Qué responsabilidad legal tiene el administrador único de una empresa

Supón que tus socios te proponen que seas el administrador único de la empresa. Antes de decir que sí, léete este reportaje.

Administrador Unico
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Tú y tus socios habéis desarrollado una idea de negocio, elaborado el plan de empresa, conseguida la financiación y vais a crear la sociedad. Ahora llega el momento de nombrar a un administrador único y te proponen el puesto. ¿Sabes si te interesa? Imaginemos cuatro situaciones posibles:

Por hacer el favor a un amigo, aceptas ser el administrador único en su empresa. El verdadero dueño es él, quien realmente maneja la empresa y te hace firmar muchos documentos. Tras unos años, la empresa quiebra y te llega una reclamación penal de un trabajador. Le pides explicaciones a tu amigo y éste te demanda ante el juzgado por mala gestión.

Tu pareja te pide que aceptes el puesto de administrador/a único/a de una empresa que ha creado porque ya tiene otras tres sociedades y necesita a una persona ajena para ese papel. Tú desconoces completamente la actividad y te desentiendes del día a día. Pero, pasado el tiempo, te separas y te encuentras con que la sociedad en la que apareces como administrador/a debe a la Agencia Tributaria 16.000 euros que te exige a ti.

Creas una sociedad con otros tres socios que continuarán con sus respectivos trabajos. Por incompatibilidad con sus obligaciones profesionales, te piden que asumas tú el papel de administrador único. A los cinco años, la empresa ha entrado en pérdidas y lo comunicas a los accionistas para disolver la sociedad, pero se niegan. Aunque no estás conforme, aceptas la decisión y sigues en tu puesto. Al séptimo año, los acreedores te reclaman tus bienes en pago de la deuda.

Creas una empresa y consigues inversión. No tienes otros socios fundadores y los inversores no quieren ser parte del Consejo de Administración. Has firmado un acuerdo de permanencia por un período de cuatro años. El tercer año la empresa pasa por un bache de tesorería y no puedes pagar tu propio sueldo, pero sigues teniendo que hacer frente a tu cuota de autónomos y trabajando sin cobrar, en caso contrario los inversores pueden echarte a la calle y quedarse con tus acciones por un euro.

¿Te resultan familiares? Casos como éstos son mucho más habituales de lo que creemos. ¿Qué tienen en común? Lamentablemente, que en los cuatro ejemplos la solución es poco favorable para el protagonista. Y es que, como defienden los expertos, todavía en la actualidad hay mucha ignorancia sobre el papel, las obligaciones y la responsabilidad del administrador único.

LO QUE NO DEBES IGNORAR

Por desconocimiento, buena fe, parentesco, ambición… Los motivos que pueden llevar a una persona a aceptar el cargo de administrador único son variados y algunos más plausibles que otros, pero lo que nadie debe olvidar es que es un cargo que representa un poder casi ilimitado en la empresa, sí, pero que conlleva también unas obligaciones y unas responsabilidades que incluso pueden afectar al patrimonio personal del interfecto o acabar con sus huesos en la cárcel.

“Al principio, todos los fundadores de una startup quieren ser administradores porque piensan que es la única forma de mantener el control de la empresa. Cuando empiezan a descubrir las obligaciones y responsabilidades personales asociadas al cargo, suelen salir corriendo” afirma Luis Gosálbez, socio director de Metricson , un despacho de abogados especializado en empresas tecnológicas.

EN QUÉ CONSISTE EL PUESTO DE ADMINISTRADOR ÚNICO

El marco legal. La Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, establece que toda sociedad mercantil constituida (ya sea limitada, unipersonal o anónima) tiene que contar con un órgano de administración responsable de la gestión de la misma. Éste órgano puede ser un administrador único, varios administradores solidarios/ mancomunados o un consejo de administración.

Funciones y competencia. El administrador único es el representante de la sociedad y, por tanto, actúa en su nombre en todas las gestiones necesarias para el cumplimiento de sus fines sociales, desde contratar o despedir empleados hasta firmar contratos con terceros o asistir a juicios.

