Licencias: cómo agilizar los trámites para abrir un negocio

Conseguir las licencias necesarias para abrir un negocio se convierte para la mayoría de los emprendedores en una verdadera pesadilla.

Seamos claros. La concesión de una licencia de apertura para cualquier negocio debería tardar entre 15 días y cuatro meses, pero, en la práctica, este proceso se alarga durante meses e incluso años . ¿El resultado? Muchos emprendedores que se estrenan con su local o que deciden ampliar su empresa terminan trabajando en la ilegalidad. Y no sólo eso. Sin la licencia de apertura aprobada o con una licencia de obras pendiente del visto bueno por continuos requerimientos administrativos que no se habían previsto, se arriesgan a una sanción grave que además podría implicar la suspensión o el cese temporal de la actividad y clausura de un local.

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“El marco legal sobre licencias es muy confuso. Hay un gran abanico de normativas (nacionales, autonómicas y locales) ambiguas y contradictorias entre sí. En algunos casos, provocan problemas de interpretación, incluso cuando el proyecto está en manos de profesionales. Nosotros podemos tomar una decisión en base a una parte de la normativa aplicable y después el técnico del ayuntamiento puede interpretarla de forma diferente”, aseguraba José Luis López Latorre, CEO de Innovitas , una consultoría de servicios de ingeniería que está especializada en la gestión de proyectos de este tipo.

Por ese motivo los emprendedores se ven obligados a elegir entre paralizar la apertura de la actividad hasta tenerlo todo bien atado (pagando el alquiler y sin ingresos) o empezar a trabajar sin autorización y esperar a que, finalmente, les aprueben el proyecto. La mayoría elige lo segundo.

Consejos generales

-Inicia los trámites con antelación, ya que pueden retrasar la apertura del negocio.
-Los requisitos varían de una comunidad autónoma a otra, y según el municipio.
-Las normas cambian con rapidez. Siempre es recomendable solicitar información actualizada en la administración correspondiente.
-Haz fotocopias de los documentos que debes presentar. Los más habituales son:
Identificación de la empresa y su titular: DNI, NIF, acta de constitución de la sociedad y poderes de representación del socio, alta en el IAE y en la Seguridad Social.

Datos del negocio y del titular: memoria explicativa de la actividad, titulación académica del responsable y recibo del pago de la cuota del colegio profesional.

Datos del local: escritura de propiedad o contrato de alquiler, planos del local indicando el destino de cada estancia y otros datos de interés, según la actividad.

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Trámites genéricos

Son aquellos que todos los negocios, sea cual sea su naturaleza, deben cumplir antes de comenzar su actividad.

Administración de Hacienda: declaración previa al inicio de operaciones, alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y en el IVA, declaración censal de inicio de actividad y obtención del CIF.

Registro Mercantil: inscripción de la sociedad (en caso de no ser autónomo).

Tesorería General Seg. Social (SS): inscripción del empresario en el Régimen de Trabajadores Autónomos (sólo si va a realizar la actividad como tal), inscripción de la empresa en la SS y alta de los empleados.

Además de los señalados, lo habitual es hacer otra serie de trámites entre los que se encuentran:

-Abrir una cuenta en un banco
-Declaración Censal de Inicio de Actividad
-Gestiones ante notario
-Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
-Presentación de Libros de Contabilidad
-Otros trámites en Registro Mercantil
-Licencia Municipal de Apertura
-Comunicación de Apertura

Estos procedimientos pueden realizarse simultáneamente. También, en el portal EUGO , Ventanilla Única de la Directiva de Servicios de la UE puedes buscar los trámites necesarios por el tipo de negocio y de emplazamiento.

Licencia de apertura

La licencia o comunicación de actividad o de apertura es el documento que acredita que el local cuenta con las condiciones de habitabilidad y uso adecuadas para acoger la actividad económica a la que se le destina, sin causar molestias a tercero.

Obligatorio para: Hasta ahora todos los locales debían contar con esta licencia. Sólo quedaban exentas las actividades profesionales, artesanales o artísticas realizadas en la propia vivienda, siempre que no haya venta directa al público ni se causen molestias a los vecinos.

