Cómo hacer para emitir una factura electrónica

Está llamada a relegar el papel a un segundo plano. Muy poco a poco su implantación empieza a ganar adeptos entre pymes y autónomos. La velocidad en el envío, el ahorro de costes y una mayor eficacia y control al gestionar la empresa son tres de sus argumentos para convencer a todos. Y tú, ¿a qué esperas?

En agosto de 2009 la factura electrónica ya fue obligatoria para las grandes firmas en su relación con la Administración central; el resto, mientras, tendrá hasta febrero de 2011 para adaptarse a esta herramienta digital, adelanta Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva. Y es que, a pesar de sus beneficios contrastados, este modelo de facturación aún no goza de una presencia masiva, sobre todo entre las pymes.

Martín Pérez, presidente de la Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones (Asimelec), considera que se trata de una situación lógica, “como corresponde a una nueva forma de trabajar, que se irá implantando de forma progresiva”.

A esto, se suma el enorme desconocimiento que los emprendedores poseen acerca de qué es la factura electrónica, los diferentes formatos o los sistemas para integrarla en su organización, como advierte el director general de la Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad (Fundetec), Alfonso Arbaiza.

Unos interrogantes que iremos resolviendo a lo largo de este reportaje con la ayuda de varios expertos en la materia. Y todo ello con un único objetivo: que digas adiós al papel.

Delegar o no a terceros
Como primer paso, hay que saber en qué consiste el proceso, que se resume en la transmisión de facturas o documentos análogos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro); estos se firmarán de manera digital con certificados cualificados, con idéntica validez legal que las facturas en papel.

Después, deberás tomar la decicisión de si encargarte de esta tarea tú mismo o delegarla en terceros. Si optas por lo primero, Arbaiza lanza el mensaje de su sencillez. “Casi todos los programas de gestión y de contabilidad cuentan con un módulo de facturación electrónica. El único trámite aquí sería conseguir un certificado para firmar”, asegura.

Además, desde entidades privadas y públicas se están lanzando iniciativas orientadas a facilitar el uso de la factura electrónica. En concreto, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, a través de www.facturae.es, ha desarrollado una aplicación gratuita con software abierto que permite generar facturas de forma sencilla. Un programa especialmente pensado para pymes, micropymes y trabajadores autónomos.

Factura tú mismo
Si uno asume internamente la facturación electrónica –sin subcontratarla-, tiene a su disposición varias fórmulas que, según su grado de complejidad, son:

  • Lo más sencillo. Firmar un correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel, Acrobat) y enviarlo con los datos de la factura. Esta modalidad no es la más habitual ni la más beneficiosa, según los expertos consultados. “Es evidente que si el receptor tiene que teclear de nuevo los datos que llegan en un PDF, la eficiencia y rapidez que se le supone al sistema desaparecen”, ilustra Inza.
  • Fórmula intermedia. Consiste en emitir o recibir facturas desde una web con aplicaciones que permite crearlas de forma manual. Sebastián Muriel, director general de Red.es, señala que es un método asequible, pensado para aquéllos a los que les asusta una alternativa más compleja. También resulta interesante para pymes pequeñas, con un volumen de facturas pequeño, opina Xavier Puyol, responsable de Implantación y Proyectos EDI de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc).
  • Lo más complejo (y completo). Se trata de integrar un módulo de facturación específico en los sistemas de gestión y financieros de la empresa. Coinciden los expertos que es la fórmula ideal y con la que se obtienen las ventajas que se le atribuyen a la factura electrónica. Entre ellas, una mayor agilidad en los trámites, al estar los procesos automatizados.

Dejarlo en manos ajenas
Para los emprendedores que opten por la fórmula de delegar la facturación, existen herramientas colectivas impulsadas por entidades bancarias, operadores de telecomunicaciones o empresas de gestión informática, según afirma Pérez. Pero hay también que tener en cuenta que esta modalidad no exime de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que tendrías que ser muy cuidadoso al elegir al proveedor. Las soluciones varían, según se subcontrate el proceso total o parcialmente:

  • Comodidad máxima. En este caso, el emprendedor no tiene que preocuparse de nada, pues la plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro tipo. Estos sistemas disponen de una conexión para que el usuario pueda introducir sus facturas. A partir de ese momento, se generará un formato específico de documento al que se le aplicará una firma electrónica.
  • Una firma, por favor. En esta ocasión, el proveedor únicamente tiene que facilitar la firma, aunque también cabe la posibilidad de que ofrezca otros servicios complementarios, como la validación de la misma.

No hay dos sin tres
Al margen de estas dos fórmulas de externalización, existe lo que se conoce como autofactura. En esta opción, la responsable de elaborar la factura es la entidad receptora, que, normalmente, también la firma. Este tipo de operaciones es habitual en algunos sectores muy específicos, como el de los seguros. De este modo, la entidad aseguradora genera la factura, después de que el profesional al que ha contratado para solventar un siniestro le haya remitido los datos del trabajo realizado

Qué campos debe tener

El Real Decreto 1496/2003 detalla los datos mínimos que ha de incluir una factura electrónica. En su artículo sexto, se pueden conocer en profundidad unos requisitos que ahora resumimos:

  • Número de la factura y, en su caso, serie.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, o razón social, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la misma. Para su validez, la factura deberá contener el nombre completo registrado en la escritura de constitución inscrita en el Registro Mercantil.
  • Número de Identificación Fiscal.
  • Domicilio físico de los obligados tributarios, tanto emisor como destinatario. No tiene por qué coincidir éste con el lugar en el que se hace la entrega de bienes y servicios.
  • Descripción de operaciones. Se señalará, de forma destacada, la fecha de entrega del bien o de la prestación del servicio.
  • Tipo o tipos impositivos aplicables a las operaciones. O mención expresa de la causa de exención o no sujeción, en cada caso.
  • El resultado de la operación.

Cómo hacerlo

Xavier Puyol, de AECOC, expone los pasos necesarios para incorporar la factura electrónica a una compañía. Hay que matizar que éste es el camino a seguir por aquellos empresarios que hayan decidido asumir internamente el proceso a través de un programa informático, integrado en sus sistemas de gestión. Se trata de la alternativa más compleja, pero también la que tiene más beneficios:

  • Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad de certificación registrada en el portal de la Agencia Tributaria.
  • Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.
  • Decidir en qué formato y con qué programa informático se facturará y firmar el documento.
  • Verificar que el módulo de facturación es correcto y que contiene todos los campos exigidos.
  • Decidir cómo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia, conservar la matriz (la base de datos) o emplear las dos fórmulas.
  • Una vez finalizado el proceso en la propia empresa es hora de contar con el consentimiento expreso del receptor para enviarle facturas electrónicas. “Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo escrito”, asegura nuestro experto.
  • Constatar que el receptor tiene el software adecuado para validar esa factura.
  • Intercambiar el certificado digital, pero sólo con la clave pública, ya que la privada no debe exportarse nunca. La clave privada sirve para firmar y la pública –la que realmente se encuentra dentro del certificado- solamente para verificar.
  • Realizar una prueba piloto, en la que se intercambien tres o cuatro facturas.
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