Software para emprender

La tecnología para una compañía no es una necesidad, sino una obligación competitiva si quiere subsistir. Aunque pueda parecer extraño, todavía hay muchas empresas que no han dado el primer paso: tener ordenador. Te contamos qué aplicaciones básicas y especializadas necesitas tener para emprender y, si ya estás en el mercado, para no morir.

Incorporar tecnología a los procesos de una empresa ahorra costes, genera negocio, mejora su competitividad –y su productividad–, incrementa su presencia en nuevos mercados, permite generar nuevos productos… y así, ¡hasta el infinito! Pero, independientemente de todas estas ventajas, la implantación de tecnologías, más que una necesidad, se ha convertido en una obligación competitiva, porque aquéllas que recelen de ella estarán abocadas, tarde o temprano, al fracaso.

Algo tan sencillo como tener un ordenador –el primer paso– no es un hecho asumido por todas las empresas y, cuanto más pequeñas, peor. La implantación está muy clara en medianas y grandes empresas, pero no así en microempresas y autónomos y, especialmente en el comercio minorista.

Herramientas necesarias
¿Qué aplicaciones informáticas te pueden ayudar a desarrollar tu negocio, tanto si decides emprender como si ya estás en el mercado? Sin entrar a valorar el tipo de negocio qué tengas –ya lo haremos después–, lo básico que debes tener es, en primer lugar, un paquete ofimático (que incluya procesador de textos, hoja de cálculo, gestor de proyectos, herramienta de presentaciones…) y también un software para la gestión contable de tu negocio. Eso, además de un antivirus y backup o copia de seguridad, sería suficiente para empezar. Después, dependiendo del tipo de negocio y de la dimensión y complejidad de tu empresa, un CRM para la gestión de tus clientes. Y, un paso más allá, un ERP, que te ayude a hacer contabilidad analítica de la información de los procesos operativos y productivos de tu compañía. Además, en el caso de que te vayas a dedicar al comercio electrónico, lógicamente, deberás tener una tienda on line.

Por tu cuenta y riesgo
Ahora, entremos en detalle. Una vez que ya sabes lo que vas a necesitar, ¿cómo conseguirlo y por cuánto? Existen dos formas. La clásica es la de yo lo compro, yo lo instalo, yo lo mantengo. En este caso, se requiere tener unos mínimos conocimientos informáticos para saber qué aplicaciones son las más adecuadas para tu negocio. Puedes encontrar en el mercado paquetes ofimáticos a partir de 100 euros; de contabilidad, a partir de 1.000 euros; CRM básicos, entre 200 y 500 euros; antivirus, a partir de 100 euros, y, muy importante, un programa de backup (copia de seguridad), que te guarde diariamente todos los datos que vas creando en un lugar seguro. Por ejemplo, en un disco duro externo (a partir de 70-80 euros de 500 GB) o en un servidor especializado a través de Internet (para lo que puedes encontrar ofertas a partir de cuatro euros al mes).

Eso sí, no debes dejarte llevar sólo por precios más o menos baratos, “ya que al coste de la herramienta debes sumarle lo que te podría costar contratar un servicio de mantenimiento, así como la formación de tus empleados. Por eso, no siempre la oferta más barata es la mejor”, subraya Pepe Isábal, fundador de e-Tecnia Soluciones (www.e-tecnia.es).

En manos de especialistas
La segunda opción es la de externalizar esa función, lo que te ahorrará costes, ya que pagarás por lo que realmente necesitas y usas. Y aquí puedes encontrar en el mercado diversas opciones. Una de las que más futuro tiene es la denominada Software como Servicio (en inglés: Software as a Service o SaaS), en la que una compañía especializada te facilita el programa que necesites para gestionar tu empresa, a través de Internet. Es decir, utilizas el software con un ordenador conectado a la Red y a través de un navegador (Explorer, Firefox,...), sin que haga falta que los tengas instalados en tu disco duro.

Esta opción está muy extendida en aplicaciones de CRM y para Internet (editores web, bases de datos, etc.) y algo menos para ERP y programas básicos para pequeñas y medianas empresas. Se da la circunstancia de que la oferta de estos programas básicos para micropymes y autónomos empieza a contar con un buen número de compañías informáticas españolas, y suele ser bastante especializada (para comercios, bodegas, constructoras, entre otras).

Otra posibilidad en esta opción es contratar con una consultora tecnológica que, además de instalarte las herramientas necesarias en los ordenadores de tu empresa, te den soporte técnico y formativo. “El método tradicional es un inconveniente para el emprendedor que, además de dedicarse a su negocio, tiene que preocuparse por todo el tema tecnológico, restándole tiempo y dinero a su core business”, considera Ismael Fuentes, director de operaciones de Pross, consultora tecnológica participada por la multinacional Everis (www.pross.com).

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