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Cómo reducir el intercambio constante de correos electrónicos en tu oficina

El email, por sí solo, por si tenías alguna duda, no es una herramienta de gestión de trabajo.

Rafa Galán | 02/11/2017
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¿Qué se puede hacer entonces? ¿Qué deberías estar utilizando en lugar del correo electrónico? Como lo mejor es predicar con el ejemplo, le hemos preguntado a varios emprendedores durante los últimos meses y nos hemos quedado con la respuesta de Laura Celdrán, cofundadora de CoreBicyle, un buscador de productos online de ciclismo gratuito para los usuario. Esta es la forma que tienen ellos de organizarse huyendo de una avanlancha de correos electrónicos:

1.- “Para el equipo de marketing y producto (dónde el día a día responde a tareas que cambian y/o se añaden muy dinámicamente; esto es, para equipos con mucha cantidad de pequeñas tareas) se usa un documento Excel online (en nuestro gestor documental) para la organización del trabajo. En ese Excel cada perfil tiene asignadas sus tareas; en él, se añaden las tareas en vez de enviarlas por email. Todo el equipo consulta el Excel para saber qué tiene que hacer y marca las tareas como hechas cuando acaba con ellas”, explica Celdrán.

“Si enviáramos las tareas por email: perderíamos el tiempo sabiendo si “lo ha recibido” y tendríamos que perder el tiempo preguntando si se ha hecho o esperar respuesta por email", sigue.

"Además el Excel es cualquier forma estructurada de datos nos permite “priorizar” las tareas y tener presente en un único vistazo toda la información”, añade.

“Obviamente, hay información que se ha de intercambiar por email, como los emails de presentación de propuestas/ofertas a los clientes, pero no el listado de tareas a hacer”, apunta.

2.- “Para las tareas de repetición diaria o semanal o mensual: hay un apartado dentro del documento de gestión de tareas dónde se especifica, para cada una de ellas, la periodicidad y el responsable. De esta forma, todos saben fácilmente quién tiene que hacer qué”, argumenta.

“Para que el equipo “no se olvide”, que hay que hacer este tipo de tareas, se busca un patrón temporal que lo facilita; por ejemplo, en CoreBicycle todos los trabajadores del equipo de márquetin saben que los últimos 30 minutos de la jornada laboral son para hacer cada día las “tareas rutinarias”. Esto es, se “cuadra” la carga de tareas diarias, semanales y mensuales y para que queden cubiertas en esos 30 minutos diarios”, continúa.

3.- “Para el equipo técnico/informático (cuya organización responde a tareas de mejora o nuevas líneas de servicios/desarrollo y que requieren planificación temporal de actuación: son menos tareas pero de más larga duración) se usa la herramienta online Trello”, indica.

"Nosotros, por ejemplo, cada jueves por la mañana a primera hora nos reunimos “de forma online” con el equipo técnico por Skype y en 15 minutos se revisa todo el dashboard y se reorganiza, de forma conjunta, poniendo “tiempos” de cada tarea: se trabaja con Skype compartiendo pantalla para que todos sepamos qué se está haciendo/ de qué se está hablando", concluye.

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