Ajustes de energía y material de oficina

Compara precios cada año porque  las tarifas cambian continuamente

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Saliendo al mercado a negociar bien con los proveedores pueden ahorrar hasta un 50%

REBAJA TU FACTURA DE LA LUZ

En lo que se refiere al ahorro energético, hay dos aspectos que debes contemplar: uno, buscar el uso eficiente de tus instalaciones y dos, negociar con los proveedores de energía, algo que las pymes no suelen hacer porque no son conscientes del importante ahorro que supone.

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Lógicamente, el volumen de ahorro dependerá del tipo de negocio. No será igual para una oficina, que para una industria. Ni para una pyme que para una grande. Como norma general, para el uso eficiente de las instalaciones basta con contemplar normas básicas como la buena climatización del local, el uso de controles de temperatura, iluminación de bajo consumo o el uso de detectores de presencia para evitar luces encendidas cuando no haya nadie en las instalaciones.

En cuanto a las diferencias de precios que puedes encontrar en el mercado, como puedes ver en el ejemplo de Industrias Lácteas Monteverde, que te contamos más abajo, el porcentaje de ahorro entre unas y otras puede llegar a alcanzar casi un 50%.

¿Cuánto margen tienes?

Para saber tu margen de reducción en esta partida, lo mejor es recurrir a una auditoría energética. Te dará una idea exacta de tus hábitos de consumo y el porcentaje de ahorro que puedes conseguir. Para hacerla, puedes acudir a una empresa profesional o elaborarla tú mismo. La primera opción te costará unos 4.000 euros, aunque puedes reducir este coste al 25%, ya que casi todas las Administraciones locales han creado subvenciones para que las empresas realicen auditorías energéticas.

Tu autodiagnóstico

Para hacer tu propia auditoría, puedes recurrir a la web de Unión Fenosa (www.ufeficienciaenergetica.com) o a la del Instituto Enerxético de Galicia (www.inega.es), donde encontrarás una herramienta online gratuita con la que conocer tu consumo y diseñar medidas de ahorro y eficiencia energética.

Para que te hagas una idea de lo que puedes ahorrarte, según datos de la Consultora Creara, en las instalaciones industriales se suele obtener un ahorro energético de entre un 5% y un 20% con un retorno de la inversión a 10 años; en los comercios, entre un 15% y un 25%, con un retorno de entre tres y cinco años; y en los hoteles, entre un 20% y un 30%, con un retorno de entre dos y cuatro años.

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Caso práctico
Industrias Lácteas Monteverde. “Pagamos un 48% menos de luz”

Luis Hevia, director financiero de esta empresa asturiana fabricante de quesos, explica que la consultora Expense Reduction les propuso una auditoría sin ningún compromiso (casi todas estas consultoras cobran por resultados, en torno al 50% del ahorro conseguido durante los 18 primeros meses) y “vieron cosas que nosotros desde dentro no veíamos. No se trata de cambiar de proveedor y ya está. Hay que tener los contactos y la capacidad de negociación que ellos tienen, entender todo bien (la potencia, la energía...)”. Para hacernos una idea del volumen de ahorro del que hablamos, basta echar un vistazo al análisis de mercado que ellos hicieron hace tres años, cuando pagaban 10.000 euros de electricidad al mes. “Pidieron presupuesto a cinco proveedores, y el resultado para 12 meses era: el menor ahorro salía con Gas Natural, que suponía un 41,17% menos de lo que estábamos pagando a Endesa, con la que llevábamos 30 años (69.051,81 euros de ahorro). El más interesante era con Iberdrola, que llegaba al 48,83% de ahorro, un total de 81.809 euros. Endesa no igualó las condiciones y cambiamos. Pero vamos, que hay que revisar la factura cada 12 meses, porque cambia continuamente el mercado. Ahora vamos a firmar con HC”.

AJUSTA TU FACTURA DE TELÉFONO Y TELECOMUNICACIONES

Tal y como explica Jesús Ruiz, director general de Telecomunity, “para las pymes el principal handicap a la hora de negociar con las teleoperadoras es que se cumpla lo contratado. Leer muy bien la letra pequeña y no fiarse de ofertas por teléfono, exigir todo por escrito, que luego hay muchas sorpresas. También es importante que tengan muy claro qué quieren conseguir y no se conformen con las ofertas estándar que se publican en Internet”.

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Qué debes negociar

“Al negociar precios, busca el ahorro mensual, no te dejes llevar por el terminal. Controla qué tipo de uso haces para ver qué tipo de tarifa te interesa más: si llamas al extranjero y cuánto, si necesitas realmente acceso a datos, etc.”, añade Jesús Ruiz.

En Internet dispones de herramientas gratuitas, como la que se encuentra en la web de Doctor SIM, para realizar un análisis completo de tus gastos y un informe con las formas posibles de ahorro (incluso las operadoras que más te interesan). Para Jesús Ruiz, “si gestionas bien este gasto, puedes conseguir ahorros importantes. Podemos estar hablando de 5.000 o 20.000 euros al año o de millones, en las grandes”, asegura este experto en ajuste de costes en telefonía, que recomienda: “Poner a los provedores a pelear entre ellos y revisar los contratos cada seis meses mínimo, o al menos cada año. No pensar que uno ya tiene las mejores condiciones”.

