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Siete errores capitales de la facturación

No repasar la factura, confundirte de cliente, detallar mal un producto… Estos y otros errores restan profesionalidad a tu trabajo. ¡Presta atención!

02/12/2015
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A estas alturas del partido ya te habremos repetido cien veces lo importante que es la facturación, que no la descuides, ni la infravalores, etc. Pues venga, te lo repetimos una vez más: la facturación es importante para tu negocio. Y si es facturación online, todavía mejor.

La facturación es tan importante que los errores que cometes pueden salirte caros, y no sólo hablamos de dinero: por un lado, transmites falta de profesionalidad y seriedad; y, por el otro, abocas la gestión de tu empresa a la jauría del caos y del “qué se ha hecho de esa factura”.

Para ilustrarlo mejor, te vamos a obsequiar con una recopilación de los errores más comunes que cometen muchos emprendedores con la facturación. La intención no es sacar los colores a algunos (¡como si nosotros no cometiéramos errores!), sino en evitar que se produzcan.

Vaya por delante que muchos de estos errores se pueden evitar con un buen programa de facturación. Pero aun así no está mal tenerlo en cuenta. Por si acaso.

1. No revisar la factura antes de enviarla.

Te has dejado el CIF o NIF de tu cliente o lo has escrito mal; has puesto mal el tipo de IVA y, lo más cutre, hay errores tipográficos que harían sonrojar a un niño de párvulos.

Esto, por decirlo suave, no resulta muy profesional. Denota descuido y no es el mejor marketing para un negocio. ¿Qué pensarías si un proveedor te envía una factura plagada de errores? Pues lo mismo que tu cliente al recibir la tuya lleva de errores: como sea igual de profesional prestando el servicio… En fin.

Repasa tres veces la factura antes de enviarla, punto por punto, desde el nombre y datos fiscales de tu cliente hasta la suma total, pasando por cada producto facturado y cada tipo de IVA anotado.

Recuerda, por último, que si usas un programa de facturación no se debe eliminar una factura ya emitida aunque contenga errores. Has de emitir una nota de crédito y luego crear una factura nueva. Pero esta vez sin errores.

2.- No facturar lo antes posible.

Es, tal vez, la versión contable del “vuelva usted mañana”, pero de mayor gravedad por lo de autodestructivo que tiene.

Pues si Larra reservó esta expresión al funcionario de ventanilla, por su completa indiferencia frente a los problemas de los ciudadanos (que ni le iban ni le venían), para un emprendedor esto tiene delito.

Y decimos que tiene delito porque el principal perjudicado eres tú. Así que imponte la sana costumbre de facturar a tu cliente una vez acabado el servicio o proyecto. No lo dejes para mañana, porque él no volverá.

3.- Enviar la factura a la persona equivocada

Qué mal, ¿verdad? Aunque no lo creas, es un error muy común, pero por común, no menos lamentable. No veas la cara que se le queda a tu cliente (equivocado) cuando le llega una factura que no va para él.

Y la que se le puede quedar a tu otro cliente, a quien debería haber llegado esa factura. Piensa: estás revelando datos confidenciales a terceros y te puedes comer un buen marrón. Ya no sólo legal. También comercial, pues estás revelando tratos comerciales (descuentos, precios especiales, etc.) que tienes con un determinado cliente y no con otro (el que ha recibido por equivocación la factura).

Por otro lado, si tu cliente es una empresa más grande, con más trabajadores, envía la factura a la persona responsable, que no siempre es el comercial con quien cerraste el trato. Es común que en una empresa de mayor tamaño la factura duerma el sueño de los justos por no haberla enviado a la persona correcta. Y luego, claro, no te pagan.

4.- No saber detallar tu producto o servicio.

Hay muchos emprendedores de prosa difícil y verbosa, que cuando han de detallar el producto o servicio que están facturando les sale una vena cervantina del tipo “En un lugar de la Mancha…” y esto no hay quien lo pare.

Pues bien: tu cliente (y tú también) os tenéis que aclarar en esto de la forma más breve y clara. Por lo que mejor no tirar por los anchos campos de Castilla y centrarse en el producto o servicio con claridad y concisión. De este modo tu cliente se podrá ubicar y ambos podréis archivar la factura y el tipo de producto o servicio correctamente y sin rodeos.

5.- No señalar la fecha de vencimiento y la forma de pago.

Dos clásicos que, en muchas ocasiones, se sirven juntos. Recuerda: las cosas claras y el chocolate espeso. Por lo que no esperes que tu cliente tenga que adivinar la fecha de vencimiento de la factura, que puede correr el riesgo de acabar, simple y llanamente, en fecha ilimitada de pago.

Ni tampoco le dejes la duda del cómo ha de pagarte, si en metálico, por transferencia o paloma mensajera. No olvides que hay formas avanzadas y cómodas de pago, como Paypal. Y por eso de ponérselo fácil lograrás que te pague antes (tendrá menos excusas para la pereza).

6.- No poner el logo en la factura.

Puede parecerte un detalle menor. Algo estético y posh. Pues bien: no es así. El logo es a tu empresa lo que el escudo o bandera a un país: sin ella no eres visible. Y recuerda: promoción, promoción, promoción.

7.- Añadir cargos no negociados anteriormente.

Esto es feo. Muy feo. Y rebasa, incluso, la palabra “error”. Sinceramente, cargarle por lo bajini a tu cliente lo que no has negociado antes de prestarle el servicio es pura y llanamente una estafa. Así de claro.

En esta lista de los errores hemos omitido señalar (deliberadamente) el de “no facturar”. Pues eso ya no es sólo es un error. Es una idiotez que, además, es ilegal. Por lo que haremos ver que aquí nadie ha caído en eso. ¿Capisci?

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