Facturación

El mínimo control operativo deseable para cualquier negocio que arranca es contar con un sistema de facturación práctico que le permita gestionar gastos y facturas.

Lo mínimo que tiene que hacer un emprendedor para que su negocio funcione es vender y llevar un control de sus gastos. Independientemente del tipo de negocio y de su tamaño es necesario que emita facturas, las cobre y gestione los gastos y pagos que tiene que hacer. Así que desde el primer día necesita algo que le ayude con esa facturación y ese control de cobros y pagos”, plantea Jorge Carabias, responsable de Producto de Anfix, una empresa española que desarrolla herramientas en la nube de facturación y ERP.

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Si has trabajado ya como autónomo y has elaborado facturas con un procesador de textos, te habrás podido encontrar con duplicidad de facturas, errores de numeración, también con algún que otro error de cálculo matemático, y algún que otro descuadre. Si a eso le sumas que debes conservar copia de cada factura emitida o tique durante seis años a partir de la expiración de la operación... “La legislación en cuanto a facturación y contabilidad es bastante cambiante y mejor que te lo den hecho a tener que investigar y rehacer los cálculos de una excel cada vez que se cambia algo”, apunta Carabias.

¿Cuánto tiempo quieres dedicarle a una factura?
¿Por qué necesitas un software de facturación? “Es una cuestión de eficiencia y productividad. Si tardas menos en realizar tareas repetitivas, tendrás más tiempo para dedicar a tu negocio: captar y cuidar clientes, dedicarte a buscar oportunidades. No tiene sentido que una empresa de dos empleados dedique el 20% de su tiempo a preparar facturas”, plantea Antoni Guitart, cofundador de Billage, una herramienta en la nube de facturación, ERP y CRM.

Además, “aunque el usuario emita una factura al mes, es necesario que cumpla con las mismas obligaciones y requisitos que los que emiten 1.000 facturas”, añade Carabias.

¿Qué usan los emprendedores?
En los últimos años han surgido plataformas de emisión y gestión de facturas en la nube, como Factura Directa, Cuéntica, STEL Order, Billage, Anfix FacturaPro o Sage One, que pueden ser un buen punto de partida para facturar y llevar una mínima contabilidad –dependiendo del proveedor, más o menos sofisticada–. Todos ellos permiten elaborar facturas, llevar un control de gastos y la elaboración de pedidos. Anfix incorpora, además, funcionalidades de ERP para comercios (control de inventario y gestión de almacenes) y empresas de servicios (gestión de proyectos y facturación por horas) y Billage y STEL Order añaden, además, un CRM (Gestor de Relación con Clientes) básico. Los precios oscilan entre 9,99 euros y 39,90 euros al mes, dependiendo de la versión, del número de usuarios y del proveedor. Eso sí, todos ellos tienen pruebas gratuitas.

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En formato físico tienes productos como Sage ContaPlus Básico (hasta 20 empleados) para empresas que necesitan un control mínimo de almacén (desde 81,81 euros), y con A3 ERP Base Facturación (Wolters Kluwer).

Lo mínimo que necesitas
Crear facturas en formato PDF o en formato e-factura (según la normativa de la Agencia Tributaria). Generar facturas periódicas/ o recurrentes. Recordar condiciones de cobro de clientes. Mantener un catálogo de tus productos y servicios con sus tarifas de compra y de venta. Generar alertas de incobrados. Crear automáticamente los modelos oficiales de la declaración trimestral de IVA, las retenciones de trabajadores y profesionales, las retenciones de alquileres, el pago a cuenta de beneficios, las operaciones intracomunitarias en la UE, los modelos anuales, los libros oficiales y las cuentas anuales.

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