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Habilidades

¿Cómo organizar tu tiempo de forma más inteligente?

Así podrás rentabilizar tu jornada eliminando los grandes ladrones de la organización diaria.

Isabel García Méndez | 08/04/2017
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Si quieres que algo salga, encárgaselo a alguien muy ocupado, dice el acervo popular y es una verdad incuestionable ¿Por qué? Porque cuanto menos tiempo tenemos, más se esfuerza nuestro cerebro en exprimir al máximo nuestra agenda. Existen algunas claves que pueden ser fundamentales para aprovechar mejor el tiempo y, sobre todo, para rentabilizar esos tiempos muertos de los que está cuajada la agenda diaria y que, minuto a minuto, pueden convertirse en oro bien rentabilizados o ser un coladero por el que se vaya al traste la más cuidada planificación. Veámoslos:

Prioriza.

Para rentabilizar al máximo tu tiempo y sacarle partido a esos espacios muertos es fundamental diferenciar entre lo que es importante y lo que es urgente. Debes fijar, preferiblemente por escrito, esas cuatro o cinco cosas que, sí o sí, tienen que quedarse resueltas hoy, el to do list... Son las cuestiones importantes que debes resolver en la jornada en curso para eliminar la sensación de agenda infructuosa y para garantizar los resultados del trabajo. Para determinarlas, recuerda el cuadrante de Stephen Covey. Él establece cuatro escenarios: lo urgente e importante (es aquello que debo hacer yo de forma perentoria); lo importante, pero no urgen
te (lo debo hacer yo, pero puedo planificarlo); lo urgente, pero no importante (puedo delegarlo) y lo no urgente y no importante (es perfecto para hacer precisamente en los tiempos muertos).

Agéndate tiempos extras.

Se trata de engañarte a ti mismo dejándote en la agenda tiempos extras. Es lo que haceLuis Martín Cabiedes,socio fundador de Cabiedes & Partners: “Tengo reuniones de una hora, pero me las agendo de dos, de manera que si me interesa lo que me está contando el emprendedor, continúo la reunión o si me sobra tiempo aprovecho para hablar con ese otro al que hace tiempo que no veo o leer un artículo que llevo posponiendo...”.

Asigna los ladrones de tiempo.

A lo largo del día nos topamos con los llamados ladrones de tiempo,que pueden arruinar la planificación más eficiente: el móvil, el correo electrónico, Internet, el de “tienes un minuto”, la llamada intempestiva... Son miles las ocasiones en las que nuestra atención se ve alterada por estos robahoras, de manera que lo mejor es fijar plazos para finalizar una tarea y reservar los tiempos muertos para esos ladrones de tiempo. Es decir, resérvate ese momento de desconexión para tomar un café o refrescar tu mente, entre tarea y tarea, para ponerte al día con tus chats, tus blogs o tus correos. Y en el caso de las personas o llamadas telefónicas que interrumpen, emplázalos siempre para más adelante y de nuevo aprovecha esos tiempos muertos para resolver esos imprevistos.

Vete bien provisto.

Según Ceferí Soler, profesor de Dirección de Personas y Organización de ESADE, “no puedes controlar los incumplimientos de los demás, de manera que es recomendable llevar siempre encima tu smartphone,tu tablet,un pen drive o cualquier otro dispositivo que te permita recrear de forma virtual tu oficina ante cualquier imprevisto o demora que surja, ya sea en una reunión, en un viaje o ante un cliente”. Las nuevas tecnologías ahora permiten trabajar en remoto prácticamente desde cualquier rincón del mundo, así que aprovéchalas en tu beneficio.

Aprende a decir no.

A menudo, el tiempo nos devora porque nos dejamos enredar en complicaciones que no nos corresponden y esos nuevos compromisos que adquirimos nos impiden afrontar con acierto nuestras propias obligaciones. Por eso es muy importante saber negarse a las peticiones ajenas. Primero hay que atender a lo que es importante para nosotros, después a lo que es urgente, a continuación a lo que nos es placentero y sólo, en último lugar y si nos queda algún tiempo muerto, a los asuntos de terceros. Esa es la clave.

Y relájate...

O dicho en otras palabras, el entretenimiento también es productivo. En efecto, nuestra mente necesita descansar y disfrutar, de manera que no pasa nada por destinar una parte de los tiempos muertos a divertirse o a relajarse, ya sea resolviendo pasatiempos, practicando la meditación, escuchando música o leyendo sin más, sin pretensiones de sacar nada provechoso a cambio. En definitiva, se trata, como resume Merche Aranda, directora de Ideare Consulting, de entender que “el tiempo muerto es una oportunidad para encontrar algo que hasta ese momento no se me había ocurrido o que me permite optimizar algo hasta entonces inimaginable”.


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