20 ideas para reducir costes y ser más competitivo

Las técnicas que utilizan los expertos para soltar lastre en todas las áreas del negocio

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Miguel Navarro

Externalizar los procesos menos eficaces

En compañías de servicios los costes más importantes pueden estar en personal, por lo que posiblemente ahí habrá grandes oportunidades de mejora. “La empresa tiene que preguntarse qué es lo realmente importante en su negocio. ¿Es el diseño? ¿Es el marketing? ¿Es la distribución? Eso lo tienes que tener muy claro porque todo lo que no sea prioridad estratégica para ti y que investigando en el mercado encuentras que hay gente fuera que lo puede hacer mejor, es mejor externalizarlo”, apunta Giovanni Grillo, inversor en startups con una larga experiencia en consultoría de costes. Y nos pone un ejemplo muy real: “Las grandes empresas farmacéuticas se están dando cuenta de que ya no tiene sentido que las fábricas donde producen sus medicamentos menos sofisticados sean de su propiedad. Se dicen: Soy líder mundial en esto. Mi trabajo en realidad es investigación y desarrollo de nuevos medicamentos, no fabricar. Pues encargo a otras industrias que me hagan los medicamentos más estándares como el Ibuprofeno, pero reconvierto mis fábricas para hacer los antitumorales, que es en lo que tengo mi know how”.

Atacar los costes de estructura

Juan Bosco de la Rocha, socio director de Braintrust, recomienda comenzar por las partidas de costes más improductivas, esto es, los costes de estructura. “Los costes de estructura son como el gas, tienden a expandirse. Si se les da espacio, lo llenan sin que uno se dé cuenta, por lo que exigen de una revisión periódica, mínimo anual y con una filosofía de replantearse cada partida una a una sin considerar cantidades incurridas en el ejercicio recién finalizado. En este apartado de costes tradicionalmente se incluyen gastos de viaje, gastos de representación, material de oficina, gastos en gestoría, la propia plantilla de administración, etcétera. Pero hay que fijarse sobre todo en costes que pueden adquirir grandes dimensiones y resultar invisibles. Me refiero a los costes ocultos de subactividad que se pueden cuantificar con medidas como un control de partes de averías, un sistema de time reports, con especificación de tareas o proyectos a los que se han dedicado las horas. Son costes generados por la infrautilización de los recursos humanos y materiales a lo largo de todo el ciclo productivo de un servicio o producto, debido a imprevistos como averías de máquinas, cuellos de fabricación, absentismo laboral, horas de formación, etcétera”.

Para detectar y acabar con estos sobrecostes “existen multitud de herramientas en el mercado: ABM Modelling, SAS, SAP, etc., incluso el Excel para entornos menos complejos”, afirma Juan Bosco de la Rocha, que recomienda “fijar el peso máximo que los costes de estructura pueden llegar a suponer, bien respecto al total de ingresos, bien respecto al total de gasto. Para ello, es aconsejable tomar como referencia otras empresas similares, para que el objetivo que nos pongamos sea algo real y, por lo tanto, alcanzable, a la vez que un punto exigente”.

Audita tus costes con series históricas de cada partida

Una forma muy sencilla de detectar gastos recortables es “auditar históricamente cómo está evolucionando cada partida con respecto a los años anteriores. Es una manera muy tonta pero muy eficaz. Hace diez años facturaba cien millones de euros y me gastaba tres en logística. Ahora facturo 200 millones de euros, pero en vez de gastarme seis me estoy gastando diez. Hay algo que no va. Tengo que ver por qué. Y lo mismo para personal. Antes esto me costaba 20 y ahora me cuesta 50. Bueno, pero es que desde hace tres años estoy invirtiendo en personal de más calidad o universitarios con MBA porque estoy preparando el crecimiento de 200 a 300 millones. Cuando ya esté en 300 seré viable. Ah, vale, si estás haciendo una inversión como parte de un programa controlado y planificado, no es un sobrecoste”, apunta Giovanni Grillo.

Poner la lupa en las partidas más pequeñas

Otra clave: no te limites a mirar las partidas de costes más importantes. “Si me estoy gastando 500 millones de euros en trigo no me importan nada los cuatro millones de euros que me cuesta el coche. Voy a mirar los 500 millones de trigo. Pero es que igual resulta que en los cuatro millones de coches te puedes ahorrar uno y en el trigo sólo 500.000 euros porque ya está todo muy ajustado. Pero la mayoría de las empresas lo que hacen es: partida importante la miro, partida residual, cuando tenga tiempo. Los pequeños gastos son como un cajón de sastre que nadie mira nunca. Sin embargo, los buenos consultores normalmente empiezan por ahí. Miran donde saben que nadie mira”, comenta Giovanni Grillo. Otra forma de hacerlo es por número de proveedores, continúa: “¿Cómo es posible que en trigo, que supone un gasto de 500 millones, tenga 50 proveedores y en coches, con cinco millones, tengas 100 proveedores? Hombre, tienes demasiados proveedores. Concéntralos y te harán descuento”.

