Una de las consultas mas frecuentes que nos hacen los emprendedores al equipo de Finout es: “¿Y por qué no puedo meter como gasto un ticket, si es un gasto muy real? Y su IVA, ¿por qué no puedo deducirlo?”.
Para responder a esas preguntas, hay que hacer dos cosas, entender lo que es un ticket y meterse en la cabeza de Hacienda. Porque en todo esto manda la Agencia Tributaria.
Da igual que en Finout seamos muy listos y lo defendamos muy bien, que tu gasto sea muy gasto y que el ticket en cuestión este impreso a color, en relieve y con fondo grabado de Dalí. Manda Hacienda.
Entonces, sin entrar en el articulado de las diferentes leyes y normas, las cuestiones clave son:
1. Solo es reconocible como gasto y deducible su IVA en el caso de existir una factura.
2. Solo es reconocible como gasto y deducible su IVA en el caso de que esa factura corresponda a un gasto necesario para realizar la actividad.
El ‘mágico’ mundo de las facturas
¿Qué es, entonces, una factura? En toda su comprensión, un papel (o pdf) que cumple determinadas características. Básicamente, dice que, en una fecha determinada, una empresa ha tenido un determinado gasto por un determinado bien o servicio. Y todo esto analizado por partes, se explica así:
Una fecha. Aquí, Hacienda, en un alarde de generosidad, nos da 4 años para poder presentar una factura de gasto. Es generosa porque nadie espera 4 años para presentarla.
Una empresa. Pero, no vale cualquier empresa, tiene que ser la nuestra. No vale la de mi primo que le sobran, ni la del compañero de coworking que tiene facturas repetidas… Debe estar bien escrito bien claro nuestro nombre, CIF y dirección actual. Porque aquí Hacienda empieza a no ser tan generosa. Si el nombre no es el mismo, el CIF es incorrecto o la dirección es la de hace 3 años… nos dirá que no vale.
Determinado gasto. Aquí hay poco margen, si pone 27 euros son 27 euros. No hay margen de discusión por muy de letras que seas.
Determinado bien o servicio. Aquí se explica ese bien o servicio, y se explica bien. No es lo mismo que ponga ‘Viaje Sevilla’ a que ponga ‘Desplazamiento Madrid – Sevilla de cara al evento emprendedores andaluces’. Según las ganas que tenga el inspector de Hacienda de entender las cosas, el primero puede dar a entender que nos fuimos a la feria de Sevilla a tomarnos unos finos y pretendemos que parte lo pague Hacienda y el segundo deja claro que fuimos a cubrir un evento de emprendimiento a Sevilla, que es además a lo que nos dedicamos.
Hasta ahí lo que es una factura. De modo que si tienes la suerte de contar con una de estas, te podrás desgravar el IVA y su correspondiente gasto.
¿Y el ticket?
Ahora le toca el turno a un pariente muy cercano: el ticket. El ticket es otro papel (o pdf), que suele ser más pequeño, que cumple también determinadas características. Básicamente, dice que en una fecha alguien sin identificar ha tenido un determinado gasto por un determinado bien o servicio.
Aquí el problema es básicamente la parte de identificar a quien tuvo el gasto. En el caso de la factura, ya hemos visto que debe estar identificado. En el ticket, no. Por tanto, no pone de ningún modo el nombre de nuestra empresa [no vale ponerlo a bolígrafo].
Para Hacienda sería un papel inservible. Es como si me voy a un parking y cada vez que alguien paga en el cajero pido copia del ticket y voy y se lo doy a Finout para que lo contabilice como ‘uso de aparcamiento de mi flota de comerciales’. No cuela. No le genera la más mínima duda al inspector. Además, le enfada y le pone en alerta para el resto. Y eso no es bueno. Recuerda que manda Hacienda. Y, además, si no escaneas los tickets, es muy probable que, con el tiempo, los datos que aparecen impresos desaparezcan.
De modo que si lo que tenemos es un ticket, tenemos un problema. La realidad es que no sirve para nada. Desde luego, no podemos desgravarnos el IVA del mismo, eso seguro. Y lo de darlo como gasto, pues depende de lo defendible que sea la cosa.
En el ejemplo del parking, no cabe duda. O sea que no. Si tienes un aparcamiento al mes, tampoco cabe duda, ese sí lo meteríamos como gasto. Claro, el ticket no puede ser de un sábado a las 3 de la mañana. A no ser que tengas una startup de urgencias a animales de compañía y un cliente inoportuno demostrable cerca del parking.
Luego, llegará el momento de defender nuestros tickets. Eso lo haremos nosotros. Y Hacienda lo entenderá o no. Con más o con menos cariño. Porque, siempre puede decirnos con la ley en la mano que ese ticket claro, defendible, a todo color, es de tu primo y no tuyo. Y punto.
De modo que, como primera lección, obtén facturas de todo lo que puedas. Segunda, si no, al menos, logra el ticket, pero no nos insistas en desgravar el IVA.
Claro, una de las cosas que dijimos al principio es que el gasto ha de ser de la actividad. Lo que abre siempre la misma duda: ¿Por qué no me dejas meter esa comida? Pero, eso ya será para otro artículo.