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Sin embargo, la Ley de Economía Sostenible, de 5 de marzo de 2011, establece que “con carácter general, el ejercicio de actividades no se someterá a la obtención de licencia u otro medio de control preventivo. No obstante, podrán someterse a licencia o control preventivo aquellas actividades que afecten a la protección del medio ambiente o del patrimonio histórico-artístico, la seguridad o la salud públicas, o que impliquen el uso privativo y ocupación de los bienes de dominio público, siempre que la decisión de sometimiento esté justificada y resulte proporcionada”.

Posteriormente, la Ley12/2012 establece que si la nueva empresa es un comercio minorista "cuya superficie útil de exposición y venta al público no es superior a 300 metros cuadrados" se sustituye la licencia por una Declaración Responsable de inicio o modificación de actividad al Ayuntamiento de la localidad (puedes presentarla por internet, con certificado digital, a través de este enlace). Igualmente, se puede presentar Declaración Responsable en el caso de traspaso de titularidad del negocio o de reformas en el local que no precisen de licencia de obras.

Sin embargo, en la práctica un nuevo negocio deberá, junto con la presentación de la Declaración Responsable, pagar en la mayoría de los ayuntamientos alguna tasa (por prestación de servicios urbanísticos, por utilización privativa, aprovechamiento del dominio público,...) y, en muchos casos, elaborar también un informe técnico (que en algunos ayuntamientos debe ser realizado por las entidades colaboradoras acreditadas).

Procedimiento. El procedimiento general para otro tipo de empresas, los pasos serían:

Para las actividades inocuas, que en principio no deben generar ninguna molestia, los requisitos son más sencillos. Es el caso, por ejemplo, de los comercios de productos no perecederos ni peligrosos (como una papelería o una boutique de moda), o una pequeña oficina abierta al público (como una inmobiliaria o una gestoría).

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Para actividades calificadas. Las exigencias aumentarán para licencias de actividades clasificadas como molestas (las que puedan emitir ruidos, vibraciones, gases, polvo, etcétera), insalubres (aquellas que puedan provocar desprendimiento o evacuación de productos o sustancias perjudiciales para la salud), nocivas (las susceptibles de ocasionar daños al medio ambiente) o peligrosas (relacionadas con productos explosivos, combustibles, radiactivos...). Para ejercer actividades molestas, es necesaria la autorización expresa de la comunidad de propietarios del inmueble. Las restantes actividades clasificadas se realizarán, por lo general, en suelo industrial.

Plazos. “El plazo para que se resuelva el procedimiento depende del volumen de trabajo que tenga el ayuntamiento en el momento de la petición”, aclaran los expertos. Como puede prolongarse varios meses, para estos trámites funciona el “silencio negativo” de la Administración: es decir, que si calla, otorga. De acuerdo con este principio, si el local cumple los requisitos, se puede abrir el negocio de forma provisional hasta que llegue la licencia definitiva, siempre y cuando estés seguro de que respondes a las exigencias legales.

Requisitos habituales

1. Licencia de obras

Obligatorio para: todos los locales que deban ser acondicionados para obtener la licencia de apertura, y siempre que haya que hacer obras.

Procedimiento: un técnico municipal examinará el local y expedirá la licencia de obras indicando las remodelaciones necesarias. Si son obras menores, el técnico puede otorgar una licencia de apertura provisional, condicionada a que se realicen las mejoras. Si se requieren obras mayores, habrá una nueva inspección tras la remodelación.

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2. Medidas de insonorización

Obligatorio para: locales donde se realicen actividades potencialmente contaminantes por ruido y vibraciones, como bares, talleres, espectáculos, centros educativos, etcétera.

Procedimiento: Los dueños de los locales deben presentar un estudio de impacto acústico firmado por un técnico que incluya una memoria explicativa y planos, donde se detallen las características del foco de contaminación y las medidas de control y prevención adoptadas: sonómetros, limitadores de ruido, doble puerta, aislamientos especiales, etc.

3. Medidas higiénicas

Obligatorio para: locales donde se sirva comida y/o bebida, como bares, cafeterías, restaurantes, heladerías...

Procedimiento: las normativas municipales detallan las características de cada estancia (cocina, almacén, zona de barra, zona de público, aseos y vestuarios), indicando su superficie mínima, materiales de construcción, ventilación y tipo de mobiliario. Por ejemplo, requieren una salida de humos y zonas separadas para tratar los alimentos y los residuos, así como electrodomésticos, material de limpieza y contenedores de basura específicos.