Implanta la cultura de Ikea en tus procesos

“¿Por qué Ikea es tan eficiente? Porque cuando diseñan un nuevo mueble, aparte de la forma de las piezas de madera aprovechan siempre lo que tienen en casa: las roscas, los tornillos… cualquier elemento que sirva para montar el mueble. Si alguien quiere algo diferente, tiene que justificar muy bien que realmente no le sirve lo que ya hay. Así, la diversidad se reduce muchísimo. Si reduces la complejidad de gestionar todo esto, tienes muchos menos componentes. Es muy importante mantener el número de componentes que usas en tu empresa lo más bajo posible. Cuanta más complejidad, más costes”, comenta Giovanni Grillo. Y añade: “Y eso sirve lo mismo para algo tan básico como es el packaging. Una empresa española de alimentación tenía un packaging para poner cuatro lonchas, otro para poner ocho, otro diferente si las lonchas eran de jamón cocido… Hicimos un estudio y le dijimos, puedes reducir la complejidad a la mitad y los costes un 25%. El packaging vale casi más que lo que hay dentro. Las empresas inteligentes como Ikea entienden que su competitividad reside en la absoluta simplicidad, no sólo de los productos, sino también de sus procesos de fabricación. Y esa simplicidad la hacen desde el diseño”.

Simplifica tu oferta

También simplificar la oferta te hace más eficiente en los procesos de fabricación. “Un ejemplo de reinvención del modelo de negocio con estructuras de costes diferentes es Dow Corning, una compañía de productos químicos americana. Hace un tiempo vieron que una de las cosas con las que más beneficios obtenían era con la silicona. Y a uno de los directivos se le ocurrió venderla a través de un ecommerce. De entrada, esto parecía una barbaridad porque ellos tenían un modelo cero digital y eran líderes del mercado con una estructura muy clásica, un equipo comercial costoso y clientes que hacían pedidos muy personalizados. Dijeron, vamos a estandarizar los cinco tipos de silicona que más nos piden y en lugar de que cualquiera pueda pedir lo que quiera vamos a simplicar la oferta y que la gente haga sus pedidos en base a esa oferta. ¿Qué se consigue con eso? Primero, como tienes menos tipos de silicona, eres más competitivo en la producción. Segundo, como no dependes del equipo de ventas, eres mucho más ágil en el servicio y más barato. Tercero, hay un montón de clientes que quizás históricamente no se habían planteado trabajar contigo porque eras caro a los que puedes tener acceso. Con una estrategia así siempre puede haber cierto riesgo de que la nueva línea nos “robe” clientes, pero en general la gran mayoría fueron clientes que nunca habían comprado a Dow Corning” explica Javier Megías, CEO de Startup Explore y experto en modelos de negocio.

Pon a tu gente a teletrabajar

Según el Instituto Kaizen, implantar el teletrabajo en una empresa puede aportar un ahorro de costes en infraestructuras del 30%. “En la empresa española cuesta mucho de ver todavía, pero la realidad es que estamos en muchos sitios pagando enormes oficinas y obligando a la gente a estar calentando la silla en un horario determinado y demás. Conozco unas cuantas compañías que han decidido cerrar sus oficinas y mandan a la gente a trabajar en coworking o en su casa. Un buen ejemplo es Basecamp, que su CEO es uno de los mayores adalides del trabajo remoto y ha escrito bastante sobre el tema con números muy llamativos”, comenta Javier Megías.

Una decisión que, en el caso de algunas startups internacionales, les ayuda a mantener el servicio de atención al cliente y las redes sociales trabajando las 24 horas al día gracias a plantillas en distintas partes del Planeta. Otra gran ventaja es que dispones de empleados nativos de los mercados en los que operas sin tener que gastar innecesariamente en sedes u oficinas en cada uno de ellos. Ni mucho menos en toda la jerarquía que sería necesaria alrededor de ese modelo de empresa.

