Trámites y pasos para darse de alta como autónomo

Los trámites necesarios para darte de alta como autónomo son más sencillos y rápidos de lo que la mayoría de la gente cree, los puedes realizar presencialmente en una mañana o incluso se pueden hacer online en media hora, si cuentas con un asesor homologado como Punto de Atención al Emprendedor (PAE).

Aun así, suponen una cierta carga de trabajo administrativo que se te puede atragantar si no estás familiarizado con el mismo. Estos son los trámites para iniciar la actividad con tu empresa.

Trámites fundamentales:

- Alta en la Agencia Tributaria.

- Alta en la Seguridad Social.

Trámites complementarios:

- Licencia de apertura, si cuentas con un local comercial, nave u oficina.

- Registro de Marca.

- Alta ante los organismos de Trabajo y legalización del libro de visitas, sobre todo si contratas trabajadores.

- Protección de datos, si tienes ficheros con datos personales de clientes, proveedores o trabajadores.

Alta en Hacienda

El primer trámite que debes realizar es darte de alta en Hacienda antes de iniciar tu actividad. Para ello debes presentar la declaración censal, bien en el impreso completo, el modelo 036, bien en el impreso simplificado, el modelo 037, válido para autónomos con actividad en régimen general de IVA y sin operaciones intracomunitarias, y que no actúen por medio de representante.

A la hora de notificar la actividad o actividades a las que te vas a dedicar, tendrás que indicar el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) que te corresponde. El listado del IAE, aunque extenso, no incluye todas las actividades, sobre todo las más recientes, por lo que tendrás que buscar la más parecida o pedir consejo a un gestor o a la Agencia Tributaria.

Información adicional:

- Los modelos 036 y 037 sirven para notificar tus datos personales, el inicio de la actividad a la que te dedicarás, la fecha de inicio de la misma, la ubicación de tu negocio y los impuestos que deberás pagar.

- Cada vez que haya una variación en estos datos deberás presentar de nuevo el modelo 036 o 037 con la correspondiente modificación.

- Este trámite es gratuito, aunque el IAE sea un impuesto, sólo lo tienen que pagar las empresas que facturan más de un millón de euros anuales.

- El epígrafe de actividad elegido influirá en los impuestos a pagar. Por ejemplo, en el tipo de IVA, en la posibilidad de incluir retenciones de IRPF en las facturas, en la posible inclusión en módulos y en el recargo de equivalencia.

γ Te recomendamos contar con el apoyo de un gestor profesional en este trámite para hacer las cosas bien y entender los compromisos que asumes, ya que este trámite condicionará toda tu relación posterior con Hacienda.

Alta en la Seguridad Social

Una vez dado de alta en Hacienda deberás darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. Es este segundo trámite el que realmente te otorga la condición de autónomo.

Para ello tendrás que presentar el impreso o modelo TA.0521 en alguna de las oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) junto con fotocopia del DNI o NIE y fotocopia del alta en Hacienda. Tienes para ello un plazo de 30 días desde el alta en Hacienda.

En el caso de una comunidad de bienes, deberás aportar copia del contrato suscrito entre los socios comuneros, y si te das de alta como socio de una sociedad, original y copia del documento de constitución de la sociedad.

A la hora de notificar la actividad a la que te vas a dedicar, tendrás que indicar el epígrafe del IAE y su equivalente en el Código Nacional de Actividades Económicas (CNAE).

Información adicional:

- El modelo TA0521 sirve para notificar a la Seguridad Social tus datos personales, la actividad a la que te vas a dedicar, la ubicación de tu negocio, la cuota de autónomos que tendrás que pagar y la mutua con la que trabajarás en caso de baja laboral.

- Recuerda que cada vez que se produzca alguna variación en estos datos deberás presentar de nuevo el modelo TA0521, con la correspondiente modificación.

- En el momento del alta definirás tu base de cotización y las coberturas por las que cotizas.

- Cobertura opcionales: cese de actividad (paro del autónomo) y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Con la nueva reglamentación del cese de actividad, te puede interesar cotizar por contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y por desempleo, aunque te suponga un 2,2% adicional de cotización.

