6 claves para una estrategia de datos en tu empresa

O cómo recoger datos, gestionarlos y que nos ayuden en la toma de decisiones

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Son las ideas extraídas de un reciente encuentro virtual organizado por el el Club Excelencia en Gestión en el que han participado Amparo García, directora de Operaciones de Zeus Smart Visual Data, empresa especializada en captación, análisis y visualización de datos, y Ramón Argelaguet, director financiero de Just Eat Spain, centrada en la comida a domicilio. Junto a ellos, como moderadora de la charla ha estado Nayra Montesinos, colaboradora del Club Excelencia en Gestión.

Datos y personas deben ir siempre unidos

En la estrategia de datos hay que tener en cuenta la combinación de estos dos conceptos. Aunque la información es la materia prima, es importante darle la forma adecuada, enfocada hacia los objetivos de nuestro negocio, para que sea comprensible y, en consecuencia, útil para los humanos que la reciban. Porque si su análisis no se entiende, no servirá para nada e, incluso, puede llevarnos a tomar decisiones equivocadas.

Qué datos nos van a ser útiles

Actualmente una organización, ya sea grande o pequeña, es capaz de recabar enormes cantidades de información que, bien gestionada, le puede ser útil en su día a día. A través de su página web, de redes sociales, pero también de datos externos como la meteorología, el tiempo trabajado por cada empleado, el calendario de días festivos y vacaciones, las nóminas… Todo aquello que afecte a la gestión de nuestra organización debe estar incluido en el diseño de las estrategias inteligentes que nos van a ayudar a conseguir nuestros objetivos.

Definir para qué queremos utilizar los datos

La información que se registre no puede servir sólo para alimentar el ego de una organización, sino que ha de ser útil para descubrir necesidades, detectar tendencias, conocer mejor a los grupos de interés, variar precios, alertar sobre posibles errores que han de corregirse, encauzar las decisiones empresariales, etc. Contestar a esta pregunta va a servir, entre otros aspectos, a hacer predicciones y diseñar estrategias de futuro tanto a corto como a medio y largo plazo que, por otra parte, han de ser flexibles y transformarse en función de cómo evolucionen los datos.

Ofrecer unos datos u otros en función de quién los vaya a leer

Dar el mismo bloque de información a todos los departamentos de la organización no es eficiente, es importante cribar los datos y aportar a cada departamento los que necesita realmente para tomar decisiones. Porque lo que es útil para el equipo de ventas no tiene por qué serlo para el de administración o el de finanzas. No obstante, es recomendable implantar una cultura organizativa multidisciplinar en la que sea habitual compartir la información entre departamentos y adoptar medidas de forma conjunta.

Saber cómo y cada cuánto tiempo se va a analizar la información

Hay que tener claras las herramientas de análisis con las que se va a trabajar, cómo nos van a mostrar los datos y cada cuánto tiempo se van a renovar (mensualmente, semanalmente, diariamente, a tiempo real, etc). Estas herramientas más o menos innovadoras van desde plantillas de Excel hasta la visualización en paneles táctiles, pasando por herramientas de business intelligence (BI). Estas últimas pueden tener un formato estándar o estar hechas a medida, en función de las posibilidades de cada compañía, y aportar utilidades como las alertas en dispositivos móviles para agilizar la toma de decisiones importantes.

Detectar y apostar por las métricas que mayor utilidad nos ofrezcan

Las herramientas con las que trabajemos deberán aportar métricas que sean accionables y que aporten información útil para conseguir los objetivos marcados. Por ejemplo, hay métricas enfocadas a analizar resultados cuya información es más útil si se revisa semanal o mensualmente, mientras que los indicadores clave de rendimiento de los equipos necesitan una monitorización constante. Aquellas que más le convengan a la organización han de estar incluidas en su estrategia de datos.

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