Monetiza la deducción fiscal por inversión en I+D+i

“Hay también bonificaciones por inversión en I+D que suponen un ahorro de impuestos. Pero aquí el tema es que, si la empresa no genera beneficios, no se puede acoger a la deducción. Bueno, hasta la Ley de Emprendedores, que introdujo novedades importantes. Una es la monetización de la deducción fiscal, que te permite una deducción del 80% de la inversión en I+D aunque no tengas beneficios. En este procedimiento se establece una quita del 20% que se queda la Administración, pero el resto te lo devuelve. La ley dice que si ahora no tienes beneficios, puedes compensar tus pérdidas en los próximos 18 años. Si quieres anticipar esa deducción, puedes hacerlo con una quita del 20%. Si tienes derecho a una bonificación de mil euros, la Administración te da 800 sin tener que esperar esos 18 años, pero se queda con 200 euros”, comenta Patricio García, director de Ayming España.

Elimina sobrecostes en el IAE

“El IAE sólo lo pagan las empresas que facturan más de un millón de euros y el problema es que es un impuesto que funciona con un modelo autoliquidativo. Si lo completas mal, puedes tener grandes sobrecostes. Un ejemplo. Tenemos un cliente con un parking en Madrid que estaba pagando 16.000 euros de IAE al año, le hemos hecho una revisión de los elementos tributarios y se lo hemos bajado a 3.000 euros. ¿Cómo se cometen estos errores? En el IAE tú pagas por la superficie y los usos y los destinos. Y aquí la cuestión era delimitar bien qué es parking, qué es almacén, qué es oficina y qué es fábrica. Si hablamos de una fábrica, también entra la potencia nominal de la maquinaria instalada. Lo que te dice la norma es que sólo tienes que declarar aquello que está afecto al proceso productivo y el problema es que muchas veces se desconoce lo que está afecto o no al proceso productivo e incluyen toda la maquinaria. Hay que mirarlo todo muy bien. Por ejemplo, si hay unos rodillos que llevan el producto ya acabado al final del almacén, esto rodillos no se declaran porque se trata de producto acabado, no es parte ya del proceso productivo. No deberías pagar por ello”, advierte Patricio García.

Revisa bien el IBI

En el IBI sucede algo similar. “En casi todas las grandes ciudades se han revisado los valores catastrales y a veces se producen errores. Utilizan fotos aéreas que superponen con los planos para identificar si hay construcciones no declaradas y recalculan el impuesto. Lo que sucede es que, si tienes una fábrica de mil metros cuadrados y en la foto aérea te tienen en cuenta el vuelo de la nave, una superficie que no es fábrica, te hacen pagar un 20% más de lo que deberías, porque los datos son erróneos. Esto de los vuelos de las naves es un error súper habitual. Pero a veces el error es más profundo y está en la tipología constructiva, o en la categoría, o en el coeficiente de repercusión… Son cuestiones muy técnicas, pero que nos pueden ayudar a reducir la factura entre un 10% y un 20%, igual que en el IAE. Imagínate si una empresa tiene 10 inmuebles lo que se puede ahorrar”, comenta el director de Ayming España.

Reduce los costes financieros

Compras es una de las áreas que siempre está encima de la mesa cuando se piensa en reducir costes porque tiene mucho margen de mejora. “Los ahorros que se pueden producir cuando se hacen ajustes desde las compras tienen un efecto muy superior al que se suelen obtener desde otras áreas porque el peso de las compras sobre los ingresos totales de la compañía suelen ser muy altos. Según nuestros estudios, del cien por cien de los ingresos que tiene la empresa, como media el 67,5% se va vía compras. En términos de ahorro, significa que reducir en un 1% el coste en compras representa una mejora del 6,5% en el beneficio. En los momentos en los que ha habido restricción de financiación es algo muy importante”, comenta Juan José Jiménez, presidente de AERCE Business School.

Ahora bien, ¿cómo se consiguen estos ahorros en compras? Para Jiménez, el primer paso es mirar con lupa los costes financieros que se generan a menudo en los desajustes entre cobros y pagos. “Los costes financieros son un coste oculto bastante generalizado en la mayoría de las empresas porque no aparecen como tal. Cuando se financia una compra aparece como un mayor valor de la mercancía con lo cual da la sensación de que la financiación de proveedores es una financiación gratuita, y nada más lejos de la realidad. Podemos estar hablando de en torno a un 30% anual. Es una percepción que sí se tiene muy clara cuando se pide un descuento por pronto pago. Si te hacen un descuento del 2% por reducir 30 días el pago, significa un 24% anual”, explica.

Productos más sencillos

“Cuando hablamos de compras, la principal medida es una revisión de las especificaciones técnicas, porque muchas veces están sobredimensionadas. Una primera medida sería esa. Una segunda, cambio de proveedor. Cuando digo cambio de proveedor es que abres el abanico de proveedores, haces una concurrencia de oferta porque un proveedor que considera a su cliente cautivo sistemáticamente le intenta incrementar los precios más de lo que hará con otro cliente que sepa que está en competencia”, recomienda Juan José Jiménez.

