Qué software necesita tu empresa

¿De licencia o en la nube? ¿Gratuito o de pago? ¿Un proveedor o varios? ¿Sencillo o escalable? Vamos a resolver éstas y otras preguntas para que puedas encontrar aquellas soluciones empresariales pueden ayudarte a ser más efectivo.

Software developers solving a problem
EmirMemedovski

Continuamente se nos llena la boca con la transformación digital de las pymes y las grandes empresas, pero ¿qué pasa con los emprendedores? ¿Están realizando adecuadamente esta transición? Los emprendedores, como recuerda Enric Verdaguer, socio fundador y CEO de Contasimple, “suelen tener unas características y necesidades muy concretas: son perfiles relativamente jóvenes e inquietos y bastante preparados, características que casan muy bien con la tecnología”. Si, pese a la descripción anterior, todavía queda alguna duda sobre la necesaria simbiosis entre la figura del emprendedor y el soporte tecnológico empresarial, te enumeramos algunas de las ventajas más evidentes de aplicar software empresarial a tu negocio:

-Menores costes de gestión y mayor agilidad, gracias a la automatización de procesos.

-Capacidad de alcanzar a un público mayor y de atenderle mejor, conociendo sus preferencias, su histórico…

-Mayor escalabilidad. Muchos de los softwares accesibles para los emprendedores ofrecen la flexibilidad que estos necesitan para arrancar y hacer crecer sus proyectos.

-Reducción de los errores humanos. La informatización simplifica numerosos procedimientos, minimizando el riesgo de equivocaciones.

-Mejor toma de decisiones. La incorporación de tecnologías como la Inteligencia Artificial o el machine learning y el aprovechamiento del “little big data”, como lo denomina Víctor Martínez Cerceda, director comercial de Zitelia Soluciones Tecnológicas, se revela crucial en el desarrollo del emprendimiento.

El perfil polivalente del emprendedor

“Un emprendedor es alguien que tiene que ser polivalente y gestionar distintos roles hasta que el volumen de negocio le permite contratar, por lo que el manejo de ciertas herramientas le será de mucha utilidad y permitirá dar el salto y crecer”, insiste José Marcos López-Ríos, country manager de Teamleader CRM.

En definitiva, como señala Emilio Iturmendi, director de Pymes de Microsoft Ibérica, “hoy en día, para ser competitivo y mirar al futuro, el emprendedor necesita contar con soluciones que se lo permitan".

Ahora bien, no está de más hacer alguna matización, como apunta Mario Conde, coordinador Éxito Clientes en Velneo, “lo primero que debemos tener en cuenta es que el software no es una solución, es una herramienta. Y como toda herramienta siempre es buena para algunas funciones, pero no para todo. Así que debemos tratar de encontrar buenas soluciones específicas para cada una de nuestras necesidades. Aplicar el lema de menos es más en el software es muy beneficioso”.

Características del software

Así las cosas, ¿qué características debe tener el software a escoger? Los expertos coinciden en recomendar cuatro rasgos fundamentales:

-Que sea escalable: Sergio Lozano, country manager communications and marketing de Debitoor, lo resume así:“el emprendedor de hoy día cuenta con poco dinero y mucha incertidumbre por delante. Por ello, lo ideal es que el software que elija pueda crecer con él. Desde el momento en que empiece a testarlo y hasta el momento en que se haya familiarizado completamente debe haberse producido un desarrollo simbiótico. El software crecerá porque crecen las necesidades del emprendedor y el emprendedor crece gracias al software”. En palabras de Juan Pedro Marreiros-Neto, sales manager de Nubit, “el software debe ser flexible y adaptarse a las nuevas funciones y necesidades que puedan surgir en su empresa, tanto de procesos como de tecnología”.

-Que sea ágil y multidispositivo: O multiplataforma. “En un mundo cada vez más conectado y con tiempos de entrega más reducidos, es necesario ser ágiles, versátiles y a la vez mantener la seguridad y fiabilidad en todo lo que hacemos. El acceso a la información tiene que ser universal, permitiendo a los usuarios acceder a los datos desde cualquier lugar. Por lo tanto, las herramientas que necesita un emprendedor tienen que ser ágiles, online y multi-plataforma”, explica Javier Martínez, Sales Engineering Manager de Google Cloud.

-Que sea sencillo: El emprendedor no tiene tiempo que perder peleando con un programa informático, de manera que las herramientas y soluciones deben ser muy intuitivas y fáciles de usar. Si además se acompañan de soporte, mucho mejor.

-Que sea medible: “Saber cuándo se ha producido cada acción y los resultados obtenidos es indispensable para el buen desarrollo de un negocio, especialmente al principio, donde los primeros pasos son cruciales”, detalla Lozano. O, como señala el equipo de Ydray, “todo aquel software que te permita gestionar tu negocio con la máxima movilidad , privacidad , trazabilidad y calidad del dato. Para esto son vitales una buena herramienta en la nube y una potente herramienta de análisis de datos”.

