Las tareas que son altamente rentables...y las que no

El experto en productividad Aritz Urresti distingue entre tareas de alta rentabilidad y las de baja. Te decimos cómo aprender a identificar cuáles son esas tareas que aportan valor real a tu empresa.

Productividad 
Getty images

Aritz Urresti es CEO de goalboxes , experto en productividad, conferenciante y autor del libro Las Cajitas del Éxito. Acostumbrado a tratar con emprendedores ha aprendido que “la clave para una gestión correcta es una agenda eficaz y eficiente que trabaje a favor de las tareas que en ella hemos definido”. Para ello es necesario saber separar y valorar aquellas tareas que aportan verdadero valor a una empresa, que él llama de Alta Rentabilidad (AR), de aquellas otras que roban tiempo y energía pero que son insignificantes para la cuenta de resultados, las de Baja Rentabilidad (BR). Pero la clasificación va más allá.

“Una tarea de AR es aquella que, cuanto más tiempo inviertes mayores resultados económicos obtienes-afirma-. Este tipo de tareas se dividen en dos grupos. Las de Alta Rentabilidad Tangible (AR1) y las de Alta Rentabilidad Intangible (AR2). Las primeras son a las que debemos dedicarnos con verdadero empeño porque son las que están más próximas a conseguir el objetivo y sin ellas, el tiempo de la planificación y todo el listado de tareas cae, no sirve de nada. Sin embargo, las segundas nos colocan en dirección a los objetivos, aunque no cambien los resultados por sí solas”.

En cuanto al tiempo mínimo que conviene dedicar a las tareas AR para ser productivos, lo estima Urresti en tres horas diarias. Ese tiempo deberá ir acompañado de una fuerte motivación y una actitud proactiva. Recuerda, además, que se deben evitar los ‘ladrones’ internos de tiempo que frenan la productividad como son, por ejemplo, “las interrupciones, no saber decir que no, no saber delegar o aplazar tareas”.

En lo que respecta a las tareas de BR, entiende el experto que habrá que hacerlas mientras no se puedan delegar pero dedicándoles “solo el tiempo necesario, ya que realizarlas empatan el resultado como mucho, pero no lo mejoran.

Por otro lado, distingue también las que denomina tareas de Alta Satisfacción Personal (ASP), “que se asemejan a las AR1, pero en el plano personal o espiritual. Son aquellas que realmente te hacen feliz, te dan energía y aportan salud todos los días”. En consecuencia, estas se practican fuera del área laboral citando como ejemplos: “dedicar media hora a meditar y estar tranquilos, a leer una novela o un libro sobre emprendimiento, hacer ejercicio, estar con la familia o los amigos o continuar aprendiendo una lengua extranjera, entre otras actividades”.

Cómo identificar las tareas de AR y BR

Para aprender a hacerlo, Aritz Urresti da una serie de pautas:

-Una lista de lo que hacemos a diario. “Lo primero que debemos hacer es apuntar cada una de las actividades que realicemos a diario y el tiempo que les dedicamos, incluso a las que menos importancia demos, para que seamos conscientes de cómo y en qué lo gastamos. De esta manera, podremos clasificar las ocupaciones según su relevancia para así clasificar las tareas conforme lo importante que sean. Así nos aseguramos de cumplir previamente las más relevantes y que nos acerquen al resultado y después, pese a que se presenten con carácter de urgencia, atenderemos las que son secundarias. Como por ejemplo revisar emails".

-Agrupar las tareas por áreas. El segundo paso es “agrupar las tareas por áreas y calcular l tiempo semanal que cada grupo conlleva para poder organizarnos. Hecho esto, identificamos las AR1, AR2 y las BR y valoramos el tiempo que dedicaremos a unas y otras según los objetivos que nos ayuden a cumplir. Es en este momento cuando definiremos cuáles son las actividades estratégicas”.

-Establecer un calendario. El último paso consiste en diseñar un calendario en el que fijaremos “qué días las ejecutaremos y nos encargaremos de incrementar el tiempo de dedicación a cada AR, otorgándolas prioridad absoluta y protegiéndolas eliminando aquellos factores que suponen un obstáculo y nos impidan ser más productivos: los ladrones de tiempo externos e internos”.

Si consigues organizarte siguiendo estas pautas conseguirás, según Urresti, ser más productivo que no es otra cosa que “trabajar menos horas y obtener mejores resultados y, por tanto, mayor tiempo para dedicarnos al resto de áreas de la vida”.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Más de Gestión