Organiza tus compras

¿Sabías que algunos proveedores permiten tener el ‘stock’ en depósito y no pagar hasta que se vende?

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No te conformes con los proveedores de siempre y sal al mercado, analiza bien las ofertas y no te dejes guiar sólo por precio.

GESTIONA BIEN TUS COMPRAS Y TUS RELACIONES CON PROVEEDORES

Cuanto mayor sea el peso de las compras sobre los resultados de la empresa, mayor repercusión tendrá sobre los beneficios cualquier pequeño ahorro. No es lo mismo que la partida de compras suponga el 80% de los ingresos de una empresa que el 30%. Imaginemos que una empresa ingresa 100 euros y que el coste de compras son 50, el de amortizaciones e intereses 20, mano de obra 20 y como resultado queda un beneficio de 10 euros. Si reducimos un 4% el coste de las compras, tenemos que se ahorra dos euros. Manteniendo los ingresos en 100, los beneficios han aumentado hasta 12 euros, lo que supone un incremento del 20%”, explica Juan José Jiménez, presidente de Aerce (Asociación Española de Profesionales de Compras).

¿Cómo puedes ahorrar?

“Lo primero, profesionalizar a quien se encarga de las compras. No todo el mundo sabe hacerlo. En segundo lugar, realizar una selección correcta de los proveedores. No por tener muchos, el resultado es mejor. El objetivo debe ser que tú seas importante para tu proveedor, para que te dedique atención. Si reduces el parque, aumentas el volumen de compras y tendrás mejores condiciones”, continúa.

Otro error común, en los que no son profesionales, es pensar que la mejor compra es la más barata. Y no necesariamente es así. Una cosa es lo que pagamos a un proveedor y otra el coste total de la compra. Si el artículo barato necesita después más manipulado, vas a gastar más. O por el envase. Si en lugar de ser cuadrado es redondo, es más difícil de manipular, se pierde más espacio en el almacenaje y el transporte”, añade Jiménez.

Saber escoger

El presidente de Aerce recomienda “acomodar la compra a tus necesidades y no pagar más por aquello que a ti no te aporta valor. Muchas veces compramos un equipo que tiene muchas funciones que posiblemente no vamos a necesitar. Un ordenador con tarjetas gráficas impresionantes y del que luego sólo voy a utilizar Word o Excel”.

Otra clave para este profesional es “usar herramientas de compras, que no necesariamente exigen una inversión importante. Por ejemplo, las que permiten hacer subastas electrónicas. O si necesitas hacer agregaciones de volúmenes, te pones de acuerdo con otras empresas del sector, hacéis una compra importante y conseguís mejores precios. Lo puedes hacer directamente, poniéndote de acuerdo con empresas de tu sector, o buscar otras que se encargan de esto. Puedes asociarte, incluso, con tus competidores. Te asocias para los productos que no son estratégicos para ti. Tu competencia compite contigo en ventas, pero no en compras. Luego te diferencias con servicios o con productos estratégicos, si no váis a diferenciaros en precio”.

Por último, Jiménez recomienda “seleccionar proveedores por Internet para así abrir nuevas vías de negociación. Te permite conseguir proveedores en cualquier parte del mundo con muy poco esfuerzo”.

UNA GESTIÓN DE STOCKS EFICIENTE

Uno de los principales errores en la optimización del stock está en el exceso de referencias que impiden detectar a tiempo las necesidades de los productos con mayor rotación. A menudo, se da el caso de que existen en depósito muchas cantidades de algunos artículos (sobrestocks) y faltan de otros (rotura de stock). El resultado es que estamos perdiendo dinero por el exceso de productos sin vender (un dinero que podríamos tener contante y sonante en caja), además del espacio que ocupan en el almacén, y por otro, perdemos clientes que se marchan a la competencia cuando no podemos servirles a tiempo determinados productos.

¿Por qué se producen estos desequilibrios? “Porque cuando se produce una rotura de stock se suele sobrerreaccionar, generando una compra mayor de la que haría falta. Se inicia así una onda cíclica “rotura-sobrestock” que se va amplificando a lo largo del tiempo y que sólo se puede evitar con una planificación adecuada: utilizando un sistema de previsión de la demanda automatizado; manteniendo un stock de seguridad bien dimensionado y un sistema de cálculo de las necesidades de alta frecuencia, diario, si es posible”, explica José Presencia, director general de ToolsGroup. Según este directivo, “en algunos proyectos hemos conseguido reducciones de inventario del 60%. Y se estima que entre el 15% y el 20% del inventario que se reduzca va anualmente a la cuenta de resultados”.

En perfecto equilibrio

Recuerda que sólo podemos actuar sobre las entradas, las salidas difícilmente las podemos gestionar ya que es el mercado el que nos las impone. Como norma general, lo ideal es contar con una herramienta que automatice todo el proceso. En Internet puedes buscar los software más económicos utilizando buscadores especializados en la gestión de almacenes, como el de Trackforme, que es gratuito (www.trackforme.org).

Una alternativa que no requiere inversión, pero que depende de tus proveedores, es conseguir que te permita tener el stock en depósito y no pagar hasta que no hayas vendido la mercancía. “La decisión de proceder así se toma, generalmente, porque hay beneficios mutuos: el proveedor se asegura la fidelidad del cliente y éste simplifica su proceso administrativo de pedidos”, comenta José Presencia. En el supuesto de que consigas este acuerdo, fíjate que más que optimizar tus almacenes, en realidad estás mejorando tu flujo de caja (que no es poco).

En algunos casos, incluso, puedes negociar la renovación periódica de los productos no vendidos para no quedarte con exceso de stock. Pero “son prácticas que dependen mucho de los sectores y que no están extendidas”, comenta José Presencia.

Más interesante, en algunos casos, puede ser trabajar con proveedores que sirvan sus productos en 24/48 horas, para poder realizarles pedidos en función de las demandas de los clientes, tal y como hacen muchas tiendas online.

Caso práctico:
Feys rodamientos. Un ahorro del 15% en el inventario

Feyc Rodamientos es una empresa de distribución de productos de rodamientos, de transmisión de potencia (como cadenas, correas, etc.), reductores y motores. Son productos que fabrican multinacionales de otros países y que ellos distribuyen en España y Portugal.

Evitar pedidos sin criterio. “La clave para ser eficiente en su mercado es ser ágil, disponer de las referencias que solicitan los clientes. Si no las tienen, se marchan enseguida a la competencia, no pueden esperar”, explica Mariano Cobos, director técnico, comercial y de logística de la empresa. “Teníamos unas 65.000 referencias y sufríamos muchos problemas de rotura de stocks y sobrestocks porque las decisiones de compra las toman personas por referencias, ítems, de forma muy aleatoria. Y lo peor es que se producían pérdidas de ventas por no disponer de stocks”.

El coste real de la inversión. Al automatizar el proceso, “hemos reducido el inventario a 10.000 referencias y hemos mejorado la capacidad de respuesta con nuestros clientes. Hay que pensar que antes se hacía la revisión de los productos una vez al mes o cada dos o tres meses, ahora es a diario”.
Haciendo números, a la empresa le costó la inversión unos 60.000 euros (hay que pensar que se trata de una pyme de gran tamaño, con una red de siete almacenes, entre España y Portugal y siete oficinas comerciales), pero aseguran que al año lo habían amortizado.
El ahorro final de sus costes está siendo de un 15% en el inventario, pero hay que añadir el ahorro en costes operativos (menos personas en aprovisionamiento) y lo que significa no dejar de perder ventas por falta de stock.

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