivación de la tarea". 

Su investigación sugiere que incluso las oficinas abiertas moderadamente ruidosas podrían contribuir significativamente a problemas de salud como enfermedades cardíacas (debido a niveles elevados de epinefrina, una hormona del estrés) y problemas musculoesqueléticos. 

¿Qué es exactamente lo que analizaron? Evans y Johnson asignaron de forma aleatoria a 40 trabajadores con experiencia (todas ellas mujeres y con una edad media de 37 años) a una oficina silenciosa y a una con ruido de oficina de baja intensidad durante un periodo de tres horas.

Estos dos investigadores se encontraron con que los trabajadores en la oficina ruidosa "experimentaron niveles significativamente más altos de estrés (medidos con epinefrina urinaria), hicieron un 40 por ciento menos de intentos de resolver un rompecabezas irresoluble y únicamente hicieron la mitad de ajustes ergonómicos en sus estaciones de trabajo (eran menos propensos a ajustar sus sillas, reposapiés y atriles) que los trabajadores en oficinas silenciosas. El rendimiento de escritura, sin embargo, no se vio afectado", según apuntan en el estudio.

"Mientras que los estudios previos han analizado los efectos del ruido de alta intensidad, nuestro estudio es uno de los pocos que observan el ruido de baja intensidad. El ruido de la oficina tiene efectos modestos pero adversos sobre el estrés fisiológico y la motivación ", dice Evans.

"No estamos seguros de por qué esto es así", dice Evans. "Una posible razón es que bajo estrés, las personas se centran en su tarea principal o actividad. Este enfoque conduce a una menor flexibilidad en la consideración de alternativas durante la toma de decisiones, por ejemplo. Tal vez si las personas están trabajando en una tarea y están bajo más estrés, centrarse más en la tarea en sí, no ser tan conocedores como deberían ser para cambiar su postura o tomar un descanso ". 

Resulta curioso, sin embargo, que los propios trabajadores no informaron durante su investigación de niveles más altos de estrés en la oficina ruidosa. "Pero simplemente porque las personas no avisen de que las condiciones ambientales son negativas, no podemos suponer que no haya impactos adversos", dice Evans. "En términos prácticos, nuestros hallazgos son potencialmente importantes, porque si la motivación de los trabajadores es menor bajo el ruido de la oficina abierta debido a su incontrolabilidad, podrían adoptarse varias opciones de diseño. Por ejemplo, cuando se requiere concentración, los trabajadores pueden usar un entorno cerrado y silencioso dispositivos de sala o de sonido que controlarían. Este tipo de medidas podrían ayudar a aliviar los efectos nocivos del ruido de oficina en los trabajadores ".

Interrupciones

El ruido está claro que provoca interrupciones. ¿Hasta qué punto una interrupción afecta al desempeño en el puesto de trabajo? Un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology asegura que sufrir una interrupción aunque sólo sea de 2,8 segundos provoca el doble de errores en el trabajo que se está realizando. Una interrupción de 4,4 segundos provoca, según apunta esta misma investigación, el triple de errores.

Dos recientes investigaciones del Departamento de Psicología de la University of Southern Maine coinciden a la hora de señalar que la mera presencia de un teléfono móvil encima de la mesa, aunque no se esté utilizando, "provoca una disminución de la atención y un déficit en el desempeño de actividades que requieran procesos cognitivos complejos". Piensa en todos los teléfonos móviles en todas las mesas en una oficina abierta...

¿Qué es lo que funciona entonces?

La respuesta está también en otro estudio científico que lleva tiempo sobre la mesa. Lo llevaron a cabo So Young Lee, profesor de la Universidad Yonsei, y Jay Brand, un experto en psicología cognitiva. Tomaron como muestra a 228 empleados de cinco empresas de distintos sectores. Se encontraron con que "los participantes que afirmaron tener niveles altos de distracción estaban menos satisfechos con su entorno laboral", pero también con que "los empleados que consideraban que tenían un control personal sobre su espacio de trabajo, ya que su empresa les daba libertad para trasladarse si lo deseaban, aseguraron estar más satisfechos con su entorno laboral, más unidos al grupo y más satisfechos con sus empleos".

Lee y Brand concluyeron que la clave no está "en tener oficinas abiertas o despachos, sino en cuánto control permite la empresa que tenga el empleado sobre dónde y cómo quiere trabajar y ofrecer la posibilidad de espacios abiertos y espacios cerrados, y en dar la capacidad de que los empleados [no sólo los mandos intermedios] puedan ser independientes y estar aislados en unos momentos y estar juntos en otros, en función de sus necesidades".

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