Según un informe realizado por la franquicia de recursos humanos Neixan, elaborado a partir de un universo de 3.500 personas, las empresas españolas tienen determinadas formas de trabajar poco efectivas que afectan de forma directa a la rentabilidad y hacen perder enormes cantidades de tiempo. En el estudio se refleja que sólo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable y que el 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etc., sin olvidar que consultamos el correo cerca de 20 veces por hora.
Con estos datos en la mano, Nexian ha redactado ocho recomendaciones dirigidas a incrementar los resultados de nuestro trabajo, con la optimización del tiempo en el horizonte:
1. Toma conciencia del problema e identifica las causas de tu pérdida de tiempo.
En algunos casos se debe a la falta de orden o de planificación, por no saber decir no a los compromisos o por no evitar las distracciones. Cualquiera de estos motivos, afirman los consultores de la compañía Nexian, son de por sí los culpables de un elevado número de minutos perdidos. “Y, lo peor, es que por lo general conviven todos ellos juntos”.
2. Planifica y organiza.
La falta de orden y planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. “Un minuto invertido en organización ahorra hasta diez en la ejecución”. A partir de aquí, define objetivos y establece prioridades antes de empezar con las tareas más agradables de hacer, pero que pueden consumirnos un tiempo del que no disponemos.
3. Ataja a los ladrones de tiempo.
“Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada o como los 200 correos electrónicos que recibimos a diario”. En cualquiera de los casos, es esencial asignar un tiempo justo a cada tarea y no permitir sobrepasarla desenfocándonos de nuestro objetivo.
4. Urgente vs. Importante (establece de forma correcta las prioridades).
En primer lugar, realiza las tareas urgentes e importantes, para continuar con las importantes, pero no urgentes. Deja para el final las no importantes ni urgentes. Y, si es posible, revisa si algunas de estas últimas pueden ser descartadas.
5. Aprende el arte de delegar.
Delegar no es una simple transferencia de trabajo. Delegar supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. De este modo, “no sólo te ayudará a crecer en el ámbito profesional, sino también a formar tu propio equipo”.
6. Deja de postergar aquellas tareas que menos te agradan.
Procrastinar o, como se suele decir “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”, significa, en muchos casos, hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos y así tener una excusa para no afrontar aquellas tareas que en realidad son necesarias.
7. Concentra tu mente.
La multitarea no se puede aplicar a todas las actividades “y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad”.
8. Controla el correo electrónico y las reuniones
Según los datos que maneja Nexian, consultamos el mail unas 20 veces por hora. También estima que se pierden cerca de una hora al día en conversaciones o reuniones inútiles. A partir de aquí, la franquicia de recursos humanos recomienda dedicar un tiempo del día a revisar y responder correos electrónicos, agrupando temas, pero no tener todo el día la bandeja de entrada abierta y los avisos activos.
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