En algunas actividades de mayor riesgo, como en muchas del sector de la construcción, es obligatorio cotizar por contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

La mayoría de los autónomos, en torno al 80%, elije la base mínima de cotización, por lo que el tipo a aplicar, incluida la Incapacidad Temporal y financiación de prestaciones por riesgo durante el embarazo y la lactancia, sería el 29,90 % de 884,40 euros. De esta forma, la cuota de autónomos de 2015 para la base mínima de cotización es 264,44 euros mensuales.

Para aquellos trabajadores que tengan pluriactividad entre trabajo por cuenta ajena y propia o cobertura por Incapacidad Temporal por otro régimen, el tipo aplicable es del 26,60%, incluida la cobertura por riesgo durante el embarazo y lactancia, y la cuota mensual a liquidar es de 232,94 euros.

Aparte de estas condiciones generales existen también otras tarifas para casos específicos, como la Tarifa Plana para los nuevos autónomos o bonificaciones de la cuota aplicables a diferentes colectivos (como los autónomos jóvenes, los autónomos con discapacidad, los trabajadores de Ceuta y Melilla, los mayores de 65 años o aquellos con cese de actividad por maternidad o paternidad). Tienes toda la información detallada en la página 38 (La cuota de autónomos) de esta guía.

Licencia de Apertura y alta en el Ayuntamiento

Si tu actividad se va a desarrollar en un local comercial, una oficina o una nave, tendrás que tramitar la licencia de apertura, que es un permiso del Ayuntamiento para proceder a la apertura de un local en el que se vaya a ejercer una actividad económica.

Para su tramitación, normalmente tendrás que dirigirte al departamento o área de urbanismo o medio ambiente de tu Ayuntamiento.

Hay dos tipos de licencias, dependiendo de la actividad: inocuas, que son aquellas que no generan molestias, impacto medioambiental ni riesgo para bienes o personas; y actividades calificadas, que son todas aquellas consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios).

También hay actividades exentas de solicitar la licencia de apertura, como las que se realizan en el domicilio cuando no hay atención al público ni molestias a los vecinos.

El coste de la licencia de apertura se calcula para cada local teniendo en cuenta tres factores: relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad.

Además, el coste de las actividades calificadas es mayor, así como también lo es el número de requisitos administrativos, como la necesidad de presentar un proyecto técnico firmado por un técnico autorizado (perito, arquitecto técnico, ingeniero o similar).

Actualmente, el procedimiento habitual es empezar a funcionar una vez que hayas presentado la solicitud, eso sí, habiéndote asegurado de que cumples todos los requisitos necesarios para tu actividad. De lo contrario, cuando al cabo de unos meses vayan los inspectores del Ayuntamiento a comprobar tu negocio, te verás obligado a cerrar o subsanar las deficiencias detectadas, pudiendo
tener que pagar alguna multa.

Alta ante los organismos de Trabajo

- Comunicación de apertura del centro de trabajo: Si vas a tener trabajadores a tu cargo, la apertura, instalación, traslado y ampliación de centros de trabajo conlleva la obligación de comunicárselo a la autoridad laboral competente (normalmente, el departamento de trabajo de la Consejería de Empleo o Trabajo de tu Comunidad Autónoma).

Esta obligación se extiende a la reanudación de la actividad tras ampliaciones o transformaciones importantes. Tienes para ello un plazo de 30 días, debiendo presentar los datos relativos al centro de trabajo y tu plantilla.

- Legalización de libros de visita: Es un trámite obligatorio para todos los autónomos y empresas, incluso aunque no tengan trabajadores contratados, que consiste en disponer en cada centro de trabajo de un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Existe un modelo oficial que establece el formato en el que los inspectores deben formular sus diligencias en cada visita. Este modelo está a la venta en librerías y debe legalizarse ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social correspondiente a tu provincia. Una vez completos, los Libros de Visitas deberán conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años.

En las Comunidades Autónomas de Galicia, Asturias, Cantabria, La Rioja y Navarra este trámite se puede realizar online mediante el Libro de Visitas electrónico.

Protección de Datos (LOPD)

Los autónomos, como cualquier empresa, están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, cuando recaben en sus negocios datos de carácter personal, entendidos estos como todos aquellos que identifiquen a una persona física.

