Tecnología grátis para tu negocio

Desde los productos más básicos, como los de ofimática, a los más sofisticados, como los sistemas de gestión empresarial (ERP) y de gestión de clientes (CRM).  En Internet tienes a tu alcance soluciones gratuitas (y legales) para todas las áreas de negocio de una pyme con resultados tan buenos como las de pago; algunas incluso mejores. ¿Todavía piensas que la tecnología es cara? 

Viendo que cada vez son más las empresas de Internet que utilizan estrategias de freemium (dejar libre sus productos para una parte de los clientes y cobrar sólo a los grandes, que son los que necesitan soluciones más complejas), nos hemos preguntado si existen herramientas gratuitas para todas las necesidades tecnológicas de una empresa. Y para nuestra sorpresa hemos descubierto que Internet es un gran supermercado de buenas soluciones a coste cero para todo (ofimática, ERP, antivirus, almacenamiento de datos, creación de tiendas on line, etc.) y que muchas son igual de eficaces que las de pago.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

El problema, como todo lo que pasa en Internet, es que con tantas opciones para elegir resulta complejo saber cuál es la mejor solución para cubrir las necesidades de cada negocio. Y, sin duda, la falta de expertos que puedan asesorar a las pymes explica la poca presencia que tienen este tipo de soluciones en las organizaciones más pequeñas. Así, según una reciente encuesta realizada por el INE, las grandes empresas son las que más están aprovechando el ahorro que supone el empleo de la tecnología libre (el 37% de las grandes, frente al 27% de las pymes). El estudio demuestra que el uso de la tecnología gratuita es inversamente proporcional al tamaño de las compañías. Tanto es así que si nos vamos a las microempresas, sólo un 2,7% la utilizan.

Para Fabrizio Ferri, experto en software del portal de descargas Softonic.com, “las pymes recurren menos a estas soluciones por desconocimiento. Muchas no tienen ni siquiera un profesional técnico que esté informado de las herramientas de código abierto. Otra razón de peso es que cuando se trata de software libre, algunas herramientas requieren profesionales que sepan adaptar los programas a las necesidades particulares de cada empresa”.

Dos conceptos gratuitos
Para ser exactos, en Internet podemos encontrar herramientas gratuitas basadas en dos modelos de negocio muy diferentes: el software libre, que desarrollan empresas que se mantienen de los servicios que ofrecen y de las aplicaciones a medida y no venden licencias, y el freemium, que es el que utilizan las grandes firmas de tecnología, como Microsoft, que aunque su modelo de negocio está basado en vender licencias, permiten utilizar de forma gratuita algunas de sus herramientas cuando se trata de pymes (y sólo cobran por las soluciones más complejas, las que utilizan habitualmente las grandes compañías).
Ser conscientes de esta diferencia es fundamental a la hora de elegir las aplicaciones que mejor se adapten a tu empresa. Aunque los dos tipos de productos son gratuitos, “el concepto no tiene nada que ver. El software libre significa que es una herramienta que puedes modificar y difundir de una forma completamente legal. Por contra, la gratuidad del producto final significa que la licencia permite obtenerlo gratis, pero no tienes acceso a las fuentes y no lo puedes modificar”, explica Pascal Chevrel, secretario general de Mozilla Europa.
¿Por qué es tan importante esta aclaración? “Porque la principal ventaja del software libre es que lo puedes adaptar a las necesidades de tu empresa, pero si no tienes conocimientos de informática, no podrás aprovechar la mayoría de estas ventajas”, dice Chevrel.
¿Cómo escoger?
Para quienes tienen unos conocimientos muy básicos de tecnología y no disponen de un profesional dentro de la empresa que pueda realizar adaptaciones de las herramientas de software libre, lógicamente la alternativa es escoger entre los productos gratuitos para pymes que ofrecen las grandes marcas y que, generalmente, son muy sencillas de utilizar o apostar por soluciones de software libre que no requieran modificaciones (y si no tienes necesidades muy complejas, verás que hay muchas por Internet).
En general, se puede decir que la mayoría de las herramientas de ofimática, antivirus, gestores de tareas y eventos, entre otros, están perfectamente preparadas para que las puedas instalar y utilizar sin grandes conocimientos. Sean o no de software libre. Muy diferentes son las soluciones más complejas, como las herramientas de gestión empresarial (ERP) y de gestión de clientes (CRM). “Con este tipo de soluciones siempre hay que hacer alguna configuración y se necesita la ayuda de alguien con conocimientos, no son suficientes unas nociones básicas. Hablamos de productos que te ayudan a gestionar todos los procesos de tu negocio (finanzas, compras y ventas, almacenes, contabilidad, entre otros). Estos programas se pueden descargar fácilmente de la web, pero si no tienes a nadie que lo configure y adapte para tu negocio, no le vas a sacar el beneficio adecuado”, explica Andreu Bartolí, portavoz de Openbravo.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Publicidad - Sigue leyendo debajo
Publicidad - Sigue leyendo debajo

Para aprovechar al máximo estas herramientas más complejas sin ningún coste o con el mínimo posible, puedes pedir a la comunidad del producto elegido que te desarrolle la parte necesaria para adaptarlo a tus necesidades. “A veces ocurre. Se ponen a investigar y construyen soluciones para otros”, comenta Fabrizio Ferri. “Otra opción es pedir a la comunidad de desarrolladores que hagan una adaptación para un negocio que pueda servir para varios y pagar el coste de forma compartida”, comenta Pascal Chevrel.
A la hora de decantarte por una u otra solución, estos expertos recomiendan “comprobar primero que se adecúe al modelo económico de tu empresa. Puedes utilizar una combinación de las diferentes opciones. Por ejemplo, igual como servidor de ficheros es mejor una herramienta de software libre y para mensajería necesitas una de propietario”, explica Chevrel.

Y por último, asegúrate de que sea escalable. Es decir, que pueda crecer con el crecimiento de tu negocio. “Existen soluciones gratuitas de muy buena calidad y muy válidas. Para escogerlas, debes tener en cuenta sus limitaciones, en cuanto al posible crecimiento de tu negocio, y estudiar los aspectos de comunidad de usuarios. Elige las que tengan más popularidad en la red y guíate por los consejos que ofrecen en los foros”, comenta el experto en software de Softonic. Andreu Bartolí apunta, además, que es fundamental buscar soluciones web o cloud computing, “ya que permiten acceder a ellas desde cualquier punto y en cualquier momento sin tener que invertir en instalar el programa en los ordenadores. Con el cloud computing la barrera de entrada es muy baja”.
Si se trata de soluciones complejas, como los ERP, conviene “identificar primero cuáles son los objetivos que estás buscando con esas herramientas, cuáles son los puntos o dificultades que te encuentras en la empresa y escoger herramientas que permitan una implantación gradual. Por ejemplo, empezar con el módulo financiero e ir añadiendo áreas como almacenes, compras, ventas, contabilidad, etc.”.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

Para que no te pierdas en el maremágnum de herramientas que existen en la Red, en las siguientes páginas te ofrecemos las soluciones gratuitas más recomendables, fiables y sencillas para tu negocio.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Más de Tecnología