Asequible para todos

Los viajes de trabajo son una pesada carga en las partidas de gastos. Las reuniones a través de videoconferencia han pasado de ser un lujo propio de las multinacionales a un instrumento para reducir costes. Y están al alcance de cualquier empresa.

HERRAMIENTA DE TRABAJO

“Estas tecnologías son recomendables para empresas que tengan intereses comerciales, negocios en el exterior o equipos de trabajo geográficamente dispersos”, con independencia de su sector y tamaño, señala el directivo de Cisco España. Para estas organizaciones, son una herramienta de trabajo imprescindible. Su principal valor es que “sirve para solucionar rápidamente cuestiones que no son clave y que antes requerían la presencia física”, resume Ricardo Pérez, profesor de Sistemas y Tecnologías de la Información de IE Business School.

MENOS VIAJES

“La videoconferencia, más que una solución tecnológica, es una herramienta de productividad que va directamente a la cuenta de resultados, porque permite ahorrar costes y mejora la calidad del trabajo”, destaca Arnau. Estas son sus ventajas:

Menos gastos. Los principales fabricantes, Cisco y HP, afirman que estas soluciones pueden ahorrar entre un 30 y un 40% en gastos asociados a los viajes, y que sus clientes consideran estos sistemas como herramientas financieras para reducir costes.

Menos horas perdidas. “Pensemos cuántas empresas envían ejecutivos entre Madrid y Barcelona una vez por semana. El gasto de tiempo productivo es tremendo”, recuerda Eduard Arnau.

MEJORES RESULTADOS

Estos sistemas fomentan “la colaboración, la creación de dinámica de grupos, así como la coordinación y mejora de relaciones con equipos de expertos, I+D, e industriales”, destaca Tom Story, director para el Sur de Europa, Oriente Medio y África, de HP Visual Collaboration Solution.Además, “en momentos de crisis, no se puede demorar una reunión hasta tener disponibilidad para viajar. Gracias a estos sistemas, se pueden tomar decisiones en tiempo real y cara a cara. Esta rapidez supone una ventaja competitiva”, afirma Antonio Conde, de Cisco España.

MÁS CALIDAD

“Reducir los viajes permite disminuir la emisión de CO2”, destaca el directivo de Cisco España. Gracias a estos sistemas, las empresas pueden “contribuir a un modelo económico mundial sostenible”, añade el de HP. Y no sólo eso:

Menos estrés. El cansancio y la incomodidad de los viajes pasan factura a los profesionales. “Si viajan menos, estarán más satisfechos”, recuerda Arnau.
Por teletrabajo. “Sólo con que los empleados puedan teletrabajar dos o tres veces por semana, se ahorrarán mucho tiempo y dinero en desplazamientos. Esto supone una extraordinaria mejora en su calidad de vida”, considera el mismo experto.

SOLUCIONES PARA PYMES

Antes de invertir, es necesario un estudio personalizado. Pero, como pautas generales, el director comercial de Techno Trends, Eduard Arnau, recomienda:

Elegir calidad. “Hay que invertir en sistemas que ofrezcan una buena experiencia de usuario, con alta definición y transmisión de datos en tiempo real. No estamos hablando de un servicio gratuito de videollamadas por Internet. Si en una reunión los interlocutores no pueden interrumpirse, mejor no utilizarlo”.

Busca a expertos. Los distribuidores ofrecen servicios completos de asesoramiento, instalación y mantenimiento. “Hay que tener en cuenta muchos detalles. Por ejemplo, sé de una empresa en la que el equipo se instaló junto al despacho del director y nadie lo usaba para que no les oyera”.

Para grupos. “Lo mejor es empezar con una solución de sala, pues el valor añadido del vídeo es mayor en las reuniones de grupo. Una vez probado el sistema, se puede optar por soluciones de PC para personas que lo necesiten”.

¿Compra o alquiler? Ante esta disyuntiva, hay que decir que se puede alquilar un equipo, pero se trata de una opción que resulta cara para una pequeña y mediana empresa. “Sale más a cuenta invertir 2.000 euros en la compra que alquilar por 300 ó 500, salvo que el uso sea muy esporádico”.

TELEPRESENCIA EN EL ICEX

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Estas soluciones pueden suponer una inversión de cierta importancia para una empresa pequeña, “pero son perfectamente asequibles: hay equipos de alta definición desde 2.000 euros hasta 300.000”, afirma Arnau. Los principales fabricantes de sistemas de videoconferencia aseguran que para un caso como el del ejemplo que desarrollamos aquí la inversión se compensa en pocos meses. Así, como en el ejemplo, “Cisco TelePresence Technology Group podría ofrecer a una empresa que realiza seis viajes al año una solución cuya inversión podría recuperar en tan sólo dos o tres viajes”, señala Antonio Conde.

Ejemplo:
La empresa TEJIDOS EXCELENTES, S.L. realiza seis viajes al año desde la central, situada en Madrid, a su delegación de Barcelona. En cada viaje se desplazan dos ejecutivos para reunirse con sus compañeros y con algunos clientes.

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