Esta ley tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles atendiendo al nivel de la información que recojamos de nuestros clientes y/o usuarios: básico, medio y alto.

Es conveniente cumplir con la LOPD, en primer lugar, para garantizar que nuestro negocio se encuentra dentro del marco legal, y por la exigencia de este cumplimiento en determinadas relaciones comerciales. Y también por las importantes sanciones económicas que conlleva su incumplimiento, especialmente en el caso de infracciones graves o muy graves, que pueden acarrear multas de entre 40.000 y 600.000 euros.

La AEPD, Agencia Española de Protección de Datos, es la autoridad de control independiente que vela por el cumplimiento de la normativa y garantiza el derecho fundamental a la protección de datos personales. Cada autónomo, y cada empresa deberá cumplir con los requisitos (identificación y protección de ficheros de datos, protocolos de seguridad, formación en protección de datos, información a los propietarios de los datos sobre la existencia de los ficheros, inscripción de los ficheros en el Registro, etc.), y aunque lo puede hacer uno mismo, lo normal es contratar una empresa especializada que por cuantías razonables, desde unos 120 euros, pueden resolverte todos los trámites.

¿Y si tus ingresos no llegan al Salario Mínimo?

Una problemática bastante extendida es la de aquellas personas que ejerciendo una actividad por cuenta propia, dudan entre hacerse autónomos o no debido a su bajo nivel de ingresos.

Y es que si, por ejemplo, sólo ingresas 600 euros al mes no tiene sentido estar pagando 264 de cuota de autónomos. Lo que suele conducir a optar entre renunciar a ese trabajo o estar en la economía sumergida, a menudo con la duda de si se está cometiendo un delito o nadie se va a preocupar por eso.

Existe numerosa jurisprudencia que ha dado la razón a autónomos que no llegaban al Salario Mínimo Interprofesional (SMI), que recurrieron ante una inspección y posterior sanción de la Seguridad Social. Pero el sofoco y el coste del abogado no se lo quitaron.

En un limbo legal

El caso es que la Seguridad Social no ha cambiado su normativa, lo que genera en estos casos una situación un tanto absurda, alegal, en la que en general la propia Seguridad Social admite que no te des de alta si estás ingresando menos del SMI.

Lo que no quita el que sí te debas dar de alta en Hacienda y pagar el IRPF y el IVA que generen tu actividad.

Esta situación provoca, además, que los afectados recurran a otras soluciones como pueden ser alternar periodos de alta y de baja, concentrando todas las facturas en los primeros; facturar a través de terceros de confianza o a la aparición de cooperativas de trabajo asociado, que facilitan la facturación legal a cambio de unas comisiones.

Registro de la marca

En general, cuando los emprendedores inician su actividad se encuentran con numerosas dificultades que sortear, centrándose en resolver cuestiones financieras, comerciales, etc… no considerando también primordial la protección legal de su marca, su imagen, poniendo en riesgo este importante activo.

¿Por qué para un emprendedor es importante contar con una marca registrada?
Porque cuando emprendes un negocio tienes la necesidad de darle un nombre, de identificarte ante tus clientes. La marca será ese nombre con el que te darás a conocer y te diferenciarás de la competencia. Por este motivo resulta imprescindible proteger la inversión desde el principio realizando el correspondiente Registro de Marca, que proporciona la seguridad jurídica otorgando el derecho exclusivo de uso sobre la marca, uno de los principales pilares de la empresa. Es un derecho territorial circunscrito al Estado en donde se presente la solicitud de registro y también es susceptible de extender su protección a nivel comunitario e internacional.

¿Al registrar mi dominio estoy protegiendo mi marca?
Es una de las confusiones más habituales. El registro de un dominio en internet, ya sea .es, .com, .org, etc…, el único derecho que proporciona es la titularidad del nombre de dominio de la página web. En cambio, el registro de la marca tiene un reconocimiento legal, confiriendo a su titular el derecho exclusivo de uso y le posibilita excluir legalmente a terceros en el uso de esa denominación u otra que pudiera producir confusión, incluidos los dominios.

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