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Guía rápida para la constitución de tu empresa

Te recordamos cuáles son los trámites y aspectos legales que intervienen actualmente en la creación de una empresa para que tomes las decisiones adecuadas, evites problemas y solo que tengas que preocuparte por llevar tu negocio al éxito.

18/12/2017
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La puesta en marcha de cualquier proyecto empresarial requiere adoptar decisiones en cuanto a la configuración del soporte jurídico.

A la hora de constituir una empresa se puede optar por distintas opciones: empresa individual, sociedad limitada o sociedad anónima, comunidad de bienes, etc. Para que la decisión sea la correcta es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica. Cuando una persona o un grupo de personas tienen una idea empresarial y deciden llevarla a la práctica, se inicia un proceso de dudas y preguntas acerca de cómo abordar el proyecto: cómo organizar la empresa, cómo financiarla, cómo es el mercado, cuál es la cobertura legal, qué obligaciones se contraen, qué riesgos se asumen, etc.

Una parte importante es conocer los aspectos legales que deben reflejarse en el plan de empresa, y que hacen referencia a los diferentes trámites jurídicos que se deben abordar: Hacienda, Seguridad Social, licencias y permisos administrativos, protección de datos, responsabilidad medioambiental, patentes, marcas y otros tipos de registros, entre otros.

A continuación veremos de forma resumida algunos de estos aspectos:

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¿QUÉ TRÁMITES DEBO REALIZAR?
Generales

Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores     
Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios individuales, los profesionales y las sociedades.

Impuesto sobre Actividades Económicas    
Es un tributo derivado del ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas.

Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)     
Régimen que regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos (empresarios individuales), comuneros y los socios y administradores de algunas sociedades.

Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social     
El alta en el régimen de la Seguridad Social que corresponda en cada caso, estará condicionado al tipo de sociedad y/o a la participación en el capital social.

Obtención y legalización del Libro de Visitas     
Se impone a las empresas, adquirir o diligenciar cualquier clase de libro para anotar las actuaciones de la Inspección de Trabajo.

Legalización del Libro de Actas, del Libro Registro de socios, del Libro-registro de Acciones nominativas y del Libro Registro de Contratos entre el socio único y la sociedad     
La legislación actual obliga a las sociedades mercantiles a llevar unos libros-registro (de actas, de socios o de acciones) y a realizar anualmente su presentación en el Registro Mercantil Provincial.

Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales     
Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Obtención de un certificado electrónico     
El certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma.

Según la actividad 

Licencia de actividad     
Licencias de instalaciones y obras, licencias de actividad y licencias de funcionamiento.

Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros     
En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros.

Registro de ficheros de carácter personal     
Obligación de los responsables de gestionar datos de carácter personal para garantizar el derecho a la protección de dichos datos.

En caso de contratar trabajadores

Inscripción de la empresa     
La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones (Código de Cuenta de Cotización).

Afiliación de trabajadores     
Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social.

Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social     
Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.

Alta de los contratos de trabajo     
Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena.

Comunicación de apertura del centro de trabajo     
Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.

Obtención del calendario laboral     
Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible.

Complementarios

Registro de signos distintivos     
Los signos distintivos se utilizan en la industria y en el comercio para distinguir los productos o servicios de una empresa de las demás concurrentes en el mercado.

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Los costes de constitución

Constituir una empresa lleva consigo una serie de costes iniciales. Entre estos costes destacan los notariales, los de Registro Mercantil y asesoramiento profesional. Sin olvidarnos, por otro lado, de la aportación de capital mínimo que tienen que hacer los socios dependiendo de la forma jurídica adoptada para ejercer la actividad empresarial.

Los autónomos conllevan menos gestiones para su constitución. Las personas físicas no necesitan aportar un capital mínimo exigible por la legislación, mientras que las jurídicas sí, salvo excepciones. Como autónomo, el coste y el tiempo de constitución es menor, porque sólo hay que cumplir con dos trámites: acudir a Hacienda y a la Seguridad Social, y no requiere desembolsar ningún tipo de capital previo. Adicionalmente a todo ello, hay determinadas gestiones como la obtención del NIF provisional y definitivo, alta en la Seguridad Social, alta en la Agencia Tributaria, etc.