4. Plan contra incendios

Obligatorio para: todos los edificios deben tener señalización de evacuación, alumbrado de emergencia y extintores. Los planes contra incendios son obligatorios para los centros sanitarios, espectáculos públicos, alojamientos turísticos y actividades industriales.

Procedimiento: deben contar con planes de emergencia que incluyan protocolos de evacuación y autoprotección. Además, hay que exponer en lugar visible los planos del local con las rutas de salida, contar con alarmas acústicas y disponer de los extintores adecuados para los tipos de fuego que se puedan producir.

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Consejos:

- Antes de comprar o alquilar un local, hay que ir al área de urbanismo del ayuntamiento para ver si tiene la licencia, advierten los expertos. En consecuencia es recomendable no confiarse ante el hecho de que en el local se realiza ya la actividad que queremos llevar a cabo. Las ordenanzas municipales se modifican con frecuencia y es posible que en su día obtuviera la licencia, pero que ya no cumpla con la normativa.

-En el momento en que el emprendedor entregue el impreso solicitando la licencia, tendrá que pagar las tasas, independientemente de que se la concedan.

-Existen estudios de arquitectura o ingenieros y empresas de la construcción especializadas en adaptar locales a las obligaciones impuestas por la correspondiente licencia de actividad.

-Además, tendrás que contratar los servicios de un estudio profesional siempre que para la tramitación de tu licencia te exijan presentar un proyecto visado por el colegio correspondiente.

¿Cómo escogerlos?

No escatimes en este aspecto y elige a alguien con experiencia en la zona en la que vas a trabajar. Si conoce los criterios que sigue el técnico que debe evaluar tu proyecto, será más difícil que surjan imprevistos que echen atrás la apertura de tu negocio.

¿Cuánto cuesta?

El coste depende de la empresa a la que acudas y del proyecto. Existen también soluciones tecnológicas que agilizan y abaratan el proceso.

Autorización de apertura

La autorización de apertura es el documento por el que la administración competente confirma que la actividad económica se realiza de acuerdo con unos estándares mínimos de calidad en la fabricación de los productos o en la prestación de los servicios.

La inscripción en un registro es una medida obligatoria para las actividades que puedan tener una importante incidencia en la salud o en la seguridad ciudadana. Este registro es un listado de empresas dependiente del ministerio o de la consejería autonómica competente en la actividad que realicen. El objetivo es tener un mayor control sobre esos negocios, a efectos de inspección.

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Obligatorio para: Son muchas las actividades que requieren estos trámites, por lo que será necesario consultar cada caso particular. En general, todas las actividades clasificadas, y en concreto, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalación, mantenimiento y reparación de sistemas de gas; electricidad, fontanería, etc.

Las empresas de venta a distancia (por correo, por teléfono o por Internet) deben inscribirse en un registro dependiente de la Dirección General de Política Comercial, del Ministerio de Economía. De esta forma, se pretende paliar la potencial indefensión del consumidor.

Procedimiento: Por lo general, la autorización es competencia de la comunidad autónoma, si bien en determinados casos depende de un ministerio. Cuando la autorización es requisito indispensable para que el negocio obtenga la licencia de apertura municipal, suele ser el propio ayuntamiento el que da traslado del expediente a la dirección general.

El plazo para obtener la autorización dependerá del volumen de trabajo que tenga la consejería, y de los trámites que se tengan que realizar. “Por ejemplo, las actividades clasificadas requieren que se lleve a cabo un trámite previo: publicarlo en el ayuntamiento, para que los vecinos lo sepan y puedan presentar sus alegaciones”, señala Carmen Domingo. “Lógicamente, eso alargará mucho los plazos”.

Consejos:

-Las autorizaciones de apertura y la inscripción en los registros se gestionan en las consejerías o delegaciones ministeriales, según cada caso. Estos organismos suelen estar ubicados en las capitales de provincia. Si el emprendedor reside en un municipio alejado de la capital y no quiere desplazarse, puede recurrir al correo administrativo: presentar la solicitud en su ayuntamiento para que desde ahí se envíe como valija interna hasta la consejería en la que se debe tramitar, explica una experta. Otra opción es hacerlo en Correos, solicitando el mismo procedimiento.

