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¿Cómo sobrevivir en el laberinto de las facturas?

Facturas simplificadas, facturas proformas, facturas rectificativas… Existen diferentes tipos de facturas según su contenido, su función comercial o fiscal y el soporte.

13/10/2015
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A menudo llaman clientes para preguntarnos si Debitoor puede hacer facturas rectificativas, facturas electrónicas o, simplemente, para preguntarnos qué es eso de una factura proforma y que ellos sólo quieren hacer facturas y punto.

Entendemos que el mundo de las facturas confunda, especialmente, cuando se está empezando. Pero la tipología no es caprichosa, aunque quizá podría ser más sencilla.

La Agencia Tributaria, como ya decíamos en otro lugar, distingue entre factura simplificada y factura completa según los contenidos. Aunque en otro lugar también menciona las facturas rectificativas y las facturas electrónicas (o e-Factura), como si éstas fueran de otro reino.

¿Quién es quién en este mundo de las facturas? ¿Cómo salir de este laberinto?

A continuación te presentamos la siguiente tipología de facturas, según tres criterios: su contenido, su función comercial o fiscal y el tipo de soporte.

Facturas según su contenido: ¿simplificada o completa?

Es la distinción básica que propone la Agencia Tributaria. El nombre denota claramente su contenido:

  • Factura simplificada. Se trata de una factura que incluye los contenidos básicos de la normativa: número de factura y serie; fecha de expedición; datos del emisor; descripción de los servicios o productos vendidos; importe y tipo de impuesto (IVA y, si procede, IRPF).
  • Factura completa. Como el nombre indica, es la versión ampliada e íntegra de la primera: información fiscal completa del emisor de la factura así como del receptor de la misma; y desglose de las operaciones, es decir, descripción, importe, base imponible del impuesto, el impuesto, incluyendo el precio unitario y, en su caso, descuentos.

La factura completa también consta de información adicional sólo obligatoria en los casos que define Hacienda. Estos son:

  • El régimen especial fiscal que se te aplica como emisor (en el caso de agencias de viaje o bienes usados, objetos de arte, antigüedades, etc.);
  • Fecha de la puesta en servicio y distancias recorridas en las entregas de medios de transporte nuevos;
  • Referencia de “facturación por el destinatario” en caso de que sea tu cliente el que expide la factura en tu lugar.
Facturas según su función comercial o fiscal

Aquí se cita la gran familia. Citémosla una a una:

  • Factura ordinaria. Como su nombre indica, es la factura “ordinaria”, la de toda la vida, la que indica una transacción comercial, es decir, la compra o la venta de un producto o servicio.
  • Factura rectificativa. No hay que ser muy avispado para intuir que se trata de una factura que rectifica. ¿Qué rectifica? Una factura ordinaria. Cuando has de hacer una corrección de una factura emitida, no puedes eliminarla sin más o modificarla como si aquí nadie hubiera visto nada.
  • Factura recapitulativa. Es una factura que sintetiza o compendia diferentes documentos de facturas correspondientes a un mismo mes natural: desde albaranes o presupuestos a facturas proforma.
  • Factura proforma. Se trata de un borrador de factura. En otras palabras, se trata de una oferta comercial, donde se detallan todos los aspectos de lo que será la factura (en caso de que tu cliente la acepte).
  • Duplicado de factura. A veces tu cliente te puede pedir un duplicado, es decir, una réplica (que no una copia) de la factura original en caso de pérdida o en caso de que los clientes de la misma operación sean varios.
Facturas según el soporte

Con la aparición de internet, nuestra forma de facturar ha cambiado. Han aparecido programas de facturación avanzados y como en otros sectores también afectados por la tecnología, nos hemos acostumbrado a hablar de dos tipos de soporte: el papel y el electrónico.

  • Factura tradicional. Es la factura de papel, la que envías (o enviabas) por correo postal, fax o entregabas personalmente a tus clientes.
  • Factura electrónica y la eFactura. Tiene la misma validez que la factura de papel y es la que se extiende ahora entre todas las empresas y autónomos por su comodidad y rapidez. Ya no es necesario, por cierto, que lleven una firma electrónica, tal y como la autoridad fiscal exigía antes.

Dentro de la factura electrónica existe una modalidad especial conocida como eFactura. La eFactura es un tipo de factura electrónica destinada exclusivamente a la Administración pública. Como tal, ha de cumplir unos requisitos de formato que no todos los programas de facturación online tienen adaptado.

Estos tres criterios son de carácter transversal. Es decir, que una factura simplificada puede ser rectificativa así como electrónica (o tradicional) a un mismo tiempo. Los criterios, por tanto, no son excluyentes y esto es lo que lo hace confuso. Qué lío, ¿verdad?

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