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Tecnología: cómo equipar tu empresa sin que sufran tus cuentas

Renovación continua, desgravaciones fiscales y cuotas cómodas son tres de las ventajas que hacen del renting la gran apuesta de las pymes para su equipamiento tecnológico.

21/01/2016

El renting tecnológico, es decir, la opción de “alquilar a medio y largo plazo equipos informáticos (software y hardware), ofimáticos o comunicación, con prestación de servicios de mantenimiento, que permite, a cambio de una cuota mensual fija, renovar o ampliar los equipos de la empresa o negocio” (en palabras de Javier León, director de BanSabadell Renting), está adquiriendo cada vez más peso entre las pymes y los emprendedores. Sobre todo, entre las primeras. Tanto es así, que entre 2013 y 2014 creció un 24,7%, según la Asociación Española de Leasing y Renting (AELR), pasando de los 122,3 millones de euros de volumen de inversión en el 2013 a los 201,7 millones contratados en el pasado ejercicio.

Aunque es cierto que conocer el porcentaje que representa de todo el equipamiento tecnológico de las empresas es muy difícil, porque, como reconoce Manuel García, secretario general de la AELR, “el renting no está acotado. Cualquiera puede hacerlo por lo cual es muy difícil cuantificar el volumen de negocio,” en 2012 se calcula que representaba el 37% de todo el equipamiento tecnológico de las empresas, dato que sufrió un retroceso en 2013, pero que en 2014 se ha disparado hasta sobrepasar el 40%. Y creciendo. ¿Por qué?

Las claves de la fórmula

Los expertos reconocen que el equipamiento informático y tecnológico en general (ordenadores, móviles, software) es uno de los activos empresariales que  mayor obsolescencia tiene y más rápida depreciación, una de las condiciones fundamentales que debe tener un bien para ser susceptible de renting. La otra condición sine qua non es que no vayas a usar el renting toda la vida útil del producto (porque, en ese caso, sería como una compra a plazos) y que lo que vas a pagar no supere el 90% del coste total del producto, porque si lo sobrepasa deja de interesar la opción.

Conozcamos cuáles son las claves de un buen renting tecnológico:

Es un alquiler sin propiedad. Como buen renting, es un contrato de alquiler sin opción a compra, aunque en el caso de la modalidad tecnológica es fácil llegar a un acuerdo con el proveedor final para optar a la propiedad del equipo. Normalmente, es el usuario el que escoge el tipo de equipamiento que desea y la compañía de renting se encarga de adquirirlos al proveedor y negociar la financiación con el usuario.

A medida. A diferencia de otro tipo de renting, como el de coches, en el tecnológico es difícil hablar de cuotas estándar puesto que los servicios contratados son completamente a medida. Es decir, hay tantas ofertas como gustos y necesidades puede tener el cliente: desde un sencillo ordenador, hasta todo un centro informático o una oferta tecnológica global que incluya todas las necesidades informáticas y electrónicas de la compañía por una cuota mensual.  La única limitación suele venir de los importes mínimos que establecen las empresas proveedoras de renting, muchas de las cuales no suelen aprobar operaciones por debajo de una cantidad que, a menudo, deja fuera a los emprendedores.

Con servicios extras. Normalmente incluye entrega, instalación mantenimiento, seguro y, muchas veces, asistencia. Si no abarca estos servicios es posible que estemos ante un alquiler puro y duro y no un renting. Como explica Raúl Suárez, product manager de Tecnología de Caixa Renting, “el renting ha de integrar servicios que permitan al cliente olvidarse de la puesta en marcha y la gestión de los equipos: asesoría técnica, gestión de pedidos y control de instalación, gestión de averías/mantenimiento, gestión de siniestros, renovación tecnológica,  devolución y retirada de los equipos”.

Y unos plazos determinados. En el caso del equipamiento tecnológico, los plazos de alquiler que se manejan oscilan entre los 12 y los 36 meses. Unos periodos menores que el que se da a los coches (60 meses como máximo), pero lógico puesto que la depreciación y obsolescencia de los equipos tecnológicos también es más rápida.

En definitiva, “el renting constituye para el cliente una forma de externalizar  la gestión de su parque informático y ofimático”, resume José Martín Castro Acebes, director general de la Unidad Leasing y Renting del Banco Santander.

Precauciones a la hora de contratar el servicio

Ni todos los proveedores son iguales ni son igual de válidos para los distintos clientes, por eso es importante adoptar algunas precauciones al contratar el renting tecnológico.