De licencia o en la nube

Esta es la segunda gran pregunta que se plantean los emprendedores y la respuesta es casi unánime: en la nube. “El mercado está cambiando, antiguamente lo que se demandaba era la adquisición de las licencias, la instalación en tus propias oficinas, pero con las comunicaciones la mayoría de las empresas escogen el ERP online, para poder trabajar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo”, explica Marreiros-Neto.

Para Martínez Cerceda “el software offline es mucho más seguro, normalmente es más ágil al trabajar en un entorno local, menos dependiente de una infraestructura de red compleja y también es probable que sea más económico. A cambio, exige estar presente en el sitio dónde se ha instalado para poder utilizarlo, lo cual en el siglo XXI parece impensable.” Tomás Santoro, fundador de Suma CRM, se muestra tajante al respecto: “hoy en día estamos conectados online el 100% del tiempo, por lo que la herramienta que utilices debería ser online”. Y por ahí van los tiros para la mayoría de los expertos:

“Lo ideal sería que fuese software cloud, suele ser la mejor opción tanto pensando en costes, como en el propio mantenimiento, ya que lo normal es que el mantenimiento, seguridad,... no recaiga en el emprendedor”, resume César Domínguez, coordinador de Venzo CRM. Y es que, como enumera, Miguel Ángel Díaz, Business Development Manager, Appdey & Middleware en Red Hat: “el software abierto goza de tanta (o más) calidad que el software propietario; permite probar distintas opciones sin coste para el emprendedor y no hay que invertir dinero en adquirir licencias justo en el arranque del negocio.” En resumen, varias son las ventajas que ofrece la nube:

-Disponibilidad: Los datos están siempre accesibles desde cualquier dispositivo, siempre que se disponga de un navegador y conexión a internet.

-Gestión simplificada : Por sus características, “las aplicaciones de la nube suelen comercializarse bajo el modelo SAAS (Software as a Service), que requiere del pago de una suscripción que suele cubrir todo los gastos (actualizaciones, mantenimiento, copias de seguridad, acceso al servicio de atención al cliente, etc.) simplificando la gestión de costes y evitando sorpresas”, recuerda Verdaguer.

-Segura y cómoda: En cloud, es el proveedor el que se encarga de tener copias de seguridad de toda la información, el que se encarga de cumplir con todos los requisitos legales exigidos por el RGPD y por las diferentes normativas locales y, en caso de que el ordenador del emprendedor se rompa, el que garantiza que no se pierden los datos. “Tenemos varios ejemplos recientes de empresas que han migrado sus datos a G Suite o Google Drive para implementar precisamente ese control de la información, que resulta muy complicado y caro de realizar”, explica Javier Martínez, de Google.

-Innovadora “El cloud ha democratizado el escenario, poniendo al alcance de las más pequeñas, las mismas herramientas que utilizan las grandes empresas. En el momento actual, la nube da acceso también a servicios como la inteligencia artificial y el machine learning”, explica Iturmendi.

Pero también tiene algunas desventajas

-Dependencia de la red: aunque es cierto que es un problema cada vez menos preocupante, también lo es, como recuerdan desde Zitelia, que la nube depende de conexión a internet, “de manera que una caída de la conexión o una falta de cobertura puede dejar el negocio parado”.

-Costes: tanto de infraestructuras como del propio sistema, “ya que al tener que estar “vivo” en un territorio tan hostil como es Internet, exige contar con un buen alojamiento y además aplicar unos sistemas de ciberseguridad y de control que en el modo offline son casi innecesarios”.

Los tipos de software

¿Qué soluciones nos interesan más? Va a depender del tipo de negocio. Como recuerda Conde, “hay que diferenciar entre software de gestión (también llamado ERP), que usaremos para nuestra gestión interna como la realización de presupuestos, pedidos, facturas, contabilidad... Y el propio de la actividad del emprendedor …” Miguel Ángel Díaz, de Red Hat, lo aclara con un ejemplo: “mi hermano montó una frutería biológica on-line, por tanto, lo primero que necesitó fue una solución de e-commerce y una de gestión de stocks. Un amigo ha desarrollado un software de análisis predictivo y lo está vendiendo en empresas y lo primero que ha necesitado es un CRM”. Así que, como no podemos analizar las necesidades de cada sector y mucho menos las de cada modelo de negocio, hemos consensuado el software más útil para todo emprendedor. Es éste:

-General u ofimático: La propuesta mayoritaria son las soluciones cloud, sobre todo Google Suite u Office 365. “Hasta hace unos años, el rey era Microsoft, pero con el paso a la nube le ha salido un contendiente si cabe mejor, como es GSuite, la suite ofimática de Google en la nube”, explica Verdaguer. En gratuito tienes OpenOffice.