La constitución de cualquier tipo de sociedad, conlleva una serie de gastos que deberán tenerse en cuenta a la hora de la creación de una empresa. Estos gastos están asociados a los siguientes trámites: Certificación negativa del nombre; Redacción de Estatutos; Honorarios de Notaría; Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD), Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) en determinados supuestos, Registro Mercantil, etc. También tendremos que evaluar otros gastos relacionados con el resto de trámites, de carácter general y/o específicos, que puedan repercutir en cada empresa en particular.

También, para la constitución de una sociedad es recomendable contar con el asesoramiento y consejo de un experto.

Además, no podemos olvidar los costes fiscales de inicio de actividad o constitución de la sociedad. Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades, las sociedades civiles y las entidades del artículo 35.4 de la Ley General Tributaria que tengan un importe neto de la cifra de negocios superior a 1.000.000 de euros estarán obligados a satisfacer el IAE, pero no así las personas físicas y las entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios no sea superior a 1.000.000 de euros. También, en los supuestos señalados en la norma, hay que pagar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD), en la modalidad de operaciones societarias.

Cómo realizar los trámites

El sistema de creación de empresas pivota en torno a los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), entre los que se encuentran las notarías. Los PAE utilizan el sistema de tramitación telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresa (CIRCE). En los PAE se elabora el Documento Único Electrónico (DUE), que contiene todos los datos necesarios para la constitución de sociedades y el inicio de su actividad económica. La ley distingue dos procedimientos para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada, que en todo caso exigen la escritura pública notarial, en función de que utilicen o no los “Estatutos tipo”:

1. Acudir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) para iniciar la tramitación del Documento Único Electrónico (DUE). En este caso el PAE tramita necesariamente la constitución de la sociedad a través del portal CIRCE, y también elabora el citado DUE.

2. Acudir directamente a la Notaría (en este caso, los interesados deciden si quieren o no que se tramite el DUE y si quieren o no usar la plataforma CIRCE).

Para crear una empresa por internet, el emprendedor por sí mismo o acudiendo a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE), debe cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE). Si escoge este último sistema, el único desplazamiento a realizar es acudir a la notaría. Con el envío a través de internet del DUE cumplimentado, se inicia la tramitación telemática. A partir de este momento el sistema de tramitación telemática (STT-CIRCE) envía a cada organismo interviniente en el proceso, la parte del DUE que le corresponde para que realice el trámite de su competencia. El sistema, también, permite consultar, a través de internet y previa autenticación, el estado del expediente. Además, se pueden recibir mensajes en el teléfono móvil comunicando la finalización de los trámites más significativos.

Queda exenta del pago del ITP/AJD la constitución de sociedades, el aumento de capital, las aportaciones que efectúen los socios que no supongan aumento de capital, y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social de una sociedad, cuando ni una ni otro estuviesen previamente situados en un Estado miembro de la Unión Europea.

5 pasos para darte de alta como autónomo

Si has decidido lanzarte a la aventura empresarial como empresario físico, en vez de constituir una sociedad jurídica, debes saber antes de empezar que no existe capital mínimo legal para ser autónomo, pero que con esta forma legal, te responsabilizas con todos tus bienes de las futuras deudas que puedas contraer. Además, a la hora de calcular los impuestos que te corresponden por tu actividad económica estarás sujeto a pagar el IRPF (en vez del Impuesto de Sociedades).

Estos son los pasos que debes dar para constituirte como autónomo.

1. Ir a la Agencia Tributaria para darse de alta en el Censo de Empresarios. La información que te van a solicitar se utilizará también para gestionar los impuestos que debes pagar.

2. Ir a la Tesorería General de la Seguridad Social. Allí debes obtener el número de afiliación a la Seguridad Social si no lo tienes y darte de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). Además, deberás inscribir la empresa para que te asignen como empresario un número para tu identificación y control de tus obligaciones: el Código de Cuenta de Cotización.

3. En el momento de inscribirte, deberás hacer constar la entidad gestora o mutua por la que optas para cubrir el riesgo por enfermedad profesional y accidente de trabajo. Desde 2007, todos los autónomos tienen la obligación de cubrir estas contingencias, además de la incapacidad temporal, con una mutua.  

4. Una vez inscrito, debes comunicar la apertura del centro de trabajo en la Consejería de Trabajo de tu comunidad autónoma.

5. Es necesario solicitar las licencias pertinentes en función del tipo de actividad que vayas a desarrollar. Las licencias varían de una comunidad a otra y de un municipio a otro.

 
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