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Requisitos habituales

La autorización de apertura está ligada al titular, al local y a la actividad. Los aspectos que contempla no se limitan a las condiciones del local: también tienen en cuenta la cualificación del personal, el cumplimiento de protocolos de trabajo específicos, las buenas prácticas en el trato con el cliente, etcétera.

1. Licencia de obras

Existen actividades en las que el trabajo cotidiano afecta a la seguridad del consumidor o a la integridad de sus bienes, por lo que se requiere una formación específica o la aceptación de las normas de conducta que establecen los colegios profesionales. Los más habituales son el carnet sanitario de manipuladores de alimentos (para negocios dedicados a la elaboración, manipulación, transporte y venta de alimentos, como bares, restaurantes, hoteles, transportistas, comercios...), el carnet de instalador, mantenedor u operador (sistemas de electricidad, fontanería, gas, calefacción y climatización, etc.) y la colegiación obligatoria (abogados, personal médico, farmacéuticos, arquitectos, etc.)

2. Garantías económicas

Toda actividad económica puede incurrir en daños a terceras personas o bienes ajenos. Para las actividades económicas y profesiones en las que el riesgo es más alto de lo habitual, o bien el daño puede ser importante, es obligatorio guardar una cantidad de dinero para hacer frente a responsabilidades futuras. Los trámites más frecuentes son la contratación de un seguro de responsabilidad civil –conviene que preguntes en los colegios profesionales, ya que muchos ofrecen seguros específicos para sus miembros– y la constitución de una fianza para subsanar eventuales daños a terceros (el ingreso se puede hacer en efectivo en la Caja General de Depósitos, pero también se admiten avales bancarios, seguros de caución y títulos de emisión pública).

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3. Declaración de Impacto Ambiental

Obligatorio para grandes actividades agropecuarias, mineras o industriales, campamentos de turismo, imprentas y centros de reprografía, talleres de vehículos y maquinaria, tintorerías, centros sanitarios y veterinarios,manipulación y distribución de productos químicos o farmacéuticos, actividades contaminantes por ruido...

4. Medidas de seguridad

Los establecimientos donde se guardan objetos de alto valor o grandes cantidades de dinero pueden ser objeto de asaltos, lo que pondría en peligro a los trabajadores y consumidores que se encuentren en ellos. Según el Reglamento de la Seguridad Privada, deben contar con sistemas de vídeo-vigilancia, alarmas y otros sistemas. Para instalarlas, hay que solicitar autorización a la Delegación del Gobierno. Tras las obras, la delegación realizará una inspección y expedirá la autorización. Las medidas de seguridad se revisarán periódicamente.

Comunicación de apertura

El empresario que cuente con empleados a su cargo es responsable directo de su seguridad y su salud en todo lo referente al trabajo que desarrollan durante su jornada laboral, y está obligado a cumplir todas las disposiciones relacionadas con la prevención de riesgos laborales. Las Administraciones públicas deben ejercer su función inspectora en todos los lugares en los que haya una relación laboral. La comunicación de apertura del centro de trabajo permite a las autoridades conocer la existencia de esa relación y establecer los controles necesarios.

Obligatorio para: Todos los empresarios que tengan empleados a su cargo. También es necesario completar este trámite al reanudar la actividad empresarial después de haber realizado ampliaciones o alteraciones del local de trabajo.

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Procedimiento: Debe enviarse un comunicado de la apertura del negocio a la Dirección General de Trabajo del ministerio o de la consejería autonómica correspondientes (dependiendo de qué Administración tenga esta competencia) en el plazo de 30 días tras dicha apertura. Los técnicos designados comprobarán que el centro de trabajo cumple todas las normas de seguridad y salud obligatorias en el trabajo y, si todo está en orden, sellarán el libro de visitas que debes tener en tu negocio, en el que deberán firmar cada vez que se realice una inspección.

Prevención de riesgos

Si el local tienen la licencia municipal es que reúne las condiciones de uso. Además, el centro de trabajo debe contar con un Plan de Prevención de Riesgos.

Obligatorio para: Todas las empresas que tengan empleados.

