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Cómo hacer facturas con Excel

Cualquier versión actualizada de Excel dispone de plantillas de facturas. Aunque llevar la facturación con Excel tiene un inconveniente: resulta muy complejo.

19/08/2015
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Dejémoslo claro desde un principio, para evitar malentendidos: Excel es probablemente el programa más poderoso y polivalente con el que una empresa puede contar. ¿Quién se atreve a negar la evidencia?

Cualquiera que se haya asomado al abismo de la hoja de cálculo sabe de lo que hablo. Y es que con Excel pasa como con las grandes urbes: nunca te las acabas aunque lleves semanas pateándolas. Siempre, en cualquier esquina, te esperará una sorpresa.

La diferencia es que con Excel no todas las sorpresas son gratas, especialmente cuando a uno le aparecen los clásicos códigos de error y terror: #¡VALOR! “, “#¡DIV/0!”, “#¡NULO!”…

Por lo que convendría rebajar esta retórica entusiasta para un programa que fue pensado, fundamentalmente, para hacer cálculos. Así que al grano.

Hacer facturas con plantillas de Excel

Decíamos que Excel es un programa polivalente. Y es que sirve para todo. Hasta para la facturación.

Cualquier versión actualizada de Excel dispone de plantillas de facturas. Se trata de una opción cómoda y rápida para emprendedores que no quieren perder el tiempo con una tarea tan poco edificante como imprescindible.

Sólo has de seleccionar la plantilla que más te convenza y rellenar los campos correspondientes. Las plantillas de factura de Excel cumplen con todos los contenidos de la normativa de facturación, por lo que no deberías quebrarte la cabeza pensando en el “¿Me habré dejado algo?”. Al menos en un principio. Volveremos con eso más adelante.

Desventajas de Excel para hacer facturas

Trabajar con Excel tiene un gran inconveniente: se trata de un programa complejo que está al alcance de todo el mundo. Cualquiera puede abrir una hoja de Excel y ponerse a escribir, aunque no tenga ni idea.

Hacer facturas con Excel no es tan dramático (en otro momento hablaremos de la contabilidad), pero aun así convendría no subestimar el programa.

Aparte de la complejidad inherente, Excel presenta otros inconvenientes para hacer facturas. Aquí van las principales:

     La serie numérica has de controlarla manualmente.

    Al hilo de lo anterior: Excel no recuerda clientes, facturas pasadas, productos o servicios e impuestos.

    Las plantillas de factura no están al día de las modificaciones en la normativa de facturación, por lo que has de estar atento. Y bastante, pues estos cambios no suelen salir en primera plana de los periódicos ni abren los telediarios.

    Las plantillas de factura de Excel tienen un diseño muy limitado y poco manejable.

    La organización de las facturas no es de lo más óptimo. Más bien es de lo más molesto. No queda otra que abrir una carpeta, ya sea por cliente y año de facturación, e ir almacenando ahí las facturas. No es muy práctico, pero es lo que hay.

En resumen: facturar con Excel consume más tiempo y es más trabajoso. Nadie duda de las excelencias de este programa de cálculo para lo que es su cometido principal, por el que se creó, pero cuando toca llevar una facturación ordenada y racional, Excel no resulta la opción más ejemplar.

Las cinco desventajas citadas dejan de serlo con un programa de facturación, que para eso está diseñado: para automatizar tareas, agilizar la gestión de las facturas y ahorrarte tiempo y trabajo.

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