Que se adapte a tus necesidades. Aunque sea muy evidente, es importante, como recuerdan desde Banco Popular, conocer  qué es lo que realmente necesitas para el desarrollo de la actividad y, si no lo tienes claro, “dejarse asesorar por un experto para ver cuáles son sus necesidades reales, así como saber que a qué proveedor recurrir para la adquisición de los bienes”, insisten.

Para Alex Net, adjunto a dirección de la empresa Microblau (servicios integrados de informática empresarial), “lo ideal es que el proveedor que elijas conozca muy bien de tecnología para que te pueda asesorar sobre las necesidades que tenga tu empresa, de manera que la propuesta de renting no esté ni infra ni sobredimensionada. La gracia de esta modalidad está en que lo que contrates ahora esté vigente hasta el final del contrato”.

Que sea flexible. Como insiste Suárez, de Caixa Renting, “la opción que elijas debe facilitarte la posibilidad de tener una renovación tecnológica, permitiendo cambiar equipos o ampliar el contrato cuando lo desees”. Y, como recuerda Castro, de Bansatec, “también permitirte la entrega de los equipos de una forma sencilla y rápida”. Pero, además, debe ser capaz de adaptarse a tus necesidades empresariales con rapidez, de manera que pueda crecer contigo en momentos de expansión y decrecer si necesitas recoger velas. “El renting debe ser algo evolutivo, que se adapte con rapidez a las transformaciones que se producen en la empresa, de una forma ágil, de manera que cuando se produzca un cambio de estructura no tengas que esperar meses para adaptar tu equipamiento tecnológico”, explica Juan Carlos Fariñas, director de la delegación de Barcelona de Grenke.

Sin sorpresas. Desde Banco Santander recuerdan que, “al contratar renting tecnológico es importante comprobar que todos los costes están incluidos en la cuota, y que ésta es constante y no varía durante la vida del alquiler, ni por revisiones de precios ni por costes adyacentes, sin imprevistos y para evitar sobresaltos”.

Con el plazo adecuado. “Debes asegurarte que el tiempo, el plazo que escojas para tu renting, sea el adecuado para garantizar que no va a haber obsolescencia, puesto que al fin y al cabo éste es uno de los grandes atractivos de esta fórmula de financiación”, recuerda el secretario general de la Asociación Española de Leasing y Renting.

Independiente. Conviene que tu proveedor de renting sea independiente de marca y proveedor para que puedas elegir según tus necesidades, que te dé la posibilidad de contratar con el fabricante que desees y coger el equipo que tú quieras. Algo en lo que insiste José Martín Castro: “El asesoramiento inicial en la elección de equipos para cubrir mejor sus necesidades debe ser independiente para proporcionar lo mejor de cada marca y proveedor, constituyéndose en un verdadero experto informático, al tanto de las últimas opciones en tecnología y con capacidad para aconsejar al cliente”.

Rápido. Siguiendo de nuevo a Juan Carlos Fariñas, “debes tener cuidado con la burocracia y el papeleo que puede retrasar mucho la concesión del crédito. Hoy en día exiten fuentes externas suficientes para valorar la viabilidad de una operación sin necesidad de marear al cliente con papeleo”.

De hecho, según el informe Inversión TIC en épocas de restricción: tendencias del renting tecnológico elaborado por Grenke, “para el 49,21% de los proveedores de tecnología encuestados, el exceso de papeleo y burocracia es una de las causas de la lentitud en la expansión del renting tecnológico en nuestro país”.

Con servicios extras. Escoge un proveedor que te ofrezca los mejores servicios. Preferiblemente, que incluya un seguro a todo riesgo que cubra todo tipo de equipos, incluso aquellos que son móviles o portátiles, con la cobertura más amplia y, a ser posible, sin franquicias, para que el cliente disfrute de ellos con todas las garantías. Ahora bien, ten la precaución de asegurarte que “incluye los servicios que realmente necesitas y no aceptes aquellos que quiera meterte el proveedor”, aconseja Manuel García. 

Y con el tamaño apropiado. Según Fariñas, no todos los proveedores de renting son apropiados para cualquier pyme y emprendedor, porque algunos establecen un límite mínimo o piden tal cantidad de estudios de viabilidad previos que impiden el acceso a esta fórmula de financiación a personas físicas.

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