-CRM: Necesaria para llevar toda la gestión de clientes, especialmente importante a medida que va creciendo el negocio. Aquí hay muchas opciones interesantes: Web CRM, Venzo CRM, Suma CRM, Teamleader CRM… Ahora bien, conviene tener en cuenta el matiz que incluye María Bateta, editora de Softonic: “hoy en día la mayoría de clientes contactan con nosotros por otras vías, como las redes sociales, así que, en el campo de CRM también puede ser muy útil Sprout Social o whatsapp business”. Otra propuesta puede ser close.io.

-Trabajo en remoto y trabajo en equipo. En general, las soluciones que sirven para trabajar en remoto, también son válidas para el trabajo en equipo. Para el primero, hay soluciones gratuitas como Google Hangout, Skype; o de pago, como GotoMeeting y GotoWebinar. Para el segundo, Slack se ha revelado como la herramienta ideal para la comunicación por escrito entre los miembros del equipo. En desarrollo de aplicaciones, Velneo, para soluciones multiplataforma, o Azure para tecnologías Microsoft. Más avanzados, GitHub, Jira o Confluence, entre otros.

-Gestión y contabilidad: La clave, como recuerda Domínguez, no decantarse por opciones que tienen mil posibilidades que nunca vamos a utilizar y la hacen más compleja”. Propuestas como Contasimple, Debitoor o Trello son muy prácticas. Otras opciones son Monday o waffle.io.

-Soluciones ERP: es la solución que engloba a múltiples soluciones (gestión, contabilidad, CRM, anlítica…). Horus, de Nubit, es un ejemplo.

-Analítica web: Es importante medir el impacto de nuestras acciones y en este campo Google Analytics sigue siendo el rey, porque, además, como recuerdan desde Softonic, “Google lo mejora constantemente y ofrece talleres gratis”. Otras opciones son Mixpanel, Console o Screaming Frog y ya más avanzado Egment, Amplitude, Airtable.

-Pagos: Excel, Paypal, Stripe, SumUp, iZettle… Lo importante es que sea fácil de configurar y que se integre de forma sencilla con tu negocio y el software de gestión y contabilidad que escojas.

-Almacenamiento y gestión de contenidos. Serían los llamados discos virtuales, que permiten guardar los archivos en la nube y tenerlos disponibles Las grandes propuestas siguen siendo Dropbox, Google Drive o One Drive. En los últimos tiempos se les ha unido también un competidor más local, Ydray.

Todo ello sin olvidar que, independientemente del tipo de software que necesitemos, debemos escoger siempre un proveedor serio, tanto para garantizar la actualización constante, como la seguridad y privacidad de los datos. Como explica Luis García, responsable de clickDatos, empresa especializada en la protección de datos, "es significativamente importante en el caso de los CRM, donde hay que tener en cuenta la “privacidad por diseño”, que significa que cumpla el RGPD desde una perspectiva práctica, garantizando que la gestión de los datos de tus clientes sea conforme al nuevo marco legal. Las empresas, pues, deben elegir un CRM que ofrezca garantías para aplicar medidas apropiadas para cumplir con el RGPD y garantizar la protección de los datos.”

Las soluciones híbridas

Una solución intermedia (entre la licencia y el open source) para los más conservadores sería optar por los llamados sistemas híbridos, “software offline que permite poner online sólo determinadas partes o módulos, de modo que tendríamos las ventajas de ambos mundos. Un ejemplo de esto sería tener un sistema de gestión CRM offline que permita acceder a los datos de los clientes y agenda online, para casos de visitas y contactos de los comerciales. O una tienda de barrio que tiene un sistema de gestión offline integrado con su e-commerce, de modo que la tienda online y la tienda física comparten el stock existente, la gestión es completa offline mientras que la venta tiene las ventajas de ambos mundos”, insisten desde Zitelia

¿Qué errores evitar en la selección del software?

Puede haber más, pero toma nota de los principales errores que suelen cometer los emprendedores que se embarcan en la tarea de elegir software para su empresa:

Lo gratuito no siempre es la mejor opción. Pagar un poco a la larga puede resultar más económico que invertir horas en configurar un software free. Como recuerda Verdaguer, “Existe un dicho en la industria del software que dice: si el producto es gratuito, tú no eres el cliente sino el producto.”

Dejarnos llevar por el software que utilizan otros emprendedores. “Lo muy bueno para unos, puede ser un desastre para otros”, explican desde Venzo CRM.

Vigila el contrato. “nos encontramos muchos casos en los que la tecnología permitiría cambiar, pero los contratos con las herramientas actuales penalizan en gran medida ese cambio … tenemos que evitar grandes pagos por adelantado y condiciones de permanencia excesivas”, insisten desde Google.

Escoger sin probar. Hoy en día hay tantas soluciones y algunas tan complejas que lo mejor es probarlas antes de contratar nada. Desconfía, pues, de los software que no dan esa opción.

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