Cómo elegir el software que más conviene a tu negocio

Las pymes y los emprendedores afrontan la transformación digital con todas las garantías de éxito.

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SOFTWARE EMPRESARIAL

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El cloud y el SaaS han contribuido a ello. Con una democratización tecnológica como la que estamos viviendo, ¿sabes qué software y qué servicios digitales te interesan más”. Aquí te lo contamos.

Si en el especial del año pasado hablábamos de que la transformación digital estaba llegando a las pymes y a los emprendedores, hoy podemos afirmar que es un hecho. Y no sólo por la cada vez mayor incorporación de todo tipo de softwares, apps y soluciones informáticas sino porque la penetración de las nuevas tecnologías es tal que cada vez más asistimos a la digitalización de todo tipo de procesos gracias a innovaciones como la inteligencia artificial, el big data, el machine learning, la IoT y el blockchain. “Estas tecnologías permiten a las empresas ver diferentes alternativas para gestionar toda la información que tratan y que les sea de máxima utilidad”, explica Ignacio Suárez, CLO de Arex. Jordi Capdevila, VP Marketing de ForceManager está de acuerdo: “lo más novedoso es utilizar la robótica para que los procesos más tediosos o repetitivos que no aportan valor puedan ser automatizados y cada persona pueda desarrollarse en la parte más productiva o creativa en vez de administrativa”. “Hay estudios muy relevantes, como el recientemente publicado por IDC de “Prioridades de Inversión TIC en España” que nos dice que para 2022, el 75% de las empresas incorporarán la automatización inteligente en la tecnología y el desarrollo de procesos, utilizando software basado en IA para descubrir ideas para guiar la innovación”, argumenta Diego Sánchez-Aparisi, director de Marketing de Producto de Sage Iberia.

Las ventajas de la incorporación de estas tecnologías son evidentes, como recuerda Félix Fuertes,cofundador de Blockchain Hub Spain, “permiten incrementar el ratio de escalabilidad de una empresa, mediante la automatización de sus procesos (inteligencia artificial y blockchain), facilitan el ahorro de costes de gestión y administración (blockchain), y ayudan en la definición de un mejor enfoque de negocio (big data y machine learning (IA) y adaptación a las necesidades de los clientes de una forma más eficiente y rápida (IoT)”. Una descripción que completa Emilio Iturmendi, director de Pymes de Microsoft en España:los avances en este terreno mejoran la conexión con los clientes, proporcionando una experiencia digital omnicanal completa; potencian el talento de la organización a través de herramientas de comunicación, colaboración y productividad, así como de soluciones de inteligencia de negocio; optimizan las operaciones para aumentar la flexibilidad y seguridad de las soluciones tecnológicas, y, por último facilitan la puesta en el mercado de nuevos productos y servicios digitales.”

Aunque para muchos de los expertos consultados, estas soluciones todavía tienen un cierto carácter aspiracional por el coste que puede implicar su integración, y que, como señala Toby Oliver, CEO de Codeless Lab, “requieren conocimientos especializados para ser utilizados directamente por la mayoría de los empresarios, lo cierto es que cada vez se están volviendo más accesibles, porque la mayoría de los principales proveedores de la nube están creando herramientas y servicios para hacer que estas tecnologías sean más fáciles de usar, como Google Cloud AI https://cloud.google.com/products/ai/, Amazon's IOT https://aws.amazon.com/iot/, o soluciones de cadena de bloques de Microsoft https://azure.microsoft.com/en-us/solutions/blockchain/” Algo en lo que coincide Conrado Lamas, director de Marketing de Signaturit;, “lo importante es contar con una fuerza laboral cualificada, que guíe todo el proceso. Este tipo de tecnologías requieren un cambio cultural sustancial en el que todos deben comenzar a pensar como una compañía data-céntrica.” Iturmendi da, incluso, cifras: “dentro de poco tiempo, el 50% de los trabajadores operará de forma móvil y se espera que, en 2025, el 75% de empleados sea millennials, lo que quiere decir que las empresas que todavía no han afrontado su transformación digital tienen que plantearse hacerlo cuanto antes. No solo para aprovecharse de las ventajas la digitalización, sino para atraer talento joven”.

En cualquier caso, como reconoce Sánchez-Aparisi, “los emprendedores cada vez son más conscientes de la importancia de llevar una gestión profesional de su negocio, no sólo por cumplir la legislación sino para poder conocer de primera mano la salud financiera de su negocio”.

