Plan de negocio para montar un centro de coworking de éxito

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Te contamos las claves principales para montar uno.

Female professionals using laptops while sitting with dog at desk in creative office
Getty ImagesMaskot

Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios. La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia. Esta filosofía de trabajo está recogida en el “Coworking Manifesto”, elaborado en mayo de 2012 por miembros de la “Coworking Wiki” e inspirado por la cultura participativa del movimiento de código abierto.

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Según datos de la ponencia realizada en la “Coworking Spain Conference” de 2018 por Manuel Zea –de Coworking Spain, pionero del coworking en España–, actualmente hay 1.547 espacios en nuestro país, de los que 370 están en Barcelona y 300 en Madrid. El 61% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 28% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y solo el 3% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 271 m2. Hay un total de 33.000 puestos de trabajo, el 66% de los cuales son fijos y el 33% flexibles. El 3% de los espacios controlan el 30% del mercado.

Claves para triunfar

Javier Moral cuenta ya con 9 años de experiencia en el sector y ha montado 4 espacios de coworking en Madrid, el último de los cuales, Fangaloka, hace tres años. Firme defensor de la “filosofía coworking” de espacio de trabajo compartido e inspirador que lleve a la co-creación, le gusta definirse un community builder y un gestor de personas. La gestión del coworking está integrada en el mismo centro y para fomentar las relaciones entre coworkers se organizan varias actividades. La Breaking Beer de los viernes, por ejemplo, es una de las citas más esperadas.

A la pregunta de si hay negocio para nuevos emprendedores en este sector, Javier Moral considera un centro de coworking mediano o pequeño más bien como un “medio para llegar a un fin”, un complemento importante en un conjunto de actividades, entre otros los programas formativos y la consultoría. En este sentido, también sugiere asociarse con comunidades externas.

Javier Moral destaca como claves para conseguir el éxito en este sector aspectos como definir lo más exactamente posible el perfil del cliente, estudiar a la competencia y trabajar mucho los elementos de diferenciación. En cuanto al espacio, recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno.

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Ahondando un poco más en este último aspecto de importancia estratégica, el espacio debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte. Idealmente debería poder permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

Los trámites

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Por su parte, la Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de "Certificación y Categorización” a través de estrellas, asentando unos estándares que regulen y diferencien la actividad. Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (clausula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

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El marketing cuenta, y mucho

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento en los principales buscadores. La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

También habrá que ir construyendo una mailing list a la que enviar información periódicamente. El networkingy la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.



NUESTRO SUPUESTO: BALANCE INICIAL

La actividad prevista es un centro de coworking de 300 m2, con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.

Se prevén las siguientes inversiones en inmovilizado material: reforma y acondicionamiento del local (7.000 €), mobiliario de despachos y salas (14.000 €), herramientas y útiles (1.500 €), equipos informáticos (3.000 €). En el Activo Corriente, el epígrafe de Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales suma 5.355 €. El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.

La empresaria aporta un capital social de 15.000 €. El resto (18.855 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), al 5,5% de interés nominal anual, que se devolverá mediante 36 cuotas mensuales constantes de 569 € (formadas por intereses y devolución del capital).

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Plan de Negocio

NUESTRO SUPUESTO: CUENTA DE RESULTADOS

Los principales gastos en los que incurre un centro de coworking son:

-gastos de personal: suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa. En nuestro supuesto, la empresaria, además de gestionar la actividad, ejerce las funciones comerciales y de comunicación. Encuadrada en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, cotiza sobre la base mínima la cantidad mensual de 265 €, que se cargan al negocio, aunque según ley, la responsabilidad de cotizar corresponde al autónomo y no a la sociedad. Su salario bruto anual se fija en 18.000 €. También se contrata, a tiempo parcial, a un gestor del espacio, con un salario bruto de 12.000 €, que además de apoyar a la empresaria en las tareas administrativas del centro, contribuye a dinamizarlo atendiendo las necesidades de los coworkers y organizando diferentes actividades colectivas.

- alquiler (4.500 € mensuales): es la partida de gasto más importante en este tipo de negocio

- suministros: luz, agua, teléfono, gas, conexión a Internet, combustible, con un gasto medio mensual de 750 €

- gestoría: 50 €

- gastos de publicidad, por un total de 5.200 € anuales

- mantenimiento y reparaciones varias, además de la limpieza diaria del centro, por un gasto medio de 100 € al mes

- amortizaciones: gasto ineludible que recoge la pérdida de valor del los elementos del inmovilizado. En nuestro ejemplo ascienden a un total de 3.330 euros al año.

Para las previsiones de venta se han contemplado 5 categorías de ingresos:

1. Tarifa member (asistencia prevista del 20%)

2. Tarifa flex (asistencia prevista del 50%)

3. Tarifa fix (asistencia prevista de del 80%)

4. Alquiler de salas para eventos (hay dos salas, de 10 y 20 m2)

5. Alquiler del coworking para eventos (el espacio se alquila también por días)

En cuanto a los precios, el precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos.

Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.

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Plan de negocio

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