La movilidad es una necesidad y un gasto recurrente para miles de personas autónomas y empresas. La mayoría precisan de los desplazamientos en distintos medios de locomoción para la realización de sus tareas. Y ya no hablamos de aquellos para los que el vehículo es un medio de trabajo, como el caso de transporte de mercancía, agentes comerciales, autoescuelas y demás.
Trasladarse a una reunión, recoger clientes del aeropuerto, hacer una visita laboral y situaciones similares obligan a realizar multitud de pequeños desplazamientos urbanos a lo largo del año. Esto significa una buena cantidad de pequeñas gastos que a final del periodo fiscal pueden suponer una suma considerable para tu empresa.
La buena noticia es que, según como te muevas, puedes desgravar una parte o la totalidad de este gasto, siempre y cuando lleves un control óptimo de las cuentas. Aquí te damos algunas claves de cómo hacerlo:
Cuando se trata de tu propio vehículo
Como norma general, podrás deducirte el 50% del IVA de los gastos diarios derivados del uso del vehículo (combustible, aparcamiento, peajes, mantenimiento…) y el 100% si el vehículo está exclusivamente destinado para uso laboral. Pero ojo: tendrás que acreditar a Hacienda que estos desplazamientos son de carácter profesional y presentar una factura adecuada para cada uno de los gastos.
El alquiler de vehículos para uso de trabajo también cuenta con una deducción del 50% del IVA. Y en el caso del renting, autónomos o sociedades pueden deducirse el 100% de la cuota en el IRPF y hasta un 50% del IVA.
Desplazamientos en taxi o VTC
Te puedes deducir el 100%, tanto del IRPF como del IVA, de todos los desplazamientos y viajes, siempre que se pueda demostrar que se justifiquen como indispensables para la realización de la actividad profesional.
Como siempre, será necesaria una factura para acreditar el gasto a la hora de presentar la declaración. Desgravarse esta cantidad supone un ahorro considerable al final del año contable. Pero al mismo tiempo, la gestión de estos pequeños gastos puede resultar un trabajo extra, a menudo, pesado y costoso de realizar.
Compañías como Cabify ofrecen servicios a empresas y autónomos que facilitan la posterior desgravación. A través del servicio Cabify para Empresas, la compañía permite acceder a una plataforma para el control y gestión de gastos. Esta herramienta ofrece la posibilidad de gestionar distintos perfiles de usuarios y limitar la inversión en cada uno de ellos, así como extraer informes para realizar un seguimiento y control del gasto de tu compañía. Además, centraliza todas las facturas en un único lugar, pudiendo organizarlas para descargar un resumen unificado en cualquier momento, lo que ahorra tiempo y esfuerzo, además de tener todo el historial de viajes de la empresa.
Otro punto relevante es que los viajes que se realicen a través de la app de Cabify son neutros en carbono, ya que Cabify compensa las emisiones de todos los desplazamientos que se realizan en su plataforma. Además, te entregan un certificado oficial que demuestra que tu huella de carbono generada con el transporte ha sido totalmente compensada.
Cómo justificar los gastos de movilidad
En cualquiera de los casos, para poder desgravarte el IVA o IRPF de estos gastos tendrás que demostrar que han sido realizados para una actividad económica. Ten a mano toda la documentación que lo acredite:
• Con facturas completas que incluya todos los datos requeridos: fecha, lugar de emisión, datos fiscales de proveedor y cliente, base imponible, tipo de impuesto aplicado, cuota repercutida… Este punto con Cabify está resuelto.
• Una lista detallada de tus clientes, libro de visitas o documentos que demuestren la actividad (pueden ser emails, convocatorias, mensajes de texto, la agenda…). Es recomendable en caso de que nos la requiera Hacienda.
• Hacer estos pagos con tarjetas asociadas a una cuenta donde solo se registren gastos profesionales puede ser una buena opción para separarlos de tus gastos personales.
• Conviene conservar toda esta documentación durante al menos cuatro años, que es el tiempo que marca la ley que se debe guardar.
