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Cómo mejorar la productividad, la cohesión de equipos y la comunicación interna de tu plantilla a través de las herramientas de social media interno

Implanta las redes sociales en tu empresa

No dejamos de oír y leer sobre las bondades de las redes sociales como herramienta de marketing empresarial, pero... ¿nos hemos planteado aplicarlas también de puertas para adentro? Algunas empresas ya han empezado a implantar soluciones 2.0 entre sus equipos para mejorar la comunicación interna. Toma nota, si no quieres quedarte atrás.

Analía Plaza | 26/04/2011
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redes sociales internas
Las redes sociales, blogs internos y resto de herramientas sociales hacen más colaborativas a las empresas y a sus plantillas.

Decir que la comunicación, tal y como la conocíamos, se encuentra inmersa en un proceso de cambio no es nada nuevo. Con el desembarco y difusión de las redes sociales, nuestra forma de relacionarnos se ha transformado, y no sólo en el ámbito del ocio sino en todos. Sin embargo, muchas empresas siguen sin ver con buenos ojos el empleo de estas páginas en horas laborales.

“En muchas organizaciones se está confundiendo el uso de las redes sociales como algo ajeno al trabajo, como ocio, hasta el punto de impedir el acceso a sus empleados a estas herramientas desde el trabajo”, apunta Laura Rosillo, experta en Recursos Humanos 2.0.

¿Debería ser así? Todo lo contrario. “¡Lo que hay que hacer es ponerlo a tu favor!”, asegura Custodia Cabanas, profesora del Instituto de Empresa y directora del Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa. “La comunicación interna es fundamental, y si las tecnologías la fomentan, pues bienvenidas sean. Si tú como empresas no tomas la iniciativa, alguien lo hará por ti. Es algo que no puedes controlar: la información y la comunicación fluyen. Y si proporcionas esa ayuda, los empleados lo percibirán como algo colaborativo”, añade.

Estamos hablando del llamado software social o social media interno, una nueva tendencia en comunicación interna que consiste en trasladar los elementos de la Web 2.0 (wikis, lectores de RSS, microblogging, almacenamiento en la nube...) al seno de las empresas. Y que, bien usado, aumenta la productividad y cohesión de los equipos. “Nosotros lo estamos comprobando a diario: una vez que una organización prueba una solución que les facilita el poder comunicarse, compartir y gestionar archivos y trabajar en equipo en un único sistema, abandona las antiguas herramientas”, afirma Didac Lee, fundador de la herramienta de software social Zyncro.

Hagamos un poco de historia. Durante la década de los 90, las empresas empezaron a implantar Intranets, páginas estáticas para informar ‘desde arriba’ a los trabajadores. Con el tiempo, el concepto evolucionó hasta el portal del empleado, con actualizaciones más constantes y personalización de contenidos. Pero, como afirma Cabanas, “los portales se convertían en algo infumable. Eran más como el 1.0, una especie de volcado de información en la que no había comunicación. Los portales con herramientas de social media interno son la evolución natural, desde mi punto de vista”.

¿QUÉ HA CAMBIADO?
Lo que ha cambiado es que es el empleado el que alimenta el portal, es el que aporta información, el que modifica sus propios datos, el que traduce a lenguaje cotidiano los manuales y normativas de la organización e incorpora su experiencia”, apunta Rosillo.
Diego de Azcoita, director de e-learning de Adecco Training, se muestra incluso más tajante. “Lo que está claro es que la Intranet ha muerto. En ninguna se ha tenido en cuenta que la información tiene que ser de ida y vuelta, que tiene que haber feedback. Hasta la fecha son sólo vehículos de comunicación de arriba abajo, y, como está pasando con el consumo y los consumidores, los empleados quieren ser también parte de las decisiones”.

¿Cómo hacer frente a estos cambios y ponerlos a tu favor? En el mercado empiezan a proliferar herramientas dirigidas a la comunicación interna 2.0. Pero, antes de elegir una, deberás tener en cuenta tus necesidades y algunos consejos de implantación.

¿PARA QUÉ TIPO DE EMPRESAS?
“Básicamente, depende un poco de tus necesidades y de tu estructura”, apunta Cabanas. De momento, según explica Lee, “nuestros clientes principales son empresas de tamaño pequeño-medio, geográficamente dispersas y que intercambian documentos: agencias de publicidad y marketing, ingenierías y estudios de arquitecturas, oficinas técnicas, etc.” Incluso, desde Teambox (otra de las herramientas de software social española), indican que las agencias creativas están utilizando estas herramientas como “espacios compartidos con el cliente, donde tener visibilidad de tareas y compartir documentos”.

“La comunicación no pertenece a ningún departamento, es transversal. Al final, es un esfuerzo compartido de todo el mundo”, asegura la profesora del IE. Sin embargo, sí es cierto que el impulso debe provenir de algún área, ya sea el departamento de Recursos Humanos, el de Comunicación o la propia Dirección. Para hacer la transición llevadera, ten en cuenta estos pasos:
Busca un líder informal. Todos los expertos consultados coinciden: los usuarios que ya están acostumbrados a usar redes sociales tienen que tirar del resto. “Son los llamados community managers espontáneos”, apunta Cabanas.

Diseña tu plan. Evidentemente, no será el mismo en una consultora tecnológica que en una empresa de transportes, pero es importante establecer un camino para asentar la herramienta entre los empleados. “No se tiene que convertir en una pesadilla en la que de repente la plantilla vea toneladas de información indigeribles. Hay que diseñar bien el proceso, dependiendo de lo familiarizados que estén los empleados, del tipo de organización... Hay empresas que hacen auténticos programas de marketing interno, donde involucran a la gente como si fuera una campaña de venta interna. Es un proceso de construcción muy didáctico”, aconseja la profesora del Instituto de Empresa (IE).

Actúa con rapidez. “El desarrollo desde que la empresa se registra hasta que la solución está en pleno funcionamiento ha de ser rápido y muy fácil”, indica Lee. De otra forma, se corre el riesgo de caer en el ‘abismo del bar vacío” o de no despegarse de las herramientas actuales, como el correo electrónico. “La clave es la adopción. Es importante mantener un plan de transición”, indica David Niubó, business development de Teambox.

¿Redes abiertas? Para los empleados menos iniciados, los expertos recomiendan que la adaptación vaya del entorno cerrado y corporativo a las redes abiertas (Facebook, Twitter, etc.). “Facilitaría entornos protegidos dentro de la organización para que la gente perdiera el miedo a participar. Siendo interno, el objeto de las conversaciones no te es ajeno y el efecto de integración cultural dentro de la compañía es muy potente en una comunidad virtual”.   

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