Pautas para crear una agencia de organización de eventos

Organizar eventos requiere tres cosas básicas: contactos, un ‘colchón’ financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas.

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TIMOTHY A. CLARYGetty Images

Las agencias de organización de events cuentan una demanda real por parte de empresas y particulares y, por lo tanto, un mercado amplio. Prácticamente no existen barreras de entradas y, en principio, cualquier persona puede dedicarse a organizar eventos, siempre y cuando tenga las características necesarias: mente creativa, capacidad de organización, actitud comercial, vocación de servicio y empatía. La otra cara de la medalla es que el intrusismo representa un problema de calado en este sector.En general, no se requieren inversiones costosas para empezar esta actividad. La organización de eventos puede ser rentable a muy corto plazo, o sea a la finalización de cada evento, con márgenes brutos medios que oscilan entre el 10% y el 30% sobre la facturación total de los servicios subcontratados. Asimismo esta profesión permite un alto grado de independencia y constituye un excelente trampolín para las relaciones humanas.

Actualmente nos encontramos con un sector muy atomizado y fragmentado, en el que compiten unas pocas grandes agencias y muchas pequeñas, en general desligadas entre ellas. El experto Eric Mottard, CEO y fundador de Eventoplus, plataforma de referencia de agencias, espacios y proveedores para eventos, considera que, tras los años duros de la crisis, nos encontramos en un buen momento. Eso sí, ha tenido lugar una transición hacia el fortalecimiento del evento en su vertiente estratégica, como potente herramienta de comunicación. Por lo tanto, el rol del organizador de eventos debe ir mucho más allá de una mera producción o coordinación, para centrarse en aportar auténtico valor al cliente.

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Qué servicios ofrecer

El sector de la organización de eventos es un cajón de sastre, en el que tienen cabida las propuestas más dispares: la variedad de eventos es prácticamente ilimitada, acorde a los distintos gustos, necesidades y bolsillos de la clientela.

Para empezar es conveniente identificar el núcleo central de la actividad y nuestro target de clientes. En este sentido, hay tres grandes bloques de servicios de organización de eventos:

. Eventos sociales para particulares (bodas, fiestas, cumpleaños, despedidas, etc)

. Eventos corporativos para empresas (incentivos, motivación, reuniones, presentaciones, congresos, lanzamiento de productos, actividades de team building, etc.)

. Eventos públicos para instituciones, organismos, asociaciones, etc. (espectáculos, conciertos, exposiciones, fiestas patronales, etc.)

La formación y experiencia profesional, la red de contactos, la eventual complementariedad de los promotores de la empresa, el conocimiento de determinados sectores o el dominio de algunas especialidades, también influirán en la oferta de servicios pero, sobre todo, resultará determinante la observación del entorno y de las oportunidades de negocio.

EL MODELO DE NEGOCIO

El sector presenta un grado de heterogeneidad elevado. Una agencia de organización de eventos puede encargarse de un evento de forma integral o solamente de algunos de sus elementos: por ejemplo, el lugar de la celebración (restaurante, finca, casa, carpa), el catering, invitaciones y regalos, fotografía y video, medios audiovisuales, iluminación, decoración y música, celebridades, artistas y espectáculos, animación, azafatas y otros profesionales, transporte de los asistentes, gestión de hoteles, asesoramiento protocolario, etc.

Por otra parte existe una disparidad en los criterios de fijación de precios. Cerca del 80% de las agencias facturan la totalidad del evento a su cliente y liquidan por su cuenta con sus proveedores; aproximadamente un 8% cobra por fees (honorarios por sus servicios, sin recibir comisiones de proveedores); un porcentaje similar al anterior recibe comisiones de proveedores y fees de sus clientes y, por último, hay otra variante que consiste en incrementar las tarifas de algunos proveedores en la factura de sus clientes.

