Si vas a montar una empresa que venda productos físicos, tanto si los fabricas tú, como si eres distribuidor, y vas a tener que gestionar almacenes y transportistas, te interesa plantearte un ERP, el acrónimo en inglés para el software de planificación de recursos empresariales. Necesitarás un control del stock del producto (y puede que tengas que hacer frente a difrentes unidades de medida), lotes y números de serie, gestión de paquetes en almacén, control de repositorio, trazabilidad de producto, inventarios físico y planificación. Necesitarás un seguimiento de entras y salidas, quizá de caducidades. Tendrás que estar en contacto con proveedores de producto –o de materias primas– y con transportistas. ¿Por qué? Porque necesitarás una gestión de compras y de proveedores eficaz, así como condiciones de pago y una gestión de aprovisionamientos para vigilar tu margen. Aunque sola sea para reducir los costes de stock y distribución, que ya es un argumento de peso.
¿Cuáles son tus operaciones?
“Antes de plantearte un software tienes la obligación de identificar tus operaciones sobre el papel. Creo que hay que buscar dos cosas: tecnología y funcionalidad. Tienes que buscar la funcionalidad que sea capaz de cubrir lo que tú necesitas cubrir a nivel operativo. ¿Qué quiere decir ‘control operativo’? Si montas un negocio de fruta al por mayor, un control operativo te ayuda a hacer una buena gestión de compras, a llevar un buen control de almacén; a llevar un sistema de distribución razonable, que me ayude a llevar el producto a mis clientes; tener un sistema de facturación práctico. Es todo lo que tiene que ver con el músculo del negocio, con las operaciones que realiza cualquier mayorista en este ejemplo: comprar y vender”, apunta Couso.
¿Qué producto te encaja? “Me iría al mercado, buscaría 4-5 productos y los compararía. Decidiría en función de mis necesidades operativas. Si tuviera idea de un negocio para hacerlo crecer, pensaría también en una solución orientada al crecimiento. Cuando ves la solución que más te gusta, deberías valorar si comprar o nube. Una cosa no es mejor que la otra. Tiene que ver con las características de cada uno. Se puede acceder a soluciones de gama alta –eficaces– que no son caras”, sugiere Couso.
¿Y cómo mides, no sé…, a un programador?
Esto está muy bien para empresas de producto físico, pero ¿y las empresas de servicios? “Sólo tienen un activo: el tiempo. Y ahí es difícil medir resultados… Primero hay que medir esfuerzos. El esfuerzo sí que es fácil de medir: ¿Cuánto nos hemos esforzado para llegar hasta donde hemos llegado? ¿Cómo mides a un programador? ¿Por las líneas de código? No tiene sentido. Lo que se puede medir es el tiempo dedicado a desarrollar esto, tiempo dedicado a esto otro… que puede haber llevado menos tiempo, bueno. Ahora ya sabes cuánto tiempo te lleva. Si más adelante ves que se puede hacer más rápido, ahí está el aprendizaje. Para eso se mide: para mejorar la curva a aprendizaje. Si no, ¿qué más te da saber que se ha tardado 250 o 300 horas?”, apunta Daniel Suárez, consultor de Coontigo.
¿Qué usan los emprendedores?
Va a depender mucho del tamaño de tu proyecto. Para pequeños proyectos puedes comenzar evaluando las ofertas en la nube de Billage (24 euros/mes; incluye CRM), Anfix FacturaPro Comercios (29,90 euros/mes) y STEL Order (21,78 euros/mes si contratas el plan anual; incluye CRM). Para proyectos más grandes, te interesa irte a otro tipo de productos en la nube como Sage Murano ERP online u OpenBravo ERP Profesional, o del estilo de las soluciones sectoriales de Datisa o a paquetes más genéricos como A3 ERP Plus (Wolters Kluwer). Esto para empresas de productos. Para empresas de servicios Anfix FacturaPro Servicios (19,90 euros/mes) o utilidades de productividad como Harvest (desde 49 euros al mes).
Lo mínimo que necesitas
Según los expertos que hemos consultado, ese software mínimo viable debería tener: categorías de productos, tarifas, materiales para la creación de productos, fichas de producto (tipo de producto, características, imagen de producto), productos en stock, número para trazabilidad, fichas de proveedores según el producto, con tarifas (precios, precio aplicable, precio límite), fichas de transporte (categorías de portes y registro de transportistas), fichas de productos sustitutivos, registro de clientes, proveedores, empleados, con direcciones (facturación, entrega, dirección social), también métodos y condiciones de pago con clientes y proveedores, calendarios de facturación, y rápeles de compra y venta. Y si vas a tener almacén propio y stock, ¿qué necesita vigilar la aplicación con la que trabajes? Control del stock (unidades de medida), números de serie y lote, gestión en almacen de paquete, control del repositorio, trazabilidad, inventarios físicos para planificar y generar Informes de movimientos.
