Plan de negocio para montar un escape room

La popularidad del escape room es un fenómeno reciente: nació en Silicon Valley y el primero de ellos desembarcó en España en 2013. Desde entonces se puso de moda, atrayendo incluso a inversores. Actualmente los españoles son los mayores seguidores del escapismo en toda Europa.

Según el informe Impacto de la crisis del covid-19 en el sector de las escape rooms de la Asociación Española de Juegos en Vivo Escape Room (Aejever), en 2019 llegó a haber 1.721 juegos de escape en España, gestionados por 974 empresas.  

La pandemia castigó duramente este sector. El escape room es una actividad de ocio en la que un equipo de entre 2 y 6 personas es encerrado en una sala. Para salir, deberán resolver en un tiempo determinado un enigma o un misterio, poniendo a prueba sus mentes con puzzles, juegos de lógica, científicos, etc.

Recuperar la tendencia de crecimiento

Las empresas de escape room están intentando remontar la crisis, poniendo en práctica todas las medidas anti-covid: mascarilla, desinfección, mayor tiempo entre sesiones para asegurar una limpieza a fondo de la sala y de los juegos, reserva previa obligatoria, distancia de seguridad entre grupos y con el Game Master. 

Pero puede decirse que los negocios de escapismo también están viviendo un proceso de reinventando. Así, por ejemplo, proponen alternativas online para entretenerse sin salir de casa, con ordenador o tablet y teléfono móvil. También buscan otros públicos, más allá de los grupos de amigos: las familias con hijos, los niños, los colegios. Incluso organizan actividades al aire libre o en el domicilio de los clientes, por ejemplo, en ocasión de un cumpleaños. Y, por último, algunas empresas han detectado otro tipo de cliente también muy apetecible: las empresas, que están contratando cada vez más juegos de escape, como recursos para valorar las competencias de los empleados, para fortalecer los equipos en actividades de team building o como pruebas en los procesos de selección. 

Lo que más valora el cliente es el juego en sí, la dificultad de las pruebas, la ambientación, además del trato recibido por parte del Game Master. Diseñar una sesión de escapismo requiere un equipo multidisciplinar y la compra de un juego de calidad media puede rondar los 30.000 euros. 

Hay juegos para todos los gustos, con temáticas variadas, desde robos y asesinatos hasta historia o desafíos científicos. La segmentación del público al que nos dirigimos con cada uno de ellos constituye, por lo tanto, una estrategia clave para los emprendedores que se adentren en este sector.

Desafíos y oportunidades del sector

Alba Gutiérrez, junto con su pareja, informático y ‘manitas’ –un escape room requiere mucho mantenimiento–, montó en mayo de 2018, en Palencia, el escape room Una Hora. Juntos diseñaron y construyeron el juego La venganza del ermitaño, en el que se plantea como misión salvar la ciudad. Tras capear las dificultades impuestas por la pandemia, están retomando la senda de crecimiento y explorando oportunidades. Si antes su público eran principalmente grupos de amigos, ahora están teniendo buena acogida por parte de las familias y además proponen actividades al aire libre, para niños y para las fiestas de los pueblos cercanos. 

A los nuevos emprendedores Alba Gutiérrez recomienda paciencia, resiliencia y contar con un ‘colchón económico’. También destaca la importancia de moverse por otras salas, siendo ‘escapista’ y tejiendo colaboraciones y buenas relaciones. En su sala hay flyers de otros juegos. No puede haber fidelización en esta actividad, por su naturaleza intrínseca. Las buenas noticias son que hay varios roomers profesionales. Las salas colaboran y se alían entre sí e incluso ofrecen rutas o ligas, generan descuentos para jugar en otras salas, crean buscadores y directorios en los que los escapistas pueden encontrar juegos, informarse y valorarlos. 

En el lado del marketing, además de la recomendación por parte de otras salas y de los clientes, es necesario contar con una adecuada imagen de marca, empezando por un buen nombre y poniendo esfuerzos y recursos en la captación constante de nuevos clientes, a través del SEO y de la publicidad online y offline. 

Alba Gutiérrez señala también la importancia de que se vea legitimado su sector de actividad, que ni siquiera cuenta con un epígrafe IAE propio, por no hablar de un marco legal específico, de un convenio laboral o de trámites comunes. 

Local y equipamiento

Una sala de escape ocupa unos 20-30 metros cuadrados, a lo que hay que sumar una zona de recepción, una zona de control por parte del Game Master mediante un sistema de videovigilancia, baños y taquillas. En función del número de participantes y si se quiere habilitar una segunda sala, habría que contar con un local a partir de 100 metros cuadrados. 

