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HABILIDADES
Nº 124 Enero 2008 pág. 46
Controla la puntualidad, mantén a raya a los perturbadores... 'Hoja de ruta¿ para evitar sesiones de trabajo caóticas e interminables
Cómo organizar reuniones productivas y rentables
Te damos remedios prácticos para que superes la 'reunitis', un mal que sufren y padecen la gran mayoría de las organizaciones.
Las reuniones en sí no son las que hacen perder el tiempo, sino las personas que participan en ellas. Es cierto que el mundo de los negocios peca de excesiva 'reunitis¿. Se convocan muchas y el coste es excesivo para las organizaciones. Según Diego Vicente, profesor de liderazgo del Instituto de Empresa (IE), que cita datos de la revista Business Week, ¿para hacerse una idea de la magnitud, en Estados Unidos se realizan cerca de 11 millones de reuniones diarias y el gasto que conlleva con respecto a una empresa es del 10% del coste de su plantilla¿. Pero también es cierto que muchas de esas reuniones son necesarias e inevitables. Entonces, ¿qué se puede hacer? Es fundamental planificarlo todo al detalle. Antes de nada, lo primero que debes preguntarte es si convocar una reunión es lo más adecuado. ¿Y cómo lo puedes saber? ¿Cuál es el objetivo? Según Robert F. Miller, experto en habilidades directivas, debes tener en cuenta qué es lo que pretendes conseguir, es decir, cuál es el objetivo. ¿Si pretendes, por ejemplo, distribuir información, puedes elegir entre la reunión, el memorando o el informe. Si se trata de resolver un conflicto interno, es mejor llamar a los afectados uno a uno para allanar el camino. Una decisión mayoritaria puede obtenerse convocando una reunión para solicitar votación a mano alzada, por correspondencia o por teléfono, si los votantes conocen de antemano las informaciones pertinentes a la cuestión¿. Pero también es posible que sea necesario debatirla. En ese caso, ¿pueden impartirse instrucciones por medio de un manual, pero la naturaleza del tema tal vez haga necesaria una reunión explicativa', asegura este experto en su libro Organice sus reuniones de manera óptima. En el caso de que se pretenda, por ejemplo, influir sobre las opiniones de otros, ¿puede ser adecuado convocar una reunión o, quizá, sea mejor intentarlo en conversaciones individuales. Una propuesta bien redactada e ilustrada de manera impactante puede ser tan eficaz para captar un cliente como una presentación verbal. En cambio, si se quiere fomentar el espíritu de equipo, la reunión es quizá el instrumento idóneo', subraya Miller. Y ¿cuál es el coste? Otro aspecto que debes valorar previamente es el coste de la reunión. ¿Al tomar la decisión de convocarla, es recomendable comparar su coste con el de las posibles alternativas. El único caso en el que es posible obviar este dato es cuando la reunión se hace imprescindible e inevitable', afirma Miller. Una de las fórmulas para calcular el coste es la de considerar el salario de los asistentes y el valor del tiempo empleado (¿la duración media suele ser de dos horas', apunta Vicente). Así, se puede multiplicar el tiempo por el número de asistentes y valorarlo según el salario por hora de cada uno de ellos.
