El proceso de facturación de un autónomo conlleva unas serie de obligaciones recogidas en el Reglamento de Facturación de Hacienda:
– Emitir y entregar facturas a tus clientes por cada trabajo u operación que realices y conservar copia de las mismas, de manera que se puedan documentar todas las anotaciones de los libros registro de ventas e ingresos, que son la base contable con la que se calculan los impuestos que deberás pagar.
– Numerarlas de manera correlativa. Se pueden tener series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas.
– Guardar un registro con copia de las facturas que has emitido. Hacienda te las puede requerir en cualquier momento.
– Incluir en el cálculo de la factura los porcentajes de IVA e IRPF que correspondan a la actividad en la que estás de alta en Hacienda. No hacerlo puede suponer ser multado.
En algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares: operaciones exentas de IVA (por ejemplo un médico privado o un psicólogo), las de recargo de equivalencia (comerciantes minoristas), régimen simplificado de IVA (por ejemplo, determinados autónomos de la construcción en módulos) y las del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Ahora bien, siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y/o cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario. Las facturas deberán emitirse en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, las facturas deberán ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación de los impuestos a los que afecten.
¿Qué herramienta utilizo para preparar mis facturas?
Muchos autónomos siguen utilizando programas de procesamiento de textos u hojas de cálculo para hacer sus facturas. Esta puede ser una buena solución cuando empiezas y si sólo emites unas pocas facturas, pero no deja de ser una tecnología más propia del siglo pasado.
Es recomendable probar las soluciones de facturación en la nube, basadas en una tecnología que en otros países ya está mucho más extendida y que en España se va a generalizar en estos próximos años. Estas soluciones de facturación en la nube, especialmente adaptadas a la realidad de autónomos y pymes, te permitirán disponer de una aplicación profesional de facturación para diseñar facturas personalizadas, emitir presupuestos, transformarlos fácilmente en facturas, extraer automáticamente tus libros de facturas e ingresos e incluso preparar tus impuestos.
La factura simplificada
Desde de 2013, con el nuevo Reglamento de Facturación, la factura simplificada sustituyó el tique, que hasta entonces se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido, en actividades como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis), entre otras.
Cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido) y sólo los autónomos de determinados sectores (comercio, transporte, hostelería, peluquería, etc.) en operaciones de hasta 3.000 euros (IVA incluido).
Debe contener los siguientes datos: número de factura, fecha de emisión, identificación del emisor (NIF, nombre, apellidos y denominación social), identificación de los bienes entregados o servicios prestados, tipo de IVA aplicado e importe total a pagar.
Además, deberá incluir la identificación del destinatario (NIF, nombre y apellidos y domicilio) y la posible cuota tributaria a aplicar por retención del IRPF cuando el destinatario de la factura simplificada sea empresario, profesional o, aunque no lo sea, así te lo pida para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
La factura electrónica
La factura electrónica lleva funcionando bastantes años pero su uso no ha conseguido generalizarse, salvo en proveedores de grandes empresas. Desde enero de 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, lo cual está contribuyendo a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.
La factura electrónica debe reunir todos los requisitos de una factura normal en papel. Desde 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo, ya que se reconoce esta como garante del origen de la factura y de la integridad de los datos.
¿Qué datos debe contener una factura?
Tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que te enumeramos a continuación:
– Número de la factura y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Normalmente, se suele niciar una serie nueva para cada año.
– Fecha de emisión.
– Nombre y apellidos o denominación social completa, tanto del emisor como del cliente.
– NIF de las dos partes.
– Dirección completa de las dos partes.
– Descripción de las operaciones, indicando su precio unitario, su coste total y los posibles descuentos aplicados.
– El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente, si es que procede, como ocurre con muchos profesionales autónomos.
Un ejemplo de factura tipo
Muchos procesadores de texto, como Word y Openoffice, incluyen modelos de factura. Son una opción cuando se inicia la actividad, pero siempre será más eficiente optar por una aplicación profesional de facturación. Te dejamos este ejemplo para que no te olvides ningún detalle.
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