En la nube y por suscripción

A la hora de seleccionar un software o un servicio digital, hay dos requisitos claves:

-Mejor en cloud. La nube ha democratizado la tecnología al poner al alcance de cualquier empresa por muy pequeña que sea todo tipo de herramientas y soluciones, incluso las más novedosas como la Inteligencia Artificial o el Machine Learning. “Son muy económicas, permiten el acceso desde cualquier dispositivo y, en caso de problemas con nuestro equipo, no se pierden los datos que se almacenan en la nube, de cuya copia de seguridad se encarga la empresa que la comercializa” explica Enric Verdaguer, gerente y cofundador de Contasimple. Santiago Hornedo, adjunto Desarrollo de Negocio de Hocelot, incide en esa idea: “los costes de integración, mantenimiento y tiempos son bajísimos”.

-Y pagando por uso. Es el llamado Software as a Service o por suscripción, porque pagas por uso y puedes ampliar el servicio a medida que vas creciendo. “Es un modelo que ofrece un alto nivel de actualización, rentabilidad, comodidad y la adaptabilidad necesaria para poder adecuar los recursos disponibles a los objetivos concretos de cada empresa”, señala Joao Sampaio, director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software. En opinión de Jesús Arboleya, responsable de Producto en Velneo, el SaaS es la solución ideal por “costes, seguridad y ubicuidad. La web es el entorno preferido para el consumo de este tipo de soluciones, aunque muchas soluciones también ofrecen versiones como aplicaciones para móviles."

Llegados a este punto, hay una pregunta obligatoria: ¿Qué debe tener en cuenta un emprendedor a la hora de seleccionar un software y un servicio digital? Veámoslo.

A la hora de elegir el software…

Según un análisis de la consultora española de software SoftDoit, "Estudio sobre la satisfacción de la implantación de soluciones de software en España 2019", poco más de la mitad de las empresas, el 59,5%, se muestran satisfechas con las soluciones adquiridas. Por el contrario, un 13,5% las considera insuficientes o poco ajustadas a sus necesidades y un 21,6% declara que les quedan demasiado grandes. Para que a ti no te pase la mismo, es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos:

-Que sea fácil de usar y multidispositivo. Como defiende Fran Villalba, CEO de Internxt, “ha de ser startup-friendly. Mucho de este software es muy tedioso de usar y es necesario simplificar toda la operativa”. Algo en lo que coincide José Manuel Arnaiz, CEO de Loozend: “además de responder a la necesidad, tiene que ser intuitivo. El tiempo de los manuales ha pasado.” “Ha terminado la época de los softwares complicados con mil y una opciones. Lo importante es que lo que uno necesita, lo resuelva de forma excelente y muy sencilla,” recalca Xavier Ruiz, CEO de SmartMonkey.” Interfaz sencilla y accesible desde cualquier dispositivo.

-Que se puedan controlar los costes. Como explica Javi Fondevila, Co-CEO de Holded, “algunas herramientas parecerán más costosas que otras, pero es un estudio detallado de todo lo que incluye una herramienta lo que nos hará valorar si merece la pena contratarla en comparación con otras”.

-Que esté probado. Para Rosa Giménez, directora de Marketing de Clavei, es importante “que tengamos referencias de clientes que lo estén usando y tengan una satisfacción positiva”. Del número de usuarios se pueden inferir tres cosas: “que se trata de una herramienta de éxito, y por lo tanto, no va a desaparecer a corto plazo; que funciona bien, y que en caso de tener algún problema, nos será mucho más fácil encontrar soluciones en la comunidad o en foros”, insiste Verdaguer.

-Que se adapte a tus necesidades reales. Como insiste Tomás Santoro, CEO de SumaCRM, “debes conocer muy bien el momento en el que se encuentra la empresa y el equipo con el que cuentas, para escoger así un software que se adecúe a ambas circunstancias”. O, en palabras de Mauricio Barroso, director de Open Innovation & Sinapsis de Entelgy, no caer en el error de “gastar mucho dinero en un software al que no se le saque partido o adquirir cualquier software sin tener claramente determinado su uso ni claramente decidido el procedimiento establecido para usarlo”.

-Que se integre bien con tu sistema. “Que tenga integración con otras plataformas o la posibilidad de API que nos permitan optimizar su uso con otras herramientas o suite que ya estamos utilizando”, insiste Giménez. Algo en lo que coincide Hornedo, “hay que evitar es el vendor-locking. Los softwares que se elijan deben de ser capaces de operar con diferentes proveedores, su integración con otras herramientas debe ser lo más sencilla posible, además de poder migrar de una solución a otra si fuese necesario”

-Que permita una migración sencilla. Incidiendo en el planteamiento anterior, es importante que el software nos permita la importación y exportación de datos por si queremos migrar a otra herramienta. “Además de que escale con la potencialidad del negocio de una forma racional, tiene que poder ser sustitutivo o complementario en un futuro con el resto del stack de software (o conjunto de soluciones) que se va a adquirir”, insiste Capdevila.