Aumenta el número de proveedores

“Cambiar de proveedor da pereza, porque se generan costes no intencionados, pero merece la pena. Y a la hora de buscar conviene hacerlo siempre con la máxima transparencia. Si eres más transparente en qué necesitas y en cómo lo necesitas puedes hacer partícipe a tu proveedor en tu proceso de selección porque seguramente él sabe más que tú sobre lo que quieres comprar. En la medida en que tu proveedor conoce mejor lo que tú necesitas, puede responder mejor a tus necesidades”, comenta Jiménez. Y añade una recomendación: “No especificar marcas porque así puedes abrir la selección a modelos que pueden funcionar igual de bien y que son más baratos. Intenta que puedan participar todas aquellas marcas o empresas que den respuesta a lo que tú necesitas”.

Aumentar los proveedores te produce ahorros colaterales que debemos sumar al ahorro mismo del precio de compra. “Disponer de proveedores de garantía te permite tener menos rechazos, con lo cual estás haciendo unos ahorros operacionales importantes. Te ayuda a reducir stocks, porque tienes un plazo de entrega inferior y menos devoluciones. Con unas inversiones inferiores en inmovilizado, puedes mejorar tu capital circulante y tu caja. Se mejora la rentabilidad de la compañía desde el área de los stocks”.

Una buena estrategia de negociación con proveedores

Antes de tomar cualquier decisión respecto a un cambio de proveedores “siempre es conveniente tratar de negociar con el proveedor o proveedores habituales alguna posible mejora de las condiciones actuales, puesto que muchas veces un cambio más radical puede tener impactos no deseados en los procesos”, advierte Javier Donoso, fundador del portal creaciondempresas.es, que añade una serie de consejos para conseguir mejoras en las condiciones que nos imponen los proveedores: “Se puede, por ejemplo, negociar precios más económicos agrupando pedidos. O buscar alternativas para prescindir de almacén con una gestión de productos en venta automatizada, tal y como hace, por ejemplo, la industria automovilística. Con un control en tiempo real del producto necesario, podrían anticiparse las roturas de stock realizándose los pedidos con la anticipación justa para que fueran directamente al canal de venta. Tampoco estará de más valorar si es factible acordar con los proveedores la distribución directa de los productos al cliente, manteniendo nuestra marca. Dos medidas, estas últimas, que nos ahorrarían muchos costes de almacén. Y también pesando en mejorar nuestra capacidad de negociación convendría ver la posibilidad de realizar compras agrupadas con otras empresas para conseguir mejores precios por el mayor volumen”.

Proveedores internacionales

Eso sí, siempre valorando bien si nos compensan o no. Como explica Juan José Jiménez “puede compensarte por el inferior precio de venta respecto al mercado nacional, pero también hay que valorar el coste del transporte, los problemas de seguridad y riesgos; cuanto más lejos esté el proveedor más riesgos hay. También cuenta la huella de carbono ya que los consumidores cada día miran más este tipo de cosas, la reputación por el respeto al medio ambiente. Entonces, comprar muy lejos sí te genera unos costes importantes”.

Elimina costes ocultos del inventario

En la optimización del stock, “lo primero es saber diferenciar muy bien qué corresponde a cada una de las componentes que conforman un inventario: qué es producto acabado y qué es materia prima. Qué parte es stock operativo y qué parte es stock ocasional u oportunista, stock que vamos a dedicar en un momento puntual a promociones o que adquirimos porque hay oportunidades de compra y puedo especular. Y luego, qué parte es stock de seguridad y qué parte es stock cíclico. Hay que saber jugar muy bien con estas tres dimensiones para determinar bien dónde ejercer presión y qué riesgo estoy asumiendo bajo esa presión porque al final la inversión que hacemos antes de que se produzca la venta del producto en forma de inmovilizado del stock corresponde esencialmente a una apuesta de futuro sobre disponibilidad de producto para satisfacer esa demanda cuando realmente se produzca”, explica Eric Parera, director general de Tools Group.

Eso por un lado. Además, a la hora de determinar nuestra inversión, debemos “hacer una previsión de ventas. Y en función de estos dos pasos anteriores, planificar el aprovisionamiento: compras, producción y distribución. Hoy hay tecnologías muy potentes y bastante probadas que pueden ayudarnos. Y tenemos los métodos tradicionales basados en los históricos pasados de lo que se ha vendido para lanzar previsiones a futuro con ciertas tendencias, estacionalidades, con ciertos patrones que se puedan reconocer desde una sola variable”.

