Reuniones 2.0

Los viajes de trabajo son una pesada carga en las partidas de gastos. Las reuniones a través de videoconferencia han pasado de ser un lujo propio de las multinacionales a un instrumento para reducir costes. Y están al alcance de cualquier empresa.

Billetes de avión, taxis, restaurantes y una jornada de trabajo perdida. Desplazar a dos ejecutivos para asistir a una reunión en otra ciudad es cada vez más difícil de soportar. “Los viajes de empresa ocupan el tercer lugar en importancia en los balances de las organizaciones, y en el caso de España, esta cifra ronda los 13.000 millones de euros. Nuestros estudios internos desvelan que en un viaje medio dentro de España, se suelen gastar una media de 500 euros” sólo en desplazamientos, sin contar el tiempo improductivo, afirma Antonio Conde, director de Desarrollo de Negocio de Colaboración en Cisco España, fabricante de equipos de videoconferencia.

Según señala la última Guía técnica para la contratación de servicios de viajes de empresa, publicada por la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (Aerce), es posible reducir hasta un 20% los gastos de desplazamientos, pero para ello hay que plantear una buena política de viajes: realizar solamente los imprescindibles y tener en cuenta alternativas, como la videoconferencia.

EL CONCEPTO NO ES NUEVO

“La videoconferencia tradicional ofrece una doble comunicación, auditiva y visual, en tiempo real”, define Conde. Sin salir de la oficina, se puede ver y hablar con clientes, proveedores o compañeros de otras delegaciones. La novedad está en el nivel de calidad que se ha alcanzado gracias a las conexiones IP, que además han permitido abaratar el servicio. De esta forma, “en los equipos más básicos, con sólo una línea ADSL básica de 1 Mb, se puede disfrutar de muy buena calidad, aunque cuanto más ancho de banda, más garantías de no sufrir retardo”, añade.

A partir de ahí, la videoconferencia se ha renovado para cubrir distintas necesidades:

Terminales a medida. Existe una gran variedad de equipos, desde soluciones individuales como el videoteléfono o incluso el PC (de escritorio o portátil), hasta instalaciones para salas de reuniones, donde se utilizan pantallas de gran tamaño.

Telepresencia. Es la solución más avanzada. “El equipo está compuesto por unos monitores Full HD en 1080 pulgadas, que permiten ver a los participantes en tamaño real, y un sistema de sonido envolvente, instalados en salas con la misma decoración: así los participantes tienen la sensación de estar en la misma mesa”, explica Eduard Arnau, director comercial de Techno Trends, empresa especializada en sistemas de videoconferencia.

Colaborar y compartir. La tecnología IP añade la posibilidad de compartir documentos. Es posible ver y hablar con los interlocutores y, a la vez, utilizar otra pantalla para proyectar una presentación o trabajar juntos en un informe.

REUNIONES SUSTITUIBLES

La videoconferencia puede utilizarse en muchas más gestiones de las que parece. Eduard Arnau destaca algunas posibilidades:

- Clientes y proveedores. Facilita que los interlocutores se conozcan, lo que favorece la relación. Muchas reuniones, como las de seguimiento o las que surgen para resolver cuestiones puntuales, se pueden realizar a distancia.

- Objetivos. “Hace posible que los directores se reúnan media hora con los empleados de todas las sedes, algo inviable sin estos sistemas”.

- Valoración de productos. “Puede servir para que un producto pase un control de calidad o para que, por ejemplo, distintas delegaciones vean juntas un spot de publicidad”.

- Selección de personal. “No es necesario hacer viajar a un candidato desde otra ciudad para hacerle un test psicotécnico”.

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