Existe consenso en el sector de que lo correcto sería cobrar honorarios por el trabajo efectivo de creatividad y coordinación y las muchas horas de trabajo y dedicación. De hecho, en muchos casos los clientes prefieren contratar y pagar directamente el catering o el hotel, servicios en los que a menudo el valor de una agencia de organización pasa desapercibido o, a veces, ni siquiera llega a producirse.

LA GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES

Es lo que destaca Olga Asensio, wedding planner valenciana y añade que, además, pueden convertirse en excelentes prescriptores.

Un evento es una suma de detalles y son varios los proveedores que intervienen para que sea un éxito. Es imprescindible saber desarrollar una cartera de proveedores capaces de convertirse en socios estratégicos, lograr coordinarlos y obtener unas óptimas prestaciones en las mejores condiciones. La relación con los distintos proveedores no siempre es fácil: sin duda requiere tiempo, dedicación, mano izquierda y supervisión constante. Tampoco olvidemos que, generalmente, lo barato sale caro; apurar en exceso los márgenes de los proveedores o escoger a los más económicos puede acarrear sorpresas desagradables.

Los proveedores habituales de una empresa de organización de eventos son:

. Lugares y locales (restaurantes, hoteles, salas y salones, fincas, locales de ocio, etc.)

. Comida y bebida (catering, cafetería, menaje, etc.)

. Preparación del lugar (mobiliario y accesorios, diseño y decoración, material decorativo, etc.)

. Profesionales para eventos (artistas, conferenciantes, azafatas, fotógrafos, etc.)

. Equipos y servicios técnicos (audiovisuales, medios especiales, etc.)

. Transporte (autocares, agencias de viajes, etc)

. Servicios de apoyo (publicidad y relaciones públicas, servicios gráficos, protocolo, estilismo, interpretes, etc.)

Dinero en el bolsillo

Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización de los actos, etc. Además es importante que los clientes perciban que tu empresa es solvente y que se puedan fiar de tus posibilidades financieras para afrontar la organización de un evento antes de que ellos te paguen.

Para montar una empresa de este tipo no basta con los 3.000 euros necesarios para crear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo de 9.000 euros para alquilar un palacio donde realizar una convención y otros tantos para pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto.

No hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento. Además los proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas características y necesidades distintas, por lo que no se fían y, dependiendo del grado de confianza que mantengas, pueden exigir el pago al contado con una antelación de 30, 60 o 90 días.

Poco personal

Una empresa de organización de eventos no requiere contar con mucho personal. Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrarás tus resultados.

La empresa ideal que se inicia en este mercado sería la constituida por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento”. El personal debe tener formación en turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal, etc. También han de dominar varios idiomas.

Ubicación y decoración
Organización de eventos

Antes de montar tu empresa, indaga si en el área de influencia del futuro negocio hay suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, así como infraestructuras para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes...). Lo ideal es establecerte en ciudades medianas donde aún hay hueco en el mercado (Valencia, Sevilla, Bilbao...) y prestar servicios a clientes de los alrededores. Para ubicar tu oficina, no hace falta un local muy grande pero sí situado en una zona que venda por sí sola al aparecer en tu tarjeta de visita. La decoración importa en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas.

Respecto a la inversión publicitaria, ésta no va a ser muy elevada porque la fórmula más rentable para una empresa de organización de eventos es la labor comercial y, sobre todo, el boca-oído. Es un negocio en el que cuentan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva. En todo caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de publicidad que lleguen más directamente a tu público objetivo: mailings, páginas amarillas, asistencia a ferias, etc..

Diversificarse o desaparecer

La organización de eventos abarca muchas actividades. Esto hace que entren en juego muchas empresas y servicios. Si puedes aprovechar los puntos comunes que tiene este negocio con otros sectores, estarás en condiciones de ofrecer mejor servicio y redistribuir riesgos. Hay varias posibilidades para ampliar el negocio:

Imagen y publicidad. No te limites a actos de lanzamiento de productos. Si te ganas la confianza del cliente y demuestras tu capacidad, podrás también participar en la campaña publicitaria de la presentación del producto.