Compara bien las comercializadoras de energía

Para ahorrar costes en el consumo de energía “tienes que hacer un buen proceso de selección de la comercializadora. Ponerlas a competir. La gente normalmente va a lo fácil (Iberdrola, Endesa, Repsol…); eso es poco sofisticado. En el mercado hay más de 300 o 400 comercializadoras. No todas van a estar especializadas en lo que tú necesitas, pero lo suyo es que hagas un buen proceso de selección y que pongas a competir a las comercializadoras. Eso respecto al precio del contrato que pagas. Pero luego también es necesario optimizar las variables que contratas. ¿Qué quiere decir? Que hay algunos componentes que se penalizan en los contratos. Por ejemplo, la potencia. Es necesario hacer un estudio para contratar la potencia justa, la que necesitas. A lo mejor te interesa pagar unas penalizaciones por exceso de potencia, pero durante el resto del tiempo pagar mucho menos”, explica Darío Pérez, Socio y Responsable de Desarrollo de Negocio & Comunicación de Creara.

Implanta un sistema de telemedida de energía

“Es muy interesante implantar un sistema de telemedida. Un sistema con una serie de alarmas que te permita detectar excesos en potencia, si te dejas cosas encendidas… Un sistema que permita que todo esto esté bien controlado y no tengas que estar tú mirando todos los días. El sistema de telemedida tiene costes de instalación, pero hay soluciones a coste cero. Eso en cuanto a suministro. Luego hay que pensar en revisar la energía que consumes y ahí entran las nuevas tecnologías, tener buenos equipos de iluminación, climatización, etc. Y un tercer paso sería el uso de renovables, que se puede saber si al cliente le sale rentable con un primer estudio gratuito. Y luego hay fórmulas muy interesantes para no tener que hacer una fuerte inversión. Nosotros, por ejemplo, pagamos la instalación fotovoltaica, corremos con todo el riesgo de mantenimiento, de producción, etc. a cambio de que el cliente nos compre la energía que produce esa planta fotovoltaica. Y cuando la planta se ha amortizado se la queda el cliente. A él no le supone ninguna inversión ni gastos de mantenimiento, ni nada. Todo lo hacemos nosotros”, explica David Pérez.

¿Cuánto dinero podemos ahorrarnos implantando correctamente todas estas medidas? “Depende mucho de cómo esté la empresa –dice Pérez– pero me arriesgaría a decir que con todo esto podríamos rondar un ahorro de entre un 10% y un 15% fácilmente. Hay casos en los que si la empresa está muy mal podemos llegar hasta un 30% o un 40%. Y otros que a duras penas le consigues ahorrar unos cuantos cientos de euros al mes. Un 2%. Hay de todo”.

Ahorra en la gestión de la flota

Gestiona tu flota por renting, es mucho más económico que invertir en la tuya propia. Y compara bien entre todas las compañías del mercado porque el precio varía y mucho de unas a otras. “Hay muchísima diferencia. En coches de tamaño medio, de unos 18.000 euros, la cuota puede variar entre 30 y 50 euros por mes”, comenta María Martínez, directora de Masqrenting. Que recomienda para conseguir una cuota más ajustada “tratar de optimizar el kilometraje estimado real, que es lo que más afecta al presupuesto. Un error muy habitual es contratar un kilometraje inferior al que hacemos porque lo vamos a pagar más caro. Se puede llegar a duplicar la cuota”.

Martínez recomienda también utilizar sistemas de geolocalización para optimizar las rutas. “Con un buen estudio de la flota y con vehículos más eficientes el ahorro supone entre un 15% y un 18% en la cuota. Si hablamos del consumo de combustible, nos ponemos en un 50%”.

Implanta la factura electrónica

Te puedes ahorrar casi cinco euros por factura porque se resuelven muchos pasos intermedios en el proceso que va de la recepción de la factura hasta el momento en que se paga. “Si realmente automatizas todo el proceso, el ahorro es muy significativo. Pero si adoptas la factura electrónica y luego cometes el error de imprimirlas y trabajas con ellas del mismo modo que lo haces ahora con las de papel, el ahorro no será tan significativo”, advierte Alberto Redondo, director de comunicación y marketing para Iberia y Latam de Seres. Y añade: “Para que todo sea correcto debe quedar constancia de forma digital de todos los procesos documentales y de toda la actividad que hay en torno a esos documentos: cuándo y quien ha recibido la factura, si se ha rechazado por algún motivo, etc. Sin olvidar adoptar también otros procesos como la firma electrónica, muy poco presente en la mayoría de las empresas”.

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