Cada uno en su casa y el jefe en la de todos

Trabajar desde casa o lejos de la oficina es una fórmula muy atractiva que cada vez gana más adeptos. Pero coordinar a estos profesionales no es tarea fácil. ¿Qué claves hay que seguir para no perder el rumbo?

Como si de un moderno y tecnológico dios se tratase, la figura del coordinador de teletrabajadores está cada vez más presente en los hogares españoles. Al menos en los de más del 4% de profesionales que ya han apostado por esta solución laboral. El estudio Situación y tendencias de la movilidad en España, de la consultora IDC, asegura que el ejercicio pasado 700.000 personas trabajaban desde su hogar y otras 2,5 millones lo hacían fuera de sus oficinas. Unos datos que, dada la situación de crisis económica actual, previsiblemente aumenten. También la conciliación, la externalización, el ahorro de costes y el incremento de los free lance contribuyen a propiciar la fórmula del trabajo a distancia como alternativa laboral.

EXPERTOS AL HABLA

Como en este caso no nos basta la teoría, hemos querido preguntarles a aquellos profesionales que actualmente desarrollan esta labor. Ellos son Vicente Pando, director de Operaciones de Cataluña de Telefónica de España; Mar Barbadillo, directora de Compensación y beneficios de IBM, y Javier Fuentes Merino, director general de Recursos de Ventas Preactivas, RVP.

Para estos expertos, las claves del éxito de un proyecto de teletrabajo o trabajo a distancia pasa por asegurar, fundamentalmente, unas capacidades técnicas y por desarrollar unas habilidades especiales. Veámoslo con detalle.

DESARROLLO DE HABILIDADES

Para empezar no todo el mundo sirve para coordinar un equipo de teletrabajadores. Si eres de los que piensa que sin tu atenta mirada la empresa no funciona, entonces descarta esta alternativa.

  • Cuestión de confianza. Confía en la iniciativa y autonomía de tus empleados. Debes ser capaz de desarrollar empatía con tu gente y ser consciente de que no puedes supervisar sus tiempos ni su dedicación. Esta confianza pasa por asumir que tienes a tu cargo profesionales responsables a los que les gusta trabajar y hacer bien su trabajo. No obstante, para tu tranquilidad, te podemos decir que en la mayoría de los casos en los que se han puesto en marcha soluciones laborales de este tipo, la productividad de los empleados se ha disparado. “Nosotros lo hemos comprobado: no sólo se consiguen los objetivos, sino que los superan ampliamente”, insiste Pando.
    • Labor de guía. El coordinador debe ayudar al teletrabajador en la planificación del trabajo, pero también debe ser capaz de motivarle y de mediar en los conflictos que puedan surgir entre los diferentes miembros del equipo y también entre el teletrabajador y la empresa. Ha de ser capaz de desarrollar una tarea de tutorización del trabajador al menos hasta que éste sea capaz de autorregularse.
      • Ante todo, proactividad. Como insiste Barbadillo, “debe haber una actitud proactiva por su parte y no esperar a que sea el empleado el que inicie la comunicación. Él debe preocuparse por fomentar las relaciones y por contactar con los teletrabajadores, informándose de si están bien o si necesitan algo; se trata, en definitiva, de que no se sientan aislados”. Llamarles de forma periódica para preguntarles qué tal están y cómo lo llevan puede ser una solución muy integradora y estimulante.
        • Dirección por resultados. Aquí no puede haber intentos de control de presencia ni tampoco de horarios. Debes dejar que sea el propio trabajador el que se organice su agenda y sus tiempos, y desarrollar elementos de supervisión que te permitan hacer un seguimiento de los objetivos planteados.
          • Con rigor y método. El encargado de un departamento remoto ha de ser capaz, por un lado, de seleccionar correctamente a las personas que van a trabajar a distancia. “Cuando los jefes de equipo hace una selección de gente, les pedimos que los clasifiquen en A, B y C, y, en función del éxito en la aplicación del las letras, se les premia. Hay que ser muy estrictos en la selección del personal”, señala Fuentes Merino. Y, una vez seleccionados, ser muy organizados para gestionar las reuniones periódicas y establecer los objetivos evitando duplicidades.

            HERRAMIENTAS ESPECÍFICAS

            Internet y el teléfono móvil son básicos para facilitar el trabajo a distancia, pero también es conveniente que los profesionales dispongan de ordenador portátil. Hay, además, herramientas o aplicaciones más específicas para este tipo de situaciones. En IBM tienen una que llaman Same Time, una aplicación integrada en el propio software de IBM: una red de contactos dentro de la empresa que están interrelacionados a través de esta herramienta, de manera que en el momento en que se enciende el ordenador es posible saber quién está conectado e interactuar en tiempo real. Permite mensajes escritos y de voz. Es una aplicación similar al Messenger, pero es específica de IBM: “Favorece mucho el trabajo en equipo y la colaboración”.

            En el caso de RVP, se encontraron con que muchos de sus profesionales no estaban familiarizados con las nuevas tecnologías y para evitar problemas “creamos un programa específico, Navision. Es una RP en la que se integra un parte del control comercial y que permite hacer un seguimiento continuo. Los comerciales nos dicen lo que venden y, cuando llega la información, se compara con los datos del programa”. Además, cuentan con un servicio de gestión que archiva en la web las incidencias y datos, de manera que estén siempre actualizados. Y este archivo pueden consultarlo en cualquier momento.

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