-Que crezca contigo: Siguiendo con Clavei, “el software debe ser escalable en cuanto a características y licenciamiento, de manera que acompañe al emprendedor durante su crecimiento y se vaya ajustando a sus necesidades”. Ahora bien, todo ello sin olvidar, como recuerda Sergio Lozano, country manager de Debitoor para España, UK y Escandinavia, que “el emprendedor debe fijarse en el coste de esa escalabilidad. Si tu empresa va a crecer y, por ejemplo, requieres usuarios extra u otras funciones, puede que te encuentres que el precio por acceder es muy alto. Compra pensando en el futuro.”

¿Y a la hora de escoger un proveedor logístico?

-Accesibilidad,como defienden desde Arex, “escoge a un proveedor cercano al que puedas acceder cada vez que te surge una consulta. En algunas ocasiones nos hemos encontrado ante barreras como el idioma o la diferencia horaria”. Y, como recuerdan desde Velneo, “también debemos cuidar el ámbito de la formación, de nada sirve adquirir un software o servicio estupendo si no sabemos usarlo o nos resulta complejo”

-Compara servicios y rendimientos. “Puede ser útil hacer una comparación del rendimiento antes de comprometerse con una solución de proveedores, ya que una vez contratado será más difícil cambiarlo más adelante”, insiste Oliver.

-Comprobar las opiniones de los demás. “En el mundo conectado en que nos encontramos, es difícil para un proveedor esconder cuando se están haciendo las cosas mal o muy mal, y a poco que se investigue todo ello sale a la luz, para beneficio del consumidor”, explica Verdaguer. Para Francesc Grau, CEO de Zonetacts, “el criterio que mejor me ha funcionado a mí ha sido la prescripción de otros emprendedores. Es bueno hablar con ellos y preguntarles qué experiencia tienen con otras herramientas.”

-Verificar cómo tratan tus datos.“Debas prestar atención al tratamiento de tus datos, especialmente si no van a ser tratados dentro de la Unión Europea o bajo el escudo de privacidad EEUU-EU”, insiste Lozano. Esta preocupación la comparte Hornedo, “es importante que sean compliance con GDPR y que asegure unos mínimos de privacidad y seguridad de la información que se va a tratar”.

-Integración. Al igual que en el caso del software, el proveedor de servicios digitales también debe permitir la integración. Como recuerda Javier Naranjo, APP DEV & Mobile SSP (BDM) de Red Hat: “hay que considerar que el proveedor que se elija sea capaz de “vivir” en cualquier entorno. Que habilite sus soluciones en la nube híbrida y deje elegir a sus usuarios sobre qué infraestructuras y con qué tecnologías quiere desarrollar las soluciones de su negocio.”

-Que esté actualizada y sea una empresa sólida. Víctor Martínez Cerceda, responsable del Área Comercial de Zitelia, recomienda “analizar el mundo online del proveedor: si está al día de redes sociales, en su web y en su comunicación seguramente puedas hacerte una idea al menos de que cuida lo que se ve. Un proveedor que se expone es un proveedor que no teme las críticas. Revisa su Google MyBusiness para ver si tiene opiniones y también puedes comenzar a seguirle para ver todo lo que tiene publicado, comentarios de clientes, etcétera”.

El software más imprescindible

Dos son los softwares imprescindibles en cualquier proyecto emprendedor: los ERP (Entreprise Relationhsip Management) y los CRM. En los últimos tiempos también está cogiendo mucha fuerza el software de análisis de datos.

Software de gestión (ERP, contabilidad y financiero). “Para aquellos que no necesiten opciones avanzadas, como control de almacén, stocks, compras... un software exclusivo de facturación sería suficiente. Si las necesidades son mayores ya nos deberíamos ir a un ERP para poder realizar una gestión óptima de nuestras ventas, compras, almacén, incluso contabilidad”, aconseja Gema Barreiro, coordinadora Comercial Venzo CRM. Como recuerdan desde SAGE, “más del 80% de las pequeñas y medianas empresas en España tienen un software de este tipo”.

CRM y marketing “Lo más importante para un emprendedor es vender para así llegar al break-even cuanto antes. Es su mejor financiación. Por eso, un software de ventas será lo más importante”, insiste Santoro. Como recalca Lola Chicón, CEO de Smartme Analytics, “el CRM y, en el sentido más amplio, la plataforma de marketing automation, forma ya un elemento de “fondo de armario”. “Hoy en día si no hacemos seguimiento a nuestros clientes y/o futuros clientes, lo más probable es que no ganemos negocio, o lo peor, que perdamos lo que ya tenemos”, insiste Barreiro.

