En líneas generales, puede decirse que contabilizar consiste en hacer asientos contables. Uno detrás de otro y por orden cronológico. Se trata de registrar todas las operaciones que realiza tu empresa, desde compras y gastos hasta ventas e ingresos, inversiones financieras, movimientos bancarios o liquidación de impuestos. En Quipu distinguen también lo que es la contabilidad empresarial definiéndola como la “rama de la contabilidad que permite a las empresas controlar sus ingresos y gastos, de manera que les permite tener una visión más real de su situación financiera”.
Restar importancia o desatender la contabilidad de la empresa implica, además de posibles sanciones por parte de Hacienda, la mala gestión de un negocio que, en el peor de los casos, podría conducir a la quiebra. Recuerda también que puedes consultar cuáles son tus obligaciones en el Plan General de Contabilidad (PGC) donde se recoge la normativa que se aplica en nuestro país. A través de él se fijan los procedimientos que deben seguirse en el registro de la actividad económica empresarial anual, tanto a nivel nacional como internacional. Si te interesa, puedes consultar su contenido en este enlace
Los libros contables
Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita ver el orden cronológico de sus operaciones. Dentro de los libros contables los hay de carácter voluntario y obligatorio. Dentro de la segunda categoría se incluyen: el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales. Voluntarios son el libro mayor y los libros auxiliares.
El libro diario. Quipu lo define como el libro donde “se registra el día a día de todas las operaciones que tengan que ver con la empresa”. Conforme a la ley, no es preciso actualizar todos los datos a diario, sino que se acepta anotar el total de determinado tipos de operaciones, siempre y cuando, no sean de periodos superiores a tres meses.
El libro de inventarios y cuentas anuales refleja la situación de la empresa y la evolución de la misma, “como mínimo de forma trimestral, a través de sumas y saldos”. Deberá constar también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales que, según Quipu contienen:
-Balance de situación con un informe sobre patrimonio empresarial.
– Cuenta de pérdidas y ganancias a través de un informe de ingresos, gastos y el balance final de ambos.
-La evolución y los cambios del patrimonio neto de la empresa.
-Una memoria del ejercicio que explique con detalle los apartados anteriores.
Por otro lado, hace años que, para legalizar los libros, es obligatoria su presentación en formato electrónico y vía telemática en el Registro Mercantil. El plazo máximo para presentar estos libros es de 4 meses a contar desde el cierre del ejercicio social para presentar los libros obligatorios.
Recuerda también que el Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
Cómo organizar la contabilidad
No existe una regla uniforme de manera que cada uno se organiza a su manera. No obstante la forma habitual de hacerlo es la que describe Quipu:
-Poner en orden cronológico todos los documentos contables, tanto de ingresos, gastos, como la de otras operaciones como a cobros y pagos y archivarlos en carpetas.
-Realizar los asientos contables correspondientes a cada documento. Lo que se suele denominar como “picar datos”.
-Hacer la conciliación bancaria, es decir, añadir a cada movimiento la factura o recibo que le corresponde, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
-Revisar todas las cuentas y saldos para comprobar que no hay apuntes duplicados o erróneos.
Por otro lado, recuerdan que para no desperdigar la documentación y poder hacer un análisis rápido de tu contabilidad conviene aglutinar toda la información en un mismo espacio.
Operaciones que debes contabilizar
Según Quipu estas son las operaciones básicas que una empresa debe contabilizar:
-Compras y gastos de todo tipo
-Ventas e ingresos
-Sueldos y seguridad social
-Adquisiciones y ventas de activos
-Liquidaciones de impuestos
-Préstamos y otras deudas
-Concesión de subvención
-Inversiones financieras
-Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto
-Todos los movimientos bancarios
-Todos los movimientos de efectivo.
“Es decir, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago”.
Programas informáticos de contabilidad y facturación
Aunque la información en los libros contables hay que introducirla a mano, existen cada vez más programas informáticos que ayudan a llevar la contabilidad. Algunos son gratuitos, como ContaSOL, pero la mayoría son de pago. Antes de decantarse por uno u otro conviene informarse de la oferta disponible en el mercado y ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades, bien seas autónomo o pyme y según la actividad que realices teniendo en cuenta que los hay muy específicos.
Según se advierte en un post de Sage , donde ofrecen una solución integral de contabilidad y gestión comercial, un buen programa de contabilidad debería cumplir las siguientes funcionalidades:
-Simplificar la conexión de las diferentes áreas de trabajo de la empresa.
-Facilitar el cumplimiento de las obligaciones contables, legales y fiscales.
-Integración con Office. “La exportación de información a Excel debe ser una opción obligatoria. No obstante, si el software contable facilita informes clave de manera visual o integra cuadros de mando, ya no será necesaria la exportación de la información a Excel”.
-Posibilitar la movilidad de los usuarios. Poder trabajar desde cualquier lugar.
-Ofrecer personalización.
-Actualización constante. Capacidad para adaptarse a los diferentes cambios de legislación contable y fiscal.
-Evolución tecnológica. Fácil adaptación a los nuevos desarrollos
Contar con un programa de facturación es también aconsejable teniendo en cuenta, como dice Sage, que es el “termómetro que mide la salud financiera de tu negocio”. Disponer de uno facilita el control de la gestión empresarial y te mantiene informado de tu situación financiera.
Procura llevarla al día
La forma más rápida y fiable de conocer el estado de liquidez de tu empresa y saber si tu plan financiero se cumple es consultar la contabilidad. Para que ello sea posible interesa que tus libros contables estén actualizados con el registro diario de los movimientos de capital. La mayoría de las veces no se hace así sino que esperamos a tener un buen día para introducir un importante volumen de asientos de golpe. Una buena contabilidad, requiere también una buena planificación a la hora de trabajar. Y si tienes dudas o careces de tiempo suficiente para esta tarea, siempre te queda la opción de traspasar la contabilidad de la empresa a algún experto.
También existe la posibilidad de buscar ayuda externa. Eso es lo que hacen desde Finout, una empresa que ofrece asesoramiento en todos los ámbitos de la función financiera: gestionan la contabilidad, la administración o la dirección financiera de un negocio como si fuera suyo. Trabajan en tres vertientes principales: la dirección financiera, la gestión de tareas relacionadas con la contabilidad, fiscal y laboral y la externacionalización del área de administración. Los clientes pueden optar tanto por una labor específica como por todas con un servicio integral 360º.