Nombramiento público. Su nombramiento corresponde a la junta general. “Si el administrador único es una persona jurídica (una empresa), debe nombrar a una persona física representante porque, como ya habréis adivinado, las empresas son construcciones legales que no toman decisiones ni actúan en el mercado por si mismas. Su nombramiento es púbico y se inscribe en el Registro Mercantil, así que en cualquier momento podemos saber quiénes son los representantes de una empresa", señala Gosálbez.

Duración del cargo. Es indefinida, salvo que se estipule lo contrario en los estatutos, pero puede ser cesado en cualquier momento por el socio o la junta de socios. También puede dimitir. Lo importante es que ese cese también se inscriba en el Registro Mercantil porque, si no se hace público, seguiría siendo responsable frente a terceros de lo firmado después de su cese o dimisión. Importante: “el administrador único puede dimitir tras convocar la junta en la que se tendrá que nombrar el nuevo administrador. Si no se llega a un acuerdo entre los socios, la empresa quedará descabezada y será carne de liquidación judicial”, advierten desde Metricson.

Las responsabilidades. Las únicas limitaciones a la actuación del administrador único son las que se establecen en los estatutos, en el pacto de socios y las decisiones que la ley reserva a la junta general, como la modificación de los estatutos, la venta de activos esenciales de la empresa o el traslado de la sociedad a otros países.

Pero un gran poder exige una gran responsabilidad y, por este motivo, la sociedad responde ante terceros por los actos del administrador, pero éste responde por los actos que comete en cumplimiento de sus funciones en los que, por error, omisión o incumplimiento, es decir, por falta de diligencia, provoca perjuicio a los socios, a la propia sociedad o a terceros.

LA DILIGENCIA DEL ADMINISTRADOR

La ley de sociedades de capital, en su artículo 225, establece que el administrador debe dirigirse con la “diligencia de un ordenado empresario”. Los artículos siguientes intentan, sin demasiado acierto, matizar el alcance de esta exigencia, al establecer que el administrador:

-Debe actuar de buena fe, sin interés personal, con información suficiente y con arreglo a un procedimiento de decisión adecuado.

-Debe ser leal y obrar de buena fe, en el mejor interés de la sociedad; la deslealtad supondrá la obligación de indemnizar a la sociedad y devolver el enriquecimiento injusto.

-No puede actuar con fines distintos a los autorizados por la junta general.

- Debe guardar secreto sobre información recabada en el desempeño de su cargo.

-Debe evitar conflictos de intereses.

-Debe actuar con independencia, teniendo en cuenta su responsabilidad personal

Teniendo en cuenta que en la mayoría de sociedades el cargo de administrador es gratuito por motivos fiscales, ¿quién querría asumir todas estas responsabilidades de forma gratuita?

“En la práctica, las obligaciones inherentes a la condición de administrador son limitadas y poco frecuentes. Las sociedades suelen contar con apoderados, gestores y otras figuras ejecutivas que son quienes llevan a cabo la mayor parte de las tareas limítrofes con la figura del administrador único, por lo que en la mayoría de los casos sus funciones se limitan a asegurarse de que la sociedad cumple con obligaciones formales, como aprobar cuentas, convocar juntas y estar al día con autoridades y terceros”, recuerda Gosálbez.

El administrador es responsable cuando “por hecho o por omisión” actúa contra la diligencia debida. Ahora bien, como recalca Francisco Liria, director fiscal y contable de Almiraya Asesores , “para que surja la responsabilidad de los administradores, es necesario que se dé un acto ilícito o uno contrario a los estatutos de la sociedad y, además, debe demostrase que es culpa y a causa del administrador”. Y existen seis ámbitos en los que el administrador único puede tener consecuencias legales.

PROTEGE TU PATRIMONIO

Destacamos dos de los instrumentos para proteger tu patrimonio personal y familiar:

Separación de bienes. Cuando alguien es nombrado administrador único, tiene que asumir que, en caso de problemas, puede llegar a responder con sus bienes presentes y futuros por lo que es fundamental que antes de asumir el cargo, proteja su patrimonio personal y familiar, bien haciendo separación de bienes bien poniéndolos a nombre de otra persona. Es preferible adoptar esta precaución antes de aceptar el cargo y, por supuesto, mucho antes de que se produzca alguna situación imputable (como mínimo, dos años antes), porque en este último caso puede considerarse como un delito de alzamiento de bienes.