Comunicación . Puedes aprovechar para ayudar a tus clientes en su relación con los medios y ofrecerles ser su gabinete de
 prensa.

Fuerza de ventas. Ofertar un apoyo a la fuerza de ventas de una empresa, no sólo para un evento sino de forma continuada, es una forma de diversificar que te permite, además, crear mejores vínculos con el cliente.

Productos propios. Tendrás que delegar gran parte de tus ser- vicios, pero puedes ofrecer productos de elaboración propia para incrementar el margen de beneficio: fotografías o vídeos de un acto, presentaciones en Power Point para empresas, diseño de páginas web y contratación de hoteles...

Nuestro supuesto: Balance inicial
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Balance inicial

En nuestro supuesto ponemos en marcha una empresa (s.l.) de organización integral de eventos corporativos. El promotor, con experiencia y contactos locales, tiene encargados dos eventos en el primer mes de actividad. Se contratará a un ayudante desde el principio. La empresa se ubicará en un centro de negocios céntrico, pagando un canon mensual. Sólo necesitará una inversión mínima en elementos de decoración. Registrará su propia marca y el diseño de una atractiva imagen corporativa. La principal inversión será la adquisición de un vehículo rotulado. Necesitará disponer además de recursos informáticos móviles, como portátil, tablet y smartphone, debido a que gran parte del trabajo se desarrollará fuera de la oficina. Contará con una liquidez en tesorería suficiente para afrontar los gastos de organización de un par de eventos.

Para financiar el Plan de Inversión, o Activo del Balance inicial, nuestro emprendedor aportará un capital social de 30.000 € y una subvención de 3.000 €. El resto (26.809 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), que se devolverá mediante 60 cuotas mensuales. Para situar correctamente en el Pasivo las deudas con el banco según su vencimiento, es necesario distinguir la parte a largo plazo del préstamo, de la que vence durante el primer año (corto plazo), resultado de la suma de las devoluciones mensuales del principal de las primeras doce cuotas.

Nuestro supuesto: Cuenta de Resultados
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Cuentas de Pérdidas y Ganancias

La cuenta de resultados, también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias, registra los ingresos y gastos (incluso los que no implican salida de dinero, como las amortizaciones) que se producen a lo largo del año y permite conocer el resultado de la gestión de la empresa. Todos los datos recogidos en la cuenta de resultados figuran sin IVA. Posteriormente, al confeccionar el plan de tesorería y el balance de situación al cierre del ejercicio, es cuando se tendrá en cuenta el cobro, pago y liquidación del IVA. El importe del resultado neto (beneficio o pérdida) se llevará a la columna Patrimonio Neto del balance como ‘Fondos propios’, y representa la contribución del ejercicio económico al aumento o disminución del valor patrimonial del negocio que refleja el balance de situación final. El resultado neto que permanece en la empresa es en sí mismo una fuente de financiación propia, que se suma al capital inicial.

Los principales gastos en los que incurre una empresa de organización de eventos durante el ejercicio son los siguientes:

-gastos salariales

-seguridad social a cargo de la empresa

-alquiler del local, o amortización del inmueble si es en propiedad.

-suministros: agua, luz, gas, teléfono, conexión a Internet, combustible

-servicios externos: asesoría, abogados, gestores, etc.

-gastos generales: limpieza, reparaciones, mantenimiento informático, material de oficina, etc.

-gastos comerciales: publicidad, relaciones públicas, etc.

-seguros: de responsabilidad civil, de transporte y otros riesgos

-amortizaciones del inmovilizado

-tributos municipales

-compra de existencias

La partida de gastos más significativa para una empresa de este tipo, los pagos a los proveedores involucrados en el evento, representa un coste variable asociado a cada evento y se refleja en la cuenta de resultados como Coste de ventas.

TE RECOMENDAMOS NUESTRA 'GUÍA PRÁCTICA PARA MONTAR UNA EMPRESA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS'

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