Facturación

El mínimo control operativo deseable para cualquier negocio que arranca es contar con un sistema de facturación práctico que le permita gestionar gastos y facturas.

Lo mínimo que tiene que hacer un emprendedor para que su negocio funcione es vender y llevar un control de sus gastos. Independientemente del tipo de negocio y de su tamaño es necesario que emita facturas, las cobre y gestione los gastos y pagos que tiene que hacer. Así que desde el primer día necesita algo que le ayude con esa facturación y ese control de cobros y pagos”, plantea Jorge Carabias, responsable de Producto de Anfix, una empresa española que desarrolla herramientas en la nube de facturación y ERP.

Si has trabajado ya como autónomo y has elaborado facturas con un procesador de textos, te habrás podido encontrar con duplicidad de facturas, errores de numeración, también con algún que otro error de cálculo matemático, y algún que otro descuadre. Si a eso le sumas que debes conservar copia de cada factura emitida o tique durante seis años a partir de la expiración de la operación... “La legislación en cuanto a facturación y contabilidad es bastante cambiante y mejor que te lo den hecho a tener que investigar y rehacer los cálculos de una excel cada vez que se cambia algo”, apunta Carabias.

¿Cuánto tiempo quieres dedicarle a una factura?
¿Por qué necesitas un software de facturación? “Es una cuestión de eficiencia y productividad. Si tardas menos en realizar tareas repetitivas, tendrás más tiempo para dedicar a tu negocio: captar y cuidar clientes, dedicarte a buscar oportunidades. No tiene sentido que una empresa de dos empleados dedique el 20% de su tiempo a preparar facturas”, plantea Antoni Guitart, cofundador de Billage, una herramienta en la nube de facturación, ERP y CRM.

Además, “aunque el usuario emita una factura al mes, es necesario que cumpla con las mismas obligaciones y requisitos que los que emiten 1.000 facturas”, añade Carabias.

¿Qué usan los emprendedores?
En los últimos años han surgido plataformas de emisión y gestión de facturas en la nube, como Factura Directa, Cuéntica, STEL Order, Billage, Anfix FacturaPro o Sage One, que pueden ser un buen punto de partida para facturar y llevar una mínima contabilidad –dependiendo del proveedor, más o menos sofisticada–. Todos ellos permiten elaborar facturas, llevar un control de gastos y la elaboración de pedidos. Anfix incorpora, además, funcionalidades de ERP para comercios (control de inventario y gestión de almacenes) y empresas de servicios (gestión de proyectos y facturación por horas) y Billage y STEL Order añaden, además, un CRM (Gestor de Relación con Clientes) básico. Los precios oscilan entre 9,99 euros y 39,90 euros al mes, dependiendo de la versión, del número de usuarios y del proveedor. Eso sí, todos ellos tienen pruebas gratuitas.

En formato físico tienes productos como Sage ContaPlus Básico (hasta 20 empleados) para empresas que necesitan un control mínimo de almacén (desde 81,81 euros), y con A3 ERP Base Facturación (Wolters Kluwer).

Lo mínimo que necesitas
Crear facturas en formato PDF o en formato e-factura (según la normativa de la Agencia Tributaria). Generar facturas periódicas/ o recurrentes. Recordar condiciones de cobro de clientes. Mantener un catálogo de tus productos y servicios con sus tarifas de compra y de venta. Generar alertas de incobrados. Crear automáticamente los modelos oficiales de la declaración trimestral de IVA, las retenciones de trabajadores y profesionales, las retenciones de alquileres, el pago a cuenta de beneficios, las operaciones intracomunitarias en la UE, los modelos anuales, los libros oficiales y las cuentas anuales.

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