Seguros específicos. Como recomiendan desde Mellado & Asociados Abogados , es aconsejable suscribir un seguro de responsabilidad de administradores y altos ejecutivos de sociedades mercantiles. “Es un medio de protección frente a la responsabilidad de los administradores que hayan causado daño a terceros o que devengan deudores por incumplimiento imputable de determinadas prestaciones, además de otras normas sectoriales (ambientales, concursal, etc.). Siendo un seguro de responsabilidad civil, presenta un carácter preventivo”, insiste. Estos seguros no cubren la responsabilidad penal de los administradores y, en muchas ocasiones, tampoco las consecuencias civiles de actos cometidos de forma consciente o de mala fe por ellos.

Adiós al hombre de paja

En el inicio del reportaje poníamos dos situaciones en las que aparecían personas que figuraban como administradores únicos, pero que en realidad no ejercían como tales, ya que había una segunda persona en la sombra que era quien realmente manejaba los hilos. Son los llamados hombres/mujeres de paja o testaferros.

Para evitar esta figura, se ha creado la figura del administrador de hecho, que permite atribuir las responsabilidades propias del cargo de administrador a quien actúa, en la práctica, como tal, aunque no haya sido nombrado formalmente. Se trata de una figura que extiende la conocida como acción de levantamiento del velo social, con la que se pretende descubrir quién está actuando realmente bajo la cobertura de una sociedad.

Las normas en materia de blanqueo de capital también tienen, en parte, esta misma finalidad.

Pacto de socios

Un error habitual de muchas sociedades es no redactar un pacto de socios inicial que regule la forma de adoptar decisiones y las limitaciones a la figura del administrador único.

Algunas de las cláusulas importantes de estos pactos de socios son las que permiten delimitar el ámbito de actuación del administrador y someten algunas de sus decisiones a la aprobación de determinados socios. “En la práctica, al tratarse de un documento privado, el administrador podrá adoptar igualmente esas decisiones, pero al estar incumpliendo el acuerdo firmado previamente con sus socios, estos podrán exigirle de forma inmediata algunas responsabilidades o, incluso, apartarle de su cargo o recomprar sus acciones” afirma Luis Gosálbez. Actuaciones que, sin existir un pacto de socios, serían muy difíciles de iniciar.

RESPONSABILIDAD CIVIL DE LOS ADMINISTRADORES ÚNICOS

Los administradores de una sociedad pueden llegar a ser responsables solidarios de los incumplimientos o de las obligaciones de la sociedad, cuando incumplen sus obligaciones y actúan en beneficio propio o en contra del bien social.

Esto significa que, en determinadas circunstancias, los socios, empleados, acreedores o cualquier otro tercero afectado por la actuación del administrador, podrá exigirle responsabilidades en caso de que la sociedad no pueda hacer frente a la misma.

Cómo evitarla. Para asegurarte de que tú no incumples, deberás preconstituir pruebas, es decir documentar que has convocado la junta de accionistas o que has comunicado a los socios las circunstancias de la empresa y tus recomendaciones, que no deben buscar únicamente tu propio beneficio, sino alinearse con los intereses de la sociedad y del resto de socios.

Si, en una situación de riesgo para la empresa o de terceros, la junta general o el resto de administradores hacen oídos sordos a tus propuestas, “el mejor consejo es cesar en el cargo y dejar que sean esos socios quienes adopten las decisiones contrarias a tus criterios: ya es bastante duro asumir las consecuencias de los propios actos, como para hacerse responsable de las decisiones de terceros”, afirma Luis Gosálbez, de Metricson.

RESPONSABILIDAD LABORAL DE LOS ADMINISTRADORES ÚNICOS

Como administrador, serás responsable en los casos de impago de las cotizaciones sociales y recargos.

Al igual que ocurre con las actuaciones que emprende la Agencia Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) puede acudir directamente contra el administrador cuando se produce un impago de las cotizaciones sociales y recargos, entre otros aspectos.

