Siete maneras de evitar que tu evento sea un fracaso

El reloj marca las 10 de la mañana. Echas un vistazo a la puerta con la esperanza de encontrarte a tu primer invitado. No hay suerte, la estancia sigue vacía. Llevas preparando el evento más de un mes, pero te falta lo más importante: los invitados. Decides relajarte, total, son las 10 y la gente nunca suele ser puntual ¿o sí?

 
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Esta situación es más habitual de lo que parece en los eventos. ¿Temes no llegar al aforo esperado en tu evento? ¿Dejar la sala medio vacía? Aunque no podemos asegurarte de que asistirán el 100% de tus invitados, toma nota de los siguientes consejos para cerciorarte de que al menos la mayoría de tus asientos estén completos:

1.-Cerrar el ‘efecto wow’

Objetivo: atraer al asistente. El contenido del evento puede ser particularmente interesante, pero ¿tanto para perder tu valioso tiempo acudiendo a uno? No lo creemos. A veces hay que poner la miel en los labios del invitado y una buena forma es a través del conocido efecto wow. “Crear expectativas sobre un evento, convertir en protagonistas a los asistentes o hacerles partícipes de momentos únicos e irrepetibles, son algunos factores que producen el ‘efecto llamada’ y jugarán a nuestro favor”, explica Tim Ott, director general de la división de eventos de Beon Worldwide. “Con ellos nos referimos a los alicientes lúdicos, actividades de ocio o regalos promocionales, que correctamente anunciados, nos asegurarán la asistencia de nuestro público”.

¿Tienes la imaginación de un niño? A veces es posible atraer al invitado sin invertir demasiado dinero, solo necesitas un poco de imaginación. Por ejemplo, “un truco que funciona es hacer que los invitados completen un puzle, la primera pieza iría en la nota de prensa de cada invitado. Los asistentes querrán asistir al evento para añadir su pieza al puzle”, explica Mònika Jiménez-Morales, directora del máster en RRPP, Protocolo y Gestión de Eventos en la Universitat Pompeu Fabra.

2.- Una cuestión de comunicación

¿Una nota de prensa? Aunque es un contenido muy elemental, es imprescindible que tus invitados conozcan las características del acto. Eso sí, empieza a lanzar esta información por lo menos una semana antes de que se celebre el evento y no descuides tu presencia en redes sociales: añade información del acto paulatinamente para crear la expectación del público.

“Que los fuegos artificiales no te hagan perder el proceso de comunicación”, explica Jiménez-Morales. Y añade: “Centrarte únicamente en la organización del evento es un error que cometen muchas empresas. No hay que olvidar que la realización de un evento forma parte de una estrategia de comunicación”.

3.- La encuesta: el nexo de unión

Leemos continuamente los resultados de las encuestas más diversas. Algunas de ellas hasta acaparan las portadas de los periódicos, como es el caso de los sondeos del CIS. También encontramos encuestas de satisfacción, de estudios de mercado, de productos… Y hace tres años llegaron también a Twitter. Era una necesidad que los jefazos de esta red social han tenido el gusto de satisfacer. Las encuestas en Twitter han dado la posibilidad de tener una interacción más cercana con el cliente.

“Poner encuestas en Twitter sobre el evento es una forma de empoderar al asistente. Al conseguir este vínculo, es mucho más probable que asista a tu evento. Las redes sociales son una palanca importantísima para dar a conocer detalles sobre el evento”, destaca Pablo Montesinos, responsable de Marketing Digital de EDT, agencia de eventos.

4.- Influencers: El alma del evento

Seguramente hayas asistido alguna vez a un sitio únicamente por que también iba alguien en particular. Las personas buscamos personas. Por eso cada vez está más de moda invitar a una personalidad al acto. “Los influencers son un gancho para tu evento porque atraen a mucha gente que los quiere ver. Hay algunos que los puedes contratar por un precio de 500 euros”, explica Montesinos.

Pero si tu presupuesto no se puede permitir contratar a estos imanes de personas, hay otra solución más económica. “La opción más barata es utilizarlos como altavoces a través de sus redes sociales. Ellos mueven la información de una forma mucho más digerida. Eso sí, hay que buscar influencers cercanos a tu público”, destaca Montesinos.

5.- La tecnología como aliado

Si eres diestro con las nuevas tecnologías o tu presupuesto te permite contratar un informático para desarrollar una App, tienes mucho terreno ganado. “La creación de una plataforma sobre un evento en concreto puede ser, desde el comienzo, una herramienta ‘viva’ que mantenga informados a los invitados” detalla Tim Ott. “Para ello el contenido debe ser relevante, y no solo nos referimos a la información en sí misma que se vaya a trasmitir ese día, sino también al propio contenido del evento: ponentes, actividades que se desarrollarán, invitados, concursos o promociones”.

6.- Usa el catering con criterio

El catering no debe ser usado para atraer a los invitados. Cierto es que hay asistentes que acudirán a tu acto animados por la comida. Por eso, destacar en el programa del evento que vas a ofrecer un desayuno o un cóctel puede ser un aliciente para atraer al personal. Sin embargo, los encargados de la organización deberán ocuparse de que las motivaciones de la asistencia caminen hacia los objetivos reales del evento. Eso sí, el catering tiene otras funciones que son muy importantes para tu marca.

Llegas a primera hora de la mañana por la entrada del lugar donde se celebra el evento y un fuerte olor a café inunda la estancia. Si eres adicto a la bebida conocerás este aroma, y, además, reconocerás cuando el café es realmente bueno. Un aura positiva se instaura en el cerebro, y en tu mente quedará grabada esta sensación que experimentaste en aquel evento. Por supuesto, la imagen que tendrás de la marca también será positiva.

“El valor del catering en un evento es fundamental. Hay que cuidar hasta los colores del mantel y las servilletas para comunicar. El catering no puede ser accesorio, sino un elemento más de comunicación dentro del evento” aclara Jiménez-Morales.

7.- Regalos para los cumpleaños

¿Hay que agasajar a los invitados con regalos superfluos? ¿Son necesarios para asegurar la asistencia al acto? Es una cuestión importante a la hora de abordar el plan estratégico del evento. “Los regalos son prescindibles, incluso, en ocasiones, pueden ser contraproducentes, parece que te están comprando. Yo me quedo con el concepto de experiencia positiva. Si una persona se lo ha pasado bien, el cerebro lo asocia con esa marca o ese producto”, contesta Jiménez-Morales.

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