Procedimiento: El plan debe ser elaborado por un técnico de prevención, que evaluará los riesgos y tomará las medidas necesarias para minimizarlos. Puede hacerlo el propio empresario (si tiene el título), o bien puede delegar en un empleado o acudir a un servicio de prevención ajeno. Para elegir la entidad más adecuada, lo mejor es solicitar varias ofertas y valorar sus condiciones: qué actividades incluyen, cuántas visitas harán al año y cuándo empezarán a realizarse. Los precios son variables.

Consejos

- La normativa es amplia y dispersa. Lo mejor para un emprendedor es concertar un servicio de prevención al menos el primer año, para que le ayude a crear el sistema de trabajo, según los expertos.

-Desde la Asociación Nacional de Entidades Preventivas Acreditadas, ANEPA , recomiendan no firmar conciertos que hablen sólo de especialidades sin determinar actividades, ni conciertos en los que se fije un número de horas: deben prestar el servicio independientemente del tiempo que suponga.

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-En la web del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo se encuentra toda la normativa y una útil guía para la Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa.

Registro de patentes

En algunos casos, la idea de poner en marcha un negocio surge al comprobar las posibilidades de un invento o un desarrollo nuevo. Aquí es conveniente registrar una patente: un certificado por el que se reconoce la autoría del invento y se protege el derecho de su autor a explotarlo o comercializarlo. Este certificado lo concede el Estado.

Procedimiento

-Los distintos tipos de patentes (nacional, europea, internacional, modelo de utilidad, certificado complementario de protección) se registran en la Oficina Española de Patentes y Marcas .

-El primer paso consiste en rellenar la solicitud y abonar una tasa. El proceso se prolongará durante varios meses. Desde el momento de la solicitud, el titular tiene un plazo de, aproximadamente, 15 meses para solicitar el Informe de Estado de la Técnica. Para ello, tendrá que presentar toda la documentación necesaria para describir su invento: dibujos, explicaciones, planos, fórmulas, etc. La oficina estudiará el invento y redactará el citado informe exponiendo sus características técnicas. Si concluye que el invento no está ya registrado, otorgará la patente.

-En el momento en que se resuelve el proceso, el inventor debe abonar los derechos de concesión, que cubren las tasas de los dos primeros años. A partir de ahí, cada año deberá pagar un importe que va ascendiendo a medida que pasa el tiempo. Existe una exención de tasas, que en realidad funciona como un aplazamiento para los cuatro primeros años.

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-El titular de la patente debe explotar el invento, por sí mismo o por medio de terceros, en un plazo de cuatro años desde la solicitud, o tres años desde la concesión.

Acelerar los trámites

Además de la documentación básica para solicitar la licencia, pregunta por todas las normativas aplicables a tu proyecto: ley de riesgos laborales, normativa medioambiental, sobre instalaciones eléctricas... Y, sobre todo, evita los errores más habituales:

Traspaso de licencia

Para agilizar los trámites, puede ser interesante buscar locales que ya tengan una licencia concedida para la misma actividad que quieres realizar. Si abres un restaurante, busca un local que ya tenga un negocio de restauración y la licencia de actividad concedida. Si no haces grandes obras, bastará con una revisión y solicitar el cambio de titular de la licencia. Eso sí. Debes tener cuidado con el negocio elegido. Algunos pueden parecer similares y no lo son.

Negocios en casa

Para los negocios en un comunidad de vecinos, más que el criterio de la Administración debes tener en cuenta la opinión de los inquilinos. Te puedes encontrar con que no puedes abrir un negocio si la comunidad de propietarios se niega a autorizarlo. Es un aspecto importante cuando se trata de negocios como una consulta o cualquier otro que suponga el paso continuo de clientes subiendo y bajando escaleras. Para evitar sorpresas, antes de alquilar o comprar, lo mejor es preguntar y que se someta a votación.

Cuidado con la normativa antiincendios

Algo muy habitual es que un emprendedor alquile una nave industrial para cualquier actividad, por ejemplo, un taller de carpintería, pero no sabe qué tiene que hacer en materia de incendios y autorización de vertidos. De estos, el tema de incendios es muy importante. Tanto, que los cambios necesarios pueden llevarte a cambiarte a otro local porque te saldrá más rentable. La normativa es muy estricta con las naves antiguas.

Atención al público

En los negocios de atención al público los principales problemas surgen por las salidas de emergencia y por el número de baños necesarios. Además del que destines a clientes, necesitarás uno para tus empleados y otro para personas minusválidas.

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