Cómo evitarla. En ambos casos, debes asegurarte de que los pagos a la Agencia Tributaria y a la TGSS se llevan a cabo en tiempo y forma, para evitar de esa forma que te lo reclamen a ti personalmente. Si tenéis una gestoría externa, aunque ellos lleven a cabo las autoliquidaciones y las transferencias, la responsabilidad seguirá siendo tuya, así que recuerda que la delegación de estas funciones no supone una delegación de responsabilidad frente a las autoridades.

RESPONSABILIDAD MERCANTIL DE LOS ADMINISTRADORES ÚNICOS

Si las cosas no van bien y la sociedad se ve abocada a un concurso o liquidación, tus socios, tus acreedores, el administrador concursal y los jueces analizarán con mucho detalle tus últimas actuaciones, para decidir si eres o no culpable de esa situación.

A priori, la actuación del administrador se encuentra amparada por el principio de discrecionalidad empresarial o regla del juicio empresarial, que defiende las decisiones de los administradores cuando actúen de buena fe, sin interés personal, con información suficiente y con arreglo a un procedimiento de decisión adecuado.

Cómo evitarla: es muy importante que el administrador cumpla de forma estricta sus obligaciones formales y pueda justificar que las decisiones que han llevado a la sociedad a una situación de insolvencia no han supuesto un beneficio personal para él, ni han sido aleatorias o inconscientes. Para ello, nada mejor que contar con unos asesores contables, fiscales, laborales y legales profesionales, que eviten incumplimientos casuales o situaciones fácilmente evitables.

RESPONSABILIDAD PENAL DE LOS ADMINISTRADORES ÚNICOS

La ley prevé consecuencias penales para determinadas conductas de los administradores, como la apropiación indebida, el alzamiento de bienes, el falseamiento de las cuentas o las insolvencias punibles.

Normalmente, este tipo de actos suelen estar promovidos por el afán de lucro del administrador, con lo cual es la sociedad la perjudicada. Ahora bien, también es posible que sean otros socios o empleados quienes están actuando de forma delictiva, en cuyo caso, resulta fundamental que el administrador establezca los mecanismos necesarios para detectar y evitar esas conductas.

Cómo evitarla: en la actualidad, la ley permite eximir de responsabilidad penal a la sociedad –y a sus administradores- que establezcan un plan de prevención de delitos o de compliance penal. Esta exención es consecuencia de la extensión de la responsabilidad penal a las sociedades y exige por parte de las mismas una constancia en el cumplimiento de las medidas previstas. Por lo tanto, no es suficiente con preparar un plan y meterlo en un cajón: es necesario que esté acompañado de medida de control y seguimiento.

RESPONSABILIDAD FISCAL DE LOS ADMINISTRADORES ÚNICOS

La Agencia Tributaria puede llegar a reclamar las deudas fiscales de la empresa al administrador en lo que se llama “derivación de responsabilidad de deudas”, cuando la empresa no ha pagado los tributos, y puede acabar con el embargo de bienes del administrador.

Se aplica las mismas causas que lo dicho en los temas civiles, si bien normalmente la Agencia Tributaria suele invertir la carga de la prueba; es decir, presume con más facilidad la culpabilidad del administrador.

Cómo evitarla: ya lo hemos dicho antes. Es aconsejable rodearse de asesores fiscales con experiencia en nuestra actividad que, además, tengan contratados buenos seguros de responsabilidad profesional para que, en caso de que sus consejos o actuaciones comporten una derivación de responsabilidad, podamos repetir los perjuicios ocasionados frente a ellos.

En líneas generales, resulta bastante sencillo cumplir con las obligaciones de un diligente empresario y evitar responsabilidades directas o solidarias en el ejercicio de la función de un administrador único. Sin embargo, es fundamental conocer bien las obligaciones inherentes al cargo y contar con asesores externos con experiencia en estos asuntos, para evitar que el desconocimiento nos pueda llevar a una situación que ponga en riesgo nuestro patrimonio personal o, incluso, nos lleve a afrontar condenas mucho más graves.

Sentido común, buenos asesores y buena fe en el ejercicio del cargo son una receta segura para dormir bien por las noches, aunque el negocio no acabe funcionando como uno esperaba.

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