Y lo cierto es que no vale cualquier local. Hay que conseguir la licencia de obra y apertura por parte del ayuntamiento. Para eso el local tiene que cumplir con la normativa de accesibilidad, ventilación, señalizaciones y evacuación en caso de incendio, instalación eléctrica, sistemas y medidas de seguridad. 

También hay que contratar un seguro de responsabilidad civil, la prevención de riesgos laborales y la protección de datos. Y por supuesto realizar una decoración profesional adecuada a la temática escogida y con los accesorios necesarios. 


NUESTRO SUPUESTO: INVERSIÓN, FINANCIACIÓN Y BALANCE INICIAL 

Autor: Luis Sendino

Rita quiere abrir su propio escape room. Sabe que el sector ha sufrido mucho durante la pandemia, pero cree que pronto recuperará la tendencia creciente de los últimos años y además aparecen otras oportunidades de ingresos, como los juegos al aire libre, los que se desarrollan online y los que van dirigidos a las empresas como recursos de team building o en procesos de selección. 

Rita ha trabajado durante los “años dorados” en un escape room y está convencida de que su juego, que ya tiene diseñado y testado, será un éxito. Se ocupará, como hizo antes, de recibir, guiar y despedir a los clientes y también de gestionar la estrategia de comunicación. 

El local tiene una superficie de 120 m2 (podría acoger un segundo juego) y supone un gasto de alquiler de 800 euros mensuales (más dos meses de fianza). Acondicionarlo supondrá una inversión de 12.000 euros, cantidad que se ve aumentada por el desembolso en equipos informáticos, de imagen y sonido (3.000 euros) y otros 12.000 euros para mobiliario, ambientación, dispositivos y rotulación. En total, la inversión en inmovilizado alcanza los 27.000 euros más el IVA correspondiente (21%).

Sabe que debe partir con una tesorería que le permita afrontar con liquidez los primeros meses, que se suponen de menores cobros, y estima que 5.730 euros serán suficientes. 

La inversión total de 40.000 euros se financiará en un 75% con fondos propios de la promotora y el resto (10.000 euros), con un préstamo a cinco años a un tipo de interés del 5%. Rita prefiere no contar en estos cálculos iniciales con las subvenciones a las que puede optar y que, en el caso de ser concedidas (y cobradas) servirían para reducir la deuda. 

NUESTRO SUPUESTO: PREVISIONES DE VENTAS, GASTOS Y CUENTA DE RESULTADOS

Para simplificar los cálculos necesarios para valorar la viabilidad económica del negocio, Rita toma un precio medio por sesión de 50 euros IVA incluido, independientemente del número de participantes que la contraten, sabiendo que es más rentable la contratación por parte de grupos de 5-6 integrantes que por una pareja.

Abrirá de martes a domingo, con 8 posibles sesiones por día y supondremos que parte de 60 contrataciones el primer mes y sigue con una tendencia creciente que permite cerrar diciembre con 130 grupos.

Somos muy prudentes con respecto al efecto de la novedad, de la estacionalidad por vacaciones y de la recomendación de los clientes.

Considerando que mientras haya un único juego, Rita no contratará a nadie, los gastos de mayor cuantía están vinculados con la comunicación, tanto en la fase de lanzamiento como de mantenimiento, online y offline: página web propia (que diseñará ella misma, con un coste de dominio y servidor rondando los 120 euros/año), gestión de perfiles en redes sociales, publicidad principalmente en webs especializadas y en redes sociales (Instagram y Facebook), flyers, folletos y dossieres de presentación a empresas. A ello dedicará al menos 3.000 euros el primer año. 

Habrá otros gastos asociados a la operativa, como la cuota de autónomos (tarifa plana de 60 euros mensuales el primer año), suministros (luz, agua, teléfono, internet) por 200 euros/mes, prima de seguro de responsabilidad civil con un importe de 300 euros anuales, reparaciones y gastos de conservación en las salas (2.400 euros/año) y la dotación de amortización del inmovilizado. 

Los ingresos así supuestos llevarían a facturar en torno a 48.000 euros, que, con unos gastos de 24.000 euros, generan un beneficio antes de impuestos de 24.000 euros en el primer ejercicio, que deben servir para remunerar a Rita y permitir el crecimiento de la actividad. 

El punto de equilibrio

En este apartado, hay que sumar a los gastos fijos (24.079 euros) el beneficio deseado en términos de sueldo que quiere tener Rita, pongamos 18.000 euros. ¿Qué número de juegos habrá que vender a 50 euros cada uno (IVA Incluido) para abordar esos gastos y tener esa remuneración?

La solución es simple: dividimos la suma de gastos fijos y el beneficio esperado (42.079 euros) entre el precio unitario del juego. El cociente, 1.026, es el número de juegos al año que han de ser contratados, una media de 85 al mes, alrededor de 22 a la semana. 

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