Analítica. Sánchez-Aparisi reivindica la mejora experimentada por la capacidad de analítica del software empresarial. “Según analistas como IDC en Europa el 40% de las pequeñas empresas ya utilizan o están evaluando la posibilidad de utilizar, herramientas analíticas basada en la Inteligencia Artificial. Y las barreras de adopción serán aún menores de aquí a 5 años. La tasa anual de crecimiento de la inversión es soluciones analíticas duplica la tasa de crecimiento de inversión general en IT”.

Servicios digitales imprescindibles

Comunicación y promoción. Administradores de contactos y de Redes Sociales. “La capacidad de administrar, controlar y llegar a sus clientes a través de las diferentes plataformas en la era actual de Internet es esencial”, explica Jordan Sorensen, CTO de ChainGO Tech. Chicón insiste en el mismo concepto, “los servicios digitales imprescindibles son aquellos que por un lado ayudan a conocer en tiempo real a tu buyer persona, tu rendimiento digital y el roi de tu inversión en acciones de captación y retención de usuarios”. Todo ello sin olvidar los famosos chatboots, “una solución de chat en la web muy interesante que permite acercar el contacto con los clientes de forma no intrusiva y que genera una gran satisfacción en el cliente.”, recuerda Ruiz.

-Seguridad, “El volumen de transacciones digitales no para de aumentar y, en un contexto de crecientes ciberataques, aumenta la conciencia de la necesidad de proteger la identidad digital. Por eso, cada vez más empresas confían en soluciones de firma, identificación y entrega electrónica certificada que ofrecen empresas como la nuestra”, explican desde Signaturit. Algo en lo que coincide Arnaiz, “proteger la información que generas y recibes frente a averías, ataques y torpeza es lo más importante. Los activos digitales cada vez tienen más valor en las empresas.”

-Desarrollo de apps. “El emprendedor, más que nadie, necesita entregar valor a su cliente final de la forma más rápida y eficaz que exista. Por eso es imprescindible una plataforma de desarrollo de aplicaciones empresariales sencilla que le permita desplegar aplicaciones modernas en cuestión de horas”, insisten desde Red Hat.

-Asesoramiento Legal y Fiscal. “Como emprendedor puede que haya muchas ocasiones en las que necesites la ayuda de una gestoría o de un asesor legal, sobre todo en materia de protección de datos. Las multas por el incumplimiento del RGPD están sucediendo y pueden llegar al 2% de los ingresos de una empresa. Por suerte, todos estos servicios hoy en día pueden ser digitales”, explica Lozano.

Precauciones que hay que tomar

-Cambia tus hábitos: “El software es una herramienta, y las herramientas deben facilitar cómo hacemos nuestros trabajo, pero no son la solución a una mala gestión del tiempo, malos hábitos productivos, ni tampoco nos hacen mejores por usarlas. Si una aplicación te permite ahorro de tiempo en tu trabajo úsala, sino descártala”, señala Arboleya.

-A cada uno según sus características. Aun teniendo en cuenta las referencias externas, no hay que olvidar, como recuerdan desde Arex, “que la adopción de un software por parte de un emprendedor debe nacer de la necesidad particular del mismo.” O en palabras de Lozano, “a veces lo muy bueno para unos es horrible para otros.

-Ojo con las tarifas ocultas. “Es muy importante comprobar que no existen tarifas ocultas a la hora de desbloquear funciones que te puedan interesar”, recuerdan desde ChainGo Tech. Y no sólo en materia de software, sino también en servicios digitales: algunas blockchains, por ejemplo, usan costos variables que pueden resultar desastrosos para la viabilidad del negocio”.

-Mantenimiento: “Los mantenimientos deben ofrecer seguridad de que los datos no se van a perder y siempre habrá posibilidades de recuperación. No todos incluyen copias de seguridad”, explica Martínez.

-Lo barato y la demo a menudo sale caro. Siempre recomendamos probar con la demo un periodo para comprobar la idoneidad del software a tu empresa, pero el precio no puede ser un condicionante. “Si algo es gratis, el producto eres tú (o tus datos). Esta frase hay que tenerla en cuenta al descargar cualquier APP, al adquirir cualquier software y al instalar cualquier producto. Ojo con la privacidad”, recuerda Martínez.

-Responsabilidad y legalidad. Como defiende Alejandro González, CEO de Ydray: “es especialmente grave no leer la letra pequeña de los contratos y no conocer qué compañías o sociedades están detrás de dichos servicios.”

-Cuidado con la permanencia. “Es importante decidir de manera correcta los acuerdos de permanencia con estos proveedores, así como analizar los posibles descuentos que puedas obtener por el uso continuado de sus servicios”, explican desde Hocelot.

-Datos cautivos: “cuando el coste es fijo por suscripción o similar, hay que saber muy bien que sucede con los datos allí almacenados si se cancela la suscripción. Es muy importante conocer si se podrá rescatar una copia del software” explican desde Zitelia.

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