Por qué la factura electrónica mejora la financiación de tu empresa

Menos costes y pagos más ágiles, sus principales ventajas

Close-Up Of Documents On Desk At Office
Witthaya Prasongsin / EyeEmGetty Images

En documentación es muy habitual pensar que con digitalizar los procesos ya estamos optimizando esa área de la empresa. Pero la realidad demuestra que no es así. Como explica Alberto Redondo, director de comunicación y marketing para Iberia y Latam de Seres y presidente de la comisión de factura electrónica, “a la hora de plantearse un ahorro en documentación no hay que analizar únicamente el documento, sino todo el proceso donde se encuentra el documento. Un ejemplo: la factura electrónica. Los estudios dicen que la recepción de una factura electrónica cuesta 2,27 euros y en papel 7,22 euros. Pero ese ahorro a menudo no se produce porque se diluye cuando internamente ese papel se gestiona de una forma ineficiente. Es decir, lo envías, haces copias, lo imprimes para que alguien te lo firme, te la apruebe… Y eso se hace a través de correos electrónicos, de llamadas, de levantarme... Hay un estudio de Gartner que dice que una empresa realiza una media de once copias de cada documento. La factura ya es electrónica, qué bien, pero la realidad es que cuando cambias de un proceso papel a electrónico aparece la figura no del documento electrónico, sino del expediente documental de ese proceso, donde se van acumulando todos los documentos que van influyendo, que van participando en ese proceso”.

Para hacer bien el proceso, Redondo recomienda “buscar la forma de que quede constancia de todos los procesos documentales y actividad sobre esos documentos: si alguien ha recibido la factura, si la ha rechazado, por qué motivo, etc. Introducir figuras como la firma electrónica, una desconocida en la mayoría de las compañías a pesar de que permite el trazado de ese documento de forma eficaz. Y hay que analizar la forma de evitar gastos ocultos no limitando el análisis de todo el proceso al departamento de facturación o de contabilidad, que es la parte casi final del proceso. El proceso también pasa por tesorería porque alguien tiene que pagar esa factura, pero antes, hay alguien que ha comprado eso, por ejemplo, marketing, compra cosas y recibe facturas, es parte del proceso. No es un proceso del departamento financiero, es un proceso transversal que afecta a toda la compañía”.

Agilizar los pagos

“Desde que vence esa factura hasta que la pago hay muchos pasos intermedios que también se solucionan. Si realmente haces eso, el ahorro es muy significativo por factura. Estamos hablando de 5 euros por factura. Ahora, si lo que te quedas es simplemente en recibir facturas electrónicas y luego las imprimes y las gestionas de una forma como harías en papel el ahorro es mucho menor”, advierte Alberto Redondo. Y añade: “La factura es el nexo de unión entre la compra y la venta con el pago y el cobro y el contrato es el comienzo de una relación. Por lo tanto, sin contrato normalmente es difícil hacer algún tipo de actividad. Cuando digo contrato puede ser pedido. Y ese contrato se puede poner electrónico en esa relación. Y la factura es como el nexo de unión de todo eso. Sin factura no hay desgravación fiscal, está sujeto a impuestos, y a fiscalización, si te hago una factura es porque me vas a pagar cuando yo te haya entregado el servicio”.

Cuantificar el ahorro en las pymes

“Una parte que es importante reseñar: la pyme no se ahorra nada por una factura. Es decir, si eres una pyme que recibe 20 facturas y emite 20 facturas, la clave no recae en el proceso de gestión de la factura, porque son pocas, pero si analizamos todo el proceso nos damos cuenta de la importancia que tiene la factura, no en el proceso de aprobación o de gestión en este caso, en el pago. Una pyme lo que necesita es financiación. Si emito 80 facturas y tardan 120 días en pagármelas, el problema no es cuánto me ahorro en el proceso sino qué herramientas me va a dar ese cambio de proceso para automatizar el cobro o la financiación de esas facturas para que yo me financie por mi actividad no por un crédito. Ahora mismo con la factura electrónica muchas pymes pueden acceder a mecanismos de financiación de sus propias facturas a cambio de una comisión”, comenta Alberto Redondo.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Más de Gestión