Qué tienes que buscar cuando compras software

La oferta de software para la gestión de pymes es abrumadora. Ya no es sólo la larga lista de empresas que ofrecen productos, sino la cantidad de decisiones que tienes que tomar. ¿Software libre o licenciado? ¿Nube o físico? ¿Compras un programa de planificación de recursos empresariales antes de invertir en adquirir clientes?

Vamos a hacer un pequeño experimento con tu plan de negocio. Vamos a echar un vistazo a tu apartado de inversiones en el plan económico-financiero. Has incluido los gastos de constitución, bien. Has calculado unos 2.137,14 euros para ese centro deportivo de desarrollo personal de alto nivel que vas a montar en tu ciudad; sí, tiene sentido. Has hecho también los deberes con tu inmovilizado material: 77.586 euros para la adecuación del local en el que montarás el gimnasio; 12.105 euros para el mobiliario; 1.335 euros para equipos informáticos, que incluyen un equipo informático, un TPV y una máquina de impresión de tiques; y 36.587 euros para el equipamiento deportivo (aquí no entramos en si deberías alquilarlo o comprarlo porque confiamos en tu estudio de mercado y en tu propuesta de valor, y además no sabemos si podrías alquilar una sauna finlandesa y si no funciona, revenderla después de dos años...).

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Ahora viene la pregunta: ¿Has previsto invertir en inmovilizado material? Vemos que has anotado 500 euros para el desarrollo de la página web (¿500 euros? bueno, no vamos a entrar en eso... todavía), pero ¿y aplicaciones para la gestión de tu negocio? La gestoría, que sí has tenido en cuenta (has previsto 150 euros mensuales), te puede llevar la contabilidad, pero no va a facturar por ti a los clientes, ni va a gestionar los impagados, ni las facturas de tus proveedores, no te va a hacer una análisis financiero, no te va a ayudar a trabajar en equipo, ni a medir la productividad de los empleados, ni a controlar su productividad, ni buscar oportunidades comerciales...

No te preocupes, es habitual. Y no te asustes, puedes tener software para arrancar desde 350 euros al año.

¿Vale con un Excel?
Hemos hablado con emprendedores de distintos tamaños y perfiles para preguntarles qué programas utilizan para elaborar sus facturas, llevar su contabilidad, trabajar en equipo, planificar sus recursos, gestionar su acción comercial, alojarse en la red, montar sus tiendas online, y gestionar sus pagos online. Y lo más importante: por qué los utilizan, por qué esos en concreto y no otros. También hemos hablado con consultoras españolas y empresas de software para ver que recomiendan a los empresarios que empiezan. Y con toda esa información hemos creado un mínimo común denominador para orientarte.

“El ‘software’ libre es muchas cosas menos gratis”


Y, ojo, hablamos de software para arrancar. Si creces, habría que hablar de otros productos y escribir otro reportaje diferente.

Nuestro punto de partida era: ¿Cuándo se queda pequeña una hoja de cálculo para gestionar tu negocio? ¿Para qué vas a invertir en software si puedes tirar con tu paquete básico de ofimática: un procesador de textos para elaborar las facturas y una hoja de cálculo para controlar a clientes y llevar la contabilidad del negocio como se ha hecho toda la vida? Resulta que se queda pequeño antes de lo que pensábamos.

¿Reinventando ruedas?
“Corre en tu contra desde el primer momento. Cuando haces una inversión para tu negocio, la haces para que dure una serie de años, así que cuando incorporas software a tu estructura productiva, deberías pensar también que tiene que durar. Si eliges una hoja de cálculo, tienes que pensar que es algo que vas a improvisar tú, que va a depender de tu personalidad, de tus conocimientos, de tus capacidades. Bueno, de ti o de un empleado. Tú haces una hoja de cálculo y si mañana no estás tú o no está ese compañero, ¿qué pasa? Las hojas de cálculo son interesantes porque te ayudan a pensar en tu negocio, pero poco más”, explica Pablo Couso, consultor senior de Datisa.

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“Un emprendedor debería pensar que no está reinventado la rueda. Lo más aconsejable es que busque soluciones que estén dentro de su presupuesto. Siempre existe algo que hace ya lo que él quiere hacer. Mucha gente quiere dar soluciones con una hoja de cálculo y el esfuerzo que hace para montar una megaexcel con megamacros y tablas pivotadas, no compensa. Una empresa debería tener un sistema contable básico, que le ayude a entender dónde va su dinero. Y luego necesita un sistema para entender el ritmo que lleva la gestión comercial”, señala Hideki Hashimura, CMO (responsable de marketing) de RedKNet.

10 Preguntas que hacerte a la hora de adquirir ‘software’

  1. ¿Qué tipo de tecnología hay detrás: multiplataforma o base de datos?
  2. Si requiere una base de datos externa, ¿cuánto cuesta?
  3. ¿Cubre todas mis necesidades operativas? (No es lo mismo manejar productos, tener almacenes...)
  4. ¿Dónde está situada la empresa que te dará el servicio?
  5. ¿Está deslocalizado ese servicio de atención o es propio?
  6. ¿Dónde tiene los servidores? A lo mejor, por las características de tu negocio, necesitas que los servidores estén alojados en España.
  7. A medio plazo, ¿me interesa o no pagar licencias? ¿Me interesa o no pagar nube?
  8. Si adquieres un producto en la nube, ¿el resto de productos de la misma empresa están también en la nube? Te puedes encontrar con que resulta que el de contabilidad no lo está.
  9. ¿Si no lo incorporo ahora mismo, podré incorporar más adelante un control contable y económico?
  10. ¿De cara al futuro, se integra con una plataforma propia de comercio electrónico? ¿Tienen experiencia?

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