Telecos low cost

Otra posibilidad es pasarse a los proveedores de telefonía por Internet –servicios VoIP como Skype y Google Voice–, mucho más económicos y que con los smartphones resultan ahora completamente accesibles en cualquier momento y lugar.

Para los demás costes de telecomunicaciones, como fax, e-mail, videoconferencias, etc. lo mejor es buscar productos de software libre o recurrir a los servicios en la nube que permiten pagar exclusivamente por lo que consumes y que ofrecen empresas como Unanubedesoluciones.com o Axiatel.com. En Internet dispones de todo tipo de herramientas gratuitas que pueden cumplir muy bien la función de las de pago. Igual que utilizamos el gmail a modo personal, para pequeñas empresas y autónomos existen soluciones similares para tratamientos de texto, hoja de cálculo, presentaciones (Openoffice o Google Docs), antivirus (Avast), soluciones ERP y de contabilidad (Openbravo o ZohoCRM), entre otras.

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MENOS COSTES EN PAPELERÍA Y ADMINISTRACIÓN

Servicios de fax por e-mail, centralita virtual y conference call se pueden contratar en línea, sin necesidad de soportes físicos (lo que significa que te ahorras el mantenimiento de estos aparatos) por precios tan económicos como 3,5 euros al mes el fax por e-mail y 9,90 euros, la centralita virtual. “Con el servicio de fax eliminas la máquina, el papel, la tinta, la línea de teléfono y mejoras tus procesos, ya que recibes el fax directamente en tu iPad o teléfono, si quieres, sin necesidad de desplazarte a la oficina si estás pendiente de un fax urgente”, explica Pilar Díaz, Spain Business& Alliance Manager de Axiatel.

“Todavía se valora mucho los contactos personales, pero muchas reuniones se pueden hacer por conference call. En total, y pensando en el tamaño pyme y emprendedores, que son nuestros principales clientes, el uso del fax por e-mail supone un ahorro de 1.800 euros anuales para empresas de unos 50 empleados; de 600 euros, si hablamos de pequeñas con menos de 10 empleados; la conference call, supone un ahorro de unos 1.000 euros anuales –al evitar desplazamientos, gastos de comida y alojamiento–, y más aún en empresas que tengan reuniones periódicas en distintas ciudades”, añade Pilar Díaz.

Factura electrónica

Hay dos aspectos importantes en el cambio a la factura electrónica. Por un lado, está el ahorro que parece más tangible, y que significa que si emites 1.000 facturas al mes y ya no tienes que ensobrar, poner sellos y enviar las facturas, te ahorras unos 0,20 euros por factura. Reduces costes básicos y directos. Pero hay también otro ahorro que viene por la agilidad de los procesos con la factura electrónica, que muchas empresas no valoran inicialmente y que después se dan cuenta de la importancia que tienen. Imaginemos que una empresa vende mercancías a un cliente el día 5 del mes y que con la factura de papel suele cerrar sus procesos de facturación el día 25. Está retrasando el pago de la factura en 20 días. Con la electrónica, el mismo 5 o 6 ya está emitiendo la factura. Adelantas la aceptación del pago y te estás ahorrando líneas de crédito. Tus clientes pueden financiar tus gastos. Si aplicas pronto pago, eliminas gastos que tendría que asumir yo si lo hiciese por el método tradicional”, explica Alberto Redondo, director de marketing y canal de Seres.

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Otro ahorro importante que no se suele tener en cuenta es el de almacenamiento de las facturas de papel. “Si tengo una oficina alquilada, puedo buscar una más pequeña, ya que elimino esa habitación necesaria para tener un archivo. Y en algún caso, ahorrarte un puesto de trabajo”, añade Alberto Redondo.

De nuevo hablamos de transformar costes fijos en variables, ya que lo habitual es que una pyme puede funcionar perfectamente con soluciones paquetizadas que se pagan por mensualidades y que cuestan en torno a 30 euros al mes.

Caso práctico
Sushita. Un ahorro del 15% en el inventario

A la hora de valorar el cambio de la factura tradicional al papel, conviene tener en cuenta dos cosas: una, que “es un proceso costoso y que durante un tiempo se duplica (trabajarás con papel y electrónica durante uno o dos meses). La segunda, es que muchas empresas lo hacen porque se lo exigen sus proveedores, es decir, no podrían trabajar con ellos sin el sistema electrónico”, explica Margarita García, del departamento de Administración de Sushita.

Calcula si te compensa...
Aunque se trata de un servicio bastante económico para las empresas más pequeñas, cuando el volumen de facturas es mayor debemos tener cuenta unos precios bastante superiores. En el caso de esta empresa de comida preparada para el canal profesional, “tenemos en torno a 2.000 facturas mensuales. Y para poner en marcha este sistema tuvimos que pagar por la adaptación del programa, unos 5.000 euros, a los que hay que sumar una cuota mensual de 650 euros de transmisión electrónica a la empresa proveedora”.

¿El resultado?
“El ahorro lo veo fundamentalmente en el papel, costes de envío y mantenimiento del archivo, al eliminar todos los procesos de envío de facturas, etc. Pero no hemos hecho el cálculo real